3 nye trends for fremtidens konference (Del 1)

Måske har du hørt om ”fremtidens møde”? Hvis ikke, så får du rig mulighed for at lære mere om, hvad det dækker over i min nye serie, der handler om præcis dette. Jeg sætter fokus på, hvordan man implementerer det, og hvad man kan få ud af det. Så lad os komme i gang!

Fra ”fremtidens” til ”nutidens møde”

Faktisk er det ikke helt korrekt at kalde det for ”fremtidens møde”, for vi har efterhånden talt om det i en del år – så egentlig burde vi kalde det ”nutidens møde”, men indtil videre er det kun blevet ved snakken, så jeg mener, vi godt kan tillade os at holde fast i fremtiden for nu.

Historien om ”fremtidens møde” begynder tilbage i ca. 2004, hvor en af Danmarks offentlige instanser etablerede et projekt, der skulle optimere de mange møder og konferencer, der holdes i de danske virksomheder hver eneste dag. Men måske var de lidt forud for deres tid, for konceptet fik aldrig rigtigt tag i de danske mødeplanlæggeres mind-set, og således forblev ”fremtidens møde” noget, der hørte fremtiden til.

Men nu er tiden inde til, at vi opper os lidt i mødebranchen!

Ud af fortidens hængedynd

Når man kigger på det generelle møde- eller konferencebillede i dagens Danmark, så er der ufatteligt mange PowerPoint-oplæg – måske krydret lidt med et par workshops eller lidt gruppearbejde – men overordnet set, så mødes vi stadig, som man gjorde i 80’erne.

• Hænger det mon sammen med, at den gennemsnitlige danske mødeplanlægger er en kvinde i sin bedste alder (fra 46 til 55 år ifølge Kursuslex’ årlige undersøgelse, Mødebarometeret 2017), så det er dette setup, hun kender til?
• Eller måske hænger det sammen med, at mødeejerne ikke mener, der er grund til at ændre på noget, der virker? Men hvor længe bliver det ved med at virke (hvis det overhovedet stadig virker)?

For hvad gør vi, når de sidste af de såkaldte millenniers (personer, der er født mellem 1980 og 2000) kommer ud på arbejdsmarkedet og dermed bliver vores konferencegæster?

Mon en ung mand født i 1995, der bliver sendt på konference i sit nye job, gider finde sig i at være bænket på lange stolerækker og lytte til timelange foredrag … jeg tror det ikke! Næh, han vil involveres, høres og aktiveres, ellers kommer han ikke igen til jeres næste konference. Det gælder efterhånden også for generationerne før millenniers – der er ikke længere nogen af os, der har lyst til at lytte passivt i timevis. Vi er alle sammen en del af det nye årtusinde, så skal vi ikke tage møderne med ind i det?

3 bud på møder og konferencer i det nye årtusinde

Hvis du også gerne vil med ind i det nye årtusinde, så får du her tre bud på, hvordan du kan fremtidssikre dine møder eller konferencer:

1. Hold en unconference

Unconference er en metode, hvor man lægger konferencens indhold ud til deltagerne. Eneste ramme er det overordnede emne. Hvilke delemner, og hvilket indhold, man vil diskutere, er op til de deltagere, der er på dagen.

Som oftest begynder man en unconference med at bede deltagerne skrive deres ønsker til delemner på en post-it. Når alle har skrevet alle deres ønsker op, grupperer man ønskerne i emner, der er relaterede. Herefter kan man give hver deltager mulighed for at vælge for eksempel tre delemner, som de gerne vil diskutere nærmere. De delemner, der har fået flest stemmer, er dem, der tages op i sessions.

Denne metode skal naturligvis faciliteres, så der ikke går anarki i den, og der er naturligvis også en risiko for, at enkelte deltagere bliver utilfredse, fordi deres emner ikke blev taget op – men denne risiko tager man jo også, når man inviterer talere til at holde oplæg.

2. Arranger et fish bowl-panel

Husker du stolelegen fra din barndom? Den, hvor der altid var en stol mindre, end der var deltagere i legen, og når musikken stoppede, skulle man skynde sig at få en stol, ellers var man ude? Fish bowl-panelet er lidt det samme – dog er man ikke dømt ude, selvom man ikke får en stol.
I fish bowl-panelet stiller man et antal stole i en cirkel (alt efter, hvor mange deltagere, man ønsker i sit panel), som er selve panelet.

Når sessionen begynder, indtager nogle af deltagerne (og/eller udpegede talere) stolene i panelet og taler om et på forhånd givent emne, mens de øvrige deltagere sidder i salen og lytter på. Deltagerne i salen har nu mulighed for at prikke de enkelte paneldeltagere på skulderen, når de gerne vil overtage dennes plads i panelet og give deres besyv med. På denne måde får man mange flere input med i debatten end blot fra oplægsholderne.

Metoden kræver, at der er nogen blandt deltagerne, der tør prikke en paneldeltager på skulderen og træde ind i rampelyset. Desuden skal den faciliteres, så der bliver diversitet i inputtene.

3. Lav en speed geeking-session

Ved speed geeking holder oplægsholderne deres oplæg mange gange for et mindre publikum af gangen. Deltagerne går rundt til oplægsholderne og udvælger, hvem og hvad de vil lytte til. Oplæggene er oftest korte (under 10 minutter) og holdes som et pitch eller i for eksempel Ignite-formatet.

Metoden giver fordele for både deltagere og oplægsholdere: Oplægsholderne bliver bedre og skarpere til at holde deres pitch, mens deltagerne får mulighed for at høre mange forskellige oplæg. Den kræver selvfølgelig lidt plads, da der er brug for et område til hver oplægsholder med plads til en tilskuerskare. En speed geeking-session er hurtig og aktiverende for deltagerne og mere livlig end at sidde og lytte i timevis.

Det er tre bud på, hvordan du kan ændre på setup’et for dine møder og konferencer for at gøre dem mere tidssvarende. Der findes utallige andre måder – prøv for eksempel at Google en af de tre metoder ovenfor og se på nogle af de afledte resultater (nogle af ovenstående metoder findes også under andre navne). Kun fantasien sætter grænser!

Læs med i næste indlæg, hvor jeg ser nærmere på, hvordan vi kan skræddersy vores konferenceprogram til den enkelte deltager.