Meetafy.dk
Konferencer, events & møder

Sådan planlægger du din online konference på det virtuelle rums præmisser

Sådan planlægger du din online konference på det virtuelle rums præmisser
Læsetid: 5 min.

Hvordan kan du afholde en online konference på det virtuelles rums præmisser? Og hvad er erfaringerne egentlig med online konferencer?

Du kan ikke holde en online konference, som du ville have holdt en fysisk konference. Præmisserne for en fysisk konference og en online konference er nemlig ganske forskellige. Det har mange arrangører og deltagere erfaret under Corona. Vi kigger nærmere på erfaringerne med online konferencer.

Hvad er erfaringerne med online konferencer – sådan kort fortalt?

Mange arrangører har afprøvet at holde online konferencer i en eller anden format i Corona-tiden. For nogles vedkommende nok snarere webinarer med et udpluk af oplæg end decideret online konferencer. Mens andre har holdt halv eller heldags online konferencer. Det er der selvfølgelig kommet en del erfaringer ud af.

Man kan ikke mærke den samme stemning til online konferencer

Alle er enige om, at de fysiske konferencer kan noget, som online konferencer ikke kan.

For det første har deltagerne svært ved at koncentrere sig bag skærmen i længere tid ad gangen. De kommer let til at blive distraheret med e-mails og andre gøremål. Vi kan ikke fornemme hinanden bag skærmen, som vi kan, når vi er i samme rum. Vi kan ikke aflæse kropssprog. Og øjenkontakt er også udfordret af at have en skærm imellem os. Det er svært at opleve den samstemmige begejstring, der udløses ved gode indlægsholdere. Det er både svært at fornemme de andres begejstring og svært at udtrykke sin egen.

Deltagerinvolvering er alfa og omega

Deltagerinvolvering har længe været et omdrejningspunkt for de fysiske konferencer og er det i endnu højere grad til online konferencer. Derfor har mange haft afstemninger og chat/spørgsmål som elementer til deltagerinvolvering med under deres online konferencer. Da det er med til at danne aktive frem for passive deltagere. Ligesom ved fysiske konferencer i øvrigt.

Møder og netværk er udfordret i det virtuelle rum

De personlige møder og netværk er en unægtelig vigtig del af det at gå til konferencer. Den del er nok en af de største udfordringer, når vi taler online konferencer! For hvordan kan deltagerne mødes virtuelt?

Mange har brugt såkaldte break out rooms, hvor deltagerne er blevet tilfældigt inddelt i grupper og taler sammen i et lukket virtuelt rum. Nogle har sikkert syntes, at det var fint. Mens andre har følt sig uden for deres comfortzone sådan at blive ledt ind i en måske ”tvungen” online dialog med andre.

Online konferencer er tids – og ressourcebesparende

Nogle af de klare fordele ved at holde online konferencer er selvfølgelig tiden. Deltagerne skal ikke bruge tid på transport. Samt der er naturligvis også et bæredygtigt element i at undgå at tage flyet, toget eller køre bil. Deltagerne kan ofte vælge, om de vil deltage online, når konferencen holdes live. Eller om de vil se optagelserne senere. Dette giver arrangørerne mulighed for at invitere deltagere, som ellers ikke kunne have deltaget.

Online konference

Hvordan afholder du en online konference på det virtuelles rums præmisser?

Selvom mange er enige i, at de fysiske konferencer ikke kan erstattes 1:1 af online konferencer, er mange også enige i at online konferencer og andre events er kommet for at blive. Og det har da også sine fordele. Men man bliver nødt til at holde online events på det virtuelle rums præmisser.

1. Planlæg et samlet program med variationer

Hav forskellige måder at servere indlæggene på. Ja, du kan godt have den klassiske med en indlægsholder, der taler ud fra en præsentation. Men hav også et debatindlæg med flere personer. Samt brug gerne interviewformen. Det virker altså meget godt. Vel og mærke, hvis det er godt udført.

Hvis du holder hybrid events, kan du med fordel skifte mellem indlægsholderne, der holder indlæg fysisk og indlægsholderne, der holder oplæg online. Det giver også en god variation.

2. Planlæg programmet og indlæggene med tiden for øje

Mange har delt deres konferenceindlæg op over flere dage i stedet for at holde daglange online konferencer. Netop fordi det formodes at være sværere at have deltagernes opmærksomhed så længe. Men det er nok forskelligt, alt efter programmet. For man kan jo også tænke, at har man et forholdsvist stort udbud af indlæg, så kan deltagerne jo vælge, hvilke de vil se og planlægge deres dag derudfra.

Med hensyn til indlæggenes længde, så har de fleste erfaring med, at varigheden skal være kortere end, hvis det var fysiske indlæg. Hav korte indlæg med tid til spørgsmål og afstemninger. Måske er varigheden af et indlæg med spørgsmål og afstemning blot 20-30 minutter lang? Eller kortere eller længere. Men overvej det nøje. Og test det af. Hvad er en passende varighed?

3. Husk at involvere deltagerne undervejs (også gerne før)

Uanset om du holder en fysisk eller online konference er deltagerinvolvering et vigtigt element. Specielt til online konferencer, da du ellers risikerer at deltagerne sidder passivt bag skærmen. Eller laver noget helt andet end at følge med. Forbered nogle afstemninger, hvor indlægsholderne på forhånd har stillet spørgsmål med forskellige valgmuligheder. Svarene skal selvfølgelig kunne ses af alle deltagere. Både, hvis konferencen kun holdes online. Eller hvis der afholdes en hybrid konference.

Giv mulighed for at deltagerne kan stille spørgsmål, som besvares undervejs. Du kan også med fordel involvere deltagerne på forhånd og bede dem om at komme med spørgsmål og/eller deltage i en afstemning, hvor spørgsmålene og afstemningen inddrages under indlæggene.

4. Gør det muligt at deltagerne kan mødes online

Det kan godt blive lidt ensomt, sådan at sidde bag sin skærm alene. En af de vigtige elementer til fysiske konferencer er (jo), at give mulighed for at deltagerne kan mødes – og måske deltage i deciderede workshops.

Du kan med fordel give deltagerne mulighed for at mødes virtuelt i de såkaldte break out rooms.

Mange har brugt disse break out rooms til at inddele deltageren tilfældigt i lukkede gruppe-videochats. Men du kan jo faktisk inddele grupperne efter fælles interesser på forhånd (evt. via dit tilmeldingssite). Mon ikke det giver et godt udgangspunkt for nogle gode dialoger?

5. Hav det rette udstyr og test teknikken!

Teknikken skal spille til online konferencer. Det er der vist ingen, der er uenige om. Derfor er det vigtigt, at du planlægger og tester. Nogle arrangører har kørt det helt store set-up med deciderede studier og halv dyrt udstyr. Mens andre har afholdt online konferencer mere ”low key”. Det vigtige er, at der er styr på kamera, mikrofon og lyd. Det skal testes, testes og testes. Og hele programmet skal planlægges nøje.

Sørg for, at I internt har styr på – og uddelegerer – de forskellige roller som vært og ”producer” med videre. Samt sørg for at indlægsholderne føler sig sikre på deres online indlæg, og at du også tester med dem, inden I går live.

LÆS OGSÅ! Social distance ved fysiske konferencer – sådan gør du

Jeannette Eis

Jeannette Eis er partner & salgs - og marketingsansvarlig i softwarefirmaet Sortkaffe, der står bag eventplatformen ConferenceCommunicator og den digitale gæsteregistreringsløsning Guestbook. Jeannettes passion er at hjælpe eventarrangører med at planlægge og afholde deres events som konferencer, medarbejderevents og messer med eventsoftware som værktøj. Kunderne tæller bl.a. brancheorganisationer som DANSK HR og Dansk Fjernvarme samt virksomheder som Beierholm Revision og LOGSTOR. Med mange års erfaring i samarbejdet med eventarrangører har hun opsamlet en stor viden om behov og udfordringer ved brug af eventteknologi. Jeannette deler gladeligt ud af denne viden, bl.a. i blogindlæg med brugbare tips og tricks.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *