Meetafy.dk
Konferencer, events & møder

Den ultimative tjekliste til en event app

Den ultimative tjekliste til en event app
Læsetid: 4 min.

Hvad er DIT formål med en event app? Og hvad skal den kunne? Se tjeklisten med 7 vigtige punkter

Alle har efterhånden hørt om en event-app, og de fleste ved (eller tror de ved), hvad det er. Om vi så kalder den en event app, konference-app, netværksapp, messeapp …”. Ja, kært barn har mange navne”.

Hvis du efterspørger en blå kuglepen, ved du, hvad det er, og hvad du kan forvente. Men ved du, hvad du kan forvente, hvis du efterspørger en event app? Har du helt styr på, hvad den givne event app kan? Og har du gjort dig klart hvad DU ønsker, at den skal kunne? (som i virkeligheden er det vigtigste).

Der er naturligvis forskel på event apps, da disse jo er event software, som er udviklet af forskellige leverandører med forskellige fokus for øje. Derfor er det en rigtig god idé at gøre sig overvejelser om formålet og ønsket til funktioner samt være åben over for funktioner, som man måske ikke vidste fandtes.

Hvad er DIT formål med en event app (og hvad skal den kunne)?

Mange, der bruger en event app, gør det fordi, de bogstaveligt kommer ned i lommen på deres deltagere – altså de øger tilgængeligheden af information. Mange ønsker samtidigt at blive mere bæredygtige ved at erstatte trykte programmer med den digitale udgave.

Derudover ønsker de fleste at øge deltagerinvolveringen, hvor deltagerne gøres til aktive deltagere med mulighed for at deltage i afstemninger eller en quiz samt stille spørgsmål online. Via en event app kan man også dele deltagerlisten, gøre materiale tilgængelig og indsamle evalueringer. Netop de muligheder er noget af det, der står højt på listen for mange.

Hvis du overvejer at bruge en event-app, er det en god idé at have helt styr på dit ”WHY”. Ligesom med alt andet til din event, skal du kende dit formål med at bruge en event app. Først når du har styr på dit formål, så kan du kigge nærmere på funktioner i event app´en. Hvad skal den kunne?

Tjekliste til din næste event app

Din 7 punkts tjekliste!

Hvad skal en event app kunne (til lige dit formål)? Her er 7 vigtige punkter du altid bør overveje:

1. Digitalisere programmet for at …

A. være med på den digitale bølge (som i den grad har skyllet ind over os)
B. undgå at printe og derved spare på tryksager (for den bæredygtige linje)
C. kunne rette i programmet ved ændringer (som slår igennem med det samme).

2. Give deltagerne lettere adgang til …

A. deltagerlisten (hvor du vælger, hvilke informationer, der skal fremgå i event app’en – pg.a. GDPR)
B. præsentationer og online evaluering
C. praktisk information (hvor det er let at finde al relevant info i en fart).

3. Øge deltagerinvolveringen …

A. med online spørgsmål via event app’en (live under konferencen eller før afholdelse)
B. med online afstemning (live under konferencen eller før afholdelse)
C. med online quiz (live under konferencen eller før afholdelse).

4. Tilbyde deltagerne personificering med mulighed for at …

A. danne deres personlige event program (specielt, hvis programmet er omfangsrigt med mange sessioner og spor på én gang)
B. danne deres personlige udstillerliste (og på den måde have forberedt sig på, hvem de ønsker at besøge på messen/udstillingen)
C. nedfælde deres noter for hvert oplæg (med mulighed for at få sendt en samlet noteliste med automatisk overskrift fra hvert programpunkt)

5. Gøre det muligt for deltagerne at booke relevante møder …

A. med andre deltagere via et matchmaking tool, som matcher og foreslår møder efter relevans (interesser, funktioner m.v.) – med komplet mødeplan til alle parter
B. med udstillere eller investorer via et mødebooking system, hvor deltagerne booker sig ind på tilgængelige tider – med komplet mødeplan til alle parter.

6. Og så skal event app’en også kunne …

A. samle udstillernes lead ved scanning af messegæsternes kontaktinfo
B. registrere deltagernes ankomst OG afgang (så vi altid ved hvor mange, der er samlet på et givent tidspunkt)
C. have datasammenhæng med online tilmelding (så deltagerinfo automatisk kommer med)

7. Via min event app, vil jeg da også gerne kunne tjene penge på at …

A. sælge bannerannoncering til udstillere og sponsorer
B. sælge adgang til lead-app via scanning af messegæsters kontakt-info
C. sælge medvirken til digitale konkurrencer, hvor udstillere og sponsorer kommer i kontakt med konferencedeltagere og messegæster.

Events: Hvad skal en app til mobilen kunne?

Hvad kan en event app så – kort og godt?

Så husk på at en event app måske kan mere end det, du har gået og troet. En event app er ikke som en blå kuglepen forstået på den måde, at du ved, hvad en blå kuglepen kan, mens event apps er forskellige.

Sådan helt kort kan en event app meget muligt:

  • digitalisere programmet med mulighed for personligt program
  • vise al praktisk information, som adresse, parkering, mad m.v.
  • vise deltagerlisten med relevant info og personligt billede
  • gøre præsentationer og andre dokumenter lettilgængelige
  • øge deltagerinvolveringen med online spørgsmål, afstemning og quiz
  • give deltagerne mulighed for at chatte med hinanden før, under og efter
  • medtage online evaluering, som både kan besvares i event app’en og via browser
  • vise oversigtskort over standplan (eller lokaler) med henvisning til udstillerlisten
  • nudge (og registrere) messegæster rundt i udstillingen via konkurrence med iBeacon
  • give mulighed for at deltagere kan booke møder med andre deltagere, med udstillere eller investorer
  • indtjene investeringen hjem ved salg af bannerannoncering og lead-app (og besparelse på tryk).

LÆS OGSÅ! Guide til event-planlægning: Få styr på de digitale værktøjer

Jeannette Eis

Jeannette Eis er partner & salgs - og marketingsansvarlig i softwarefirmaet Sortkaffe, der står bag eventplatformen ConferenceCommunicator og den digitale gæsteregistreringsløsning Guestbook. Jeannettes passion er at hjælpe eventarrangører med at planlægge og afholde deres events som konferencer, medarbejderevents og messer med eventsoftware som værktøj. Kunderne tæller bl.a. brancheorganisationer som DANSK HR og Dansk Fjernvarme samt virksomheder som Beierholm Revision og LOGSTOR. Med mange års erfaring i samarbejdet med eventarrangører har hun opsamlet en stor viden om behov og udfordringer ved brug af eventteknologi. Jeannette deler gladeligt ud af denne viden, bl.a. i blogindlæg med brugbare tips og tricks.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *