Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Social distance ved fysiske konferencer – sådan gør du

Social distance ved fysiske konferencer – sådan gør du
Læsetid: 6 min.

GUIDE: Hvordan kan du håndtere de fysiske konferencer med social distance forsvarligt. Læs hvordan du kan udnytte eventteknologien

COVID-19 kræver social distance på en måde som vi aldrig har set før. Også, når vi holder fysiske konferencer eller lignende. Spørgsmålene er mange. Hvad er reglerne og retningslinjerne for antal, hygiejne og afstand? Og hvordan kan vi bruge eventteknologi til hjælp, når vi skal holde afstand?

Krav om social distance kræver pludselig at vi skal tænke os om, når vi går ud ad døren. Når vi besøger venner og familie. Når vi deltager i foreningslivet. Når vi går i biografen. Når vi går på arbejde. Og når vi holder møder, konferencer, kurser, messer eller andre events.

Derfor får vi også mange spørgsmål fra arrangørerne.

  • Må vi holde vores medarbejderevent?
  • Må vi holde vores store faglige konference?
  • Hvad med vores messe?
  • Hvor mange må der være?
  • Hvad kan vi gøre for at give en tryg og sikker oplevelse til vores besøgende?

Én ting er, hvad du må i forhold til myndighedernes regler og retningslinjer om social distancing. En anden ting er, hvordan du håndterer sikkerheden for den enkelte besøgende til de forskellige events, som bliver afholdt.

Hvad er myndighedernes krav til social distance?

Retningslinjerne om antal deltagere m.m. ændres naturligvis undervejs, så hold øje med myndighedernes udmelding. Men som det er nu, er der et forsamlingsforbud på 100 mennesker under ”normale” forhold. Mens man må være 500 mennesker, hvis der holdes en konference i professionelle rammer, hvis man primært sidder ned. Og holder du en messe, så kommer deltagerantal an på det samlede kvadratmeterareal.

Afholder du en messe, skal du følge retningslinjerne om social distance for storcentre og stormagasiner. Du skal beregne hvor mange deltagere, der kan være under samme tag på en gang i forhold til det samlede kvadratmeterareal.

– se retningslinierne her

Afholder du en konference, skal du forholde dig til, om du holder konferencen et professionelt sted som på et hotel – eller konferencested eller et andet sted. Der må nemlig være flere deltagere til din konference, hvis du holder den på et hotel – eller konferencested, hvor deltagerne primært sidder ned. Og med god afstand, selvfølgelig.

– se retningslinierne her 

Hvad er myndighedernes krav til social distance ved konferencer og events og messer?

Hvordan holder du styr på antallet af dine deltagere via en event app?

Når du ved, hvor mange du må have til din konference eller messe (eller anden event), skal du jo så sikre dig, at der ikke samles flere end de tilladte antal. For det er dit ansvar som arrangør at overholde kravene om social distance.

Med en teknisk løsning kan du registrere ankomst og afgang, så du altid ved, hvor mange der er samlet på en gang under samme tag. Og måske har du brug for både at registrere ankomst og afgang i den store hal/sal, men også ved hvert enkelt konferencespor/konferencelokale.

Hvordan kan du registrere ind- og udtjekning med en event app?

Du kan nemt leve op til reglerne om social distance, ved at bruge en event-app med indbygget QR-scanner til at scanne deltagernes (og udstillernes) unikke QR-kode. Som de enten har på deres navneskilte, eller som de blot viser via event-app´en (eller via deres e-mail med modtaget QR-kode).

Personalet skal blot bruge smartphones til at scanne deltagernes QR-kode ved indgang og udgang – og eventuelt også ved hvert spor og konferencelokale. Med en real-time tæller i app’en, giver den hele tiden status på antal samlede deltagere – på et givent tidspunkt.

Og med log-filen kan du dokumentere, hvornår deltagerne har været til din event, hvis du skulle have behov for denne dokumentation.

Hvad er fordelen med at scanne ankomst og afgang via en event-app?

Bruger du en event-app til at tjekke dine deltagere ind og ud, vil du (typisk) også bruge samme app til at formidle program, deltagerliste med videre. Og du skal ikke investere i ekstra udstyr. Du skal blot have smartphones og en netforbindelse. Som du jo alligevel (nok) har – og så kan du stadig leve op til reglerne om social distance.

Bruger du også navneskiltsopsætning og tilmeldingssystem i samme eventplatform som event-app’en, ja, så er det endnu lettere. For så har du det hele i en løsning.

Hvordan kan du minimere kontaktfladerne via eventteknologi?

1. Tag imod registrering på dagen via deltagernes egne smartphones

Det er naturligvis indlysende, at du skal lægge op til så få kontaktflader som muligt for at overholde kravene om social distance.

Du har måske været vant til at dine deltagere (også) kan registrere sig på selve dagen for afholdelse. Hvis du stadig ønsker det, så overvej om du skal have personale til at foretage disse registreringer. På den måde undgår du, at mange deltagere rører ved den samme computer. Eller du kan simpelthen bede deltagerne om at registrere sig på deres smartphone via en event-app.

Der er naturligvis også den mulighed, at du lukker tilmeldingerne før afholdelse. At det simpelthen ikke er muligt at registrere sig på dagen. Men overvej om det har konsekvenser for deltagerantallet.

2. Øg deltagerinvolvering via online spørgsmål frem for brug af en mikrofon

Det er velkendt at man ønsker aktive deltagere til sin konference. Og en af metoderne er at give mulighed for, at de kan stille spørgsmål til de forskellige indlæg. I mange år har man kunne stille en event-app til rådighed, hvorigennem deltagerne kan stille spørgsmål – blot via deres smartphone.

Mange har taget det til sig, men der er også mange, der stadig bruger en mikrofon. Men bruger man en mikrofon vil det afstedkomme en del kontaktflader og her kan du ikke på samme måde sikre social distance.

Den oprindelige tanke med online spørgsmål via en app var, at deltagerne kunne engagere sig anonymt. Hvorimod en mikrofon i spotlightet kan være ganske overvældende for nogle. Men nu har online spørgsmål en anden berettigelse, nemlig hygiejnen.

Sådan hjælper du deltagerne med at holde afstand

Hvordan kan du sikre social distance mellem dine deltagere?

1. Ha’ flere indtjekningssteder, og husk god afstand i konferencelokale og messehal

Du skal gøre hvad du kan for ikke at få folk til at stimle sig sammen. Både ved indgang og udgang, i pauserne og foran udstillerne. De må jo hellere end gerne samles i pauserne og til møder – og foran udstillerne. Men bare i god afstand.

Ved indgangen kan du stille flere indtjekningssteder op, så du opdeler flowet af folk. Og du har naturligvis en anden udgang. Du kan have personale til at nudge deltagerne til ikke at stimles i selve konferencelokalet eller messehallen. Og du kan sætte en ensretning op, hvor du simpelthen viser hvilken retning deltagerne skal gå. Det giver måske mest mening i en messehal.

I konferencelokalerne skal du sørge for at der er god afstand (social distance) mellem de siddende deltagere. Du stiller stolene op med det antal og den afstand, der anbefales. Og lukker ikke flere ind end det tilladte. Ikke noget med at have en flok stående deltagere bagest i lokalet. Men du kan jo overveje at streame oplæggene til et andet lokale, hvis du har pladsmangel.

2. Facilitér møderne mellem deltagerne med møde – og bordplan

Du kan ikke undgå møderne i kaffepauserne, og det skal du heller ikke. De tilfældige kaffemøder er værdifulde. Men ha’ flere kaffe-stationer end normalt. Og gør hvad du kan for at folk gjort opmærksomme på at holde afstand. Dermed viser du også at I går op i social distance – det smitter af på deltagernes adfærd.

Du kan også bruge et matchmaking værktøj til at facilitere relevante møder mellem dine deltagere – og på den måde minimere tilfældige møder. Du kan samtidig sørge for, at møderne tager form på bestemte tidspunkter og med god afstand.

Brug et matchmaking-værktøj, som kan ”spytte” en komplet møde- og bordplan ud. Med navne, bordnumre og tidspunkt på 1:1 møderne. På den måde ved deltagerne hvor de skal gå hen og hvornår. Du skal blot sørge for bordopstillingen med numre og med god afstand.

Sådan – social distance er faktisk ikke så svært! Ha’ en god konference.

Jeannette Eis

Jeannette Eis er partner & salgs - og marketingsansvarlig i softwarefirmaet Sortkaffe, der står bag eventplatformen ConferenceCommunicator. Jeannettes passion er at hjælpe eventarrangører med at planlægge og afholde deres events som konferencer, medarbejderevents og messer med eventsoftware som værktøj. Kunderne tæller bl.a. brancheorganisationer som DANSK HR og Dansk Fjernvarme samt virksomheder som Beierholm Revision og LOGSTOR. Med mange års erfaring i samarbejdet med eventarrangører har hun opsamlet en stor viden om behov og udfordringer ved brug af eventteknologi. Jeannette deler gladeligt ud af denne viden, bl.a. i blogindlæg med brugbare tips og tricks.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *