Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Vær obs på faldgruberne, når du går efter det ekstraordinære venue

Vær obs på faldgruberne, når du går efter det ekstraordinære venue

Der er en stigende efterspørgsel på ekstraordinære venues, som ikke er et standard møderum på hoteller.

Ekstraordinære venues er blevet en større del at eventlandskabet, fordi møde- og eventindustrien fokuserer mere og mere på at give deltagerne en ekstraordinær oplevelse.

Oven i det er møde- og eventindustrien ’big business’! Vi taler om business i milliardklassen, og det er her let at se, hvorfor virksomheder, restauranter, kurhoteller m.v. ønsker at udleje lokaler, som ellers ville være ledige det meste af dagen/ugen.

Desværre er nogle af disse slet ikke forberedt godt nok til opgaven, og du bør som mødeplanlægger være opmærksom på udfordringerne.

5 udfordringer ved brug af ekstraordinære venues

Her er 5 udfordringer, du ofte støder på, når du ønsker at booke et ekstraordinær venue – og som du derfor bør være særligt opmærksom på:

  1. Restaurantchefer besvarer IKKE e-mails, men insisterer på at ringe til dig med svar på alle spørgsmål (vi eventmanagers ved dog bare, at vi skal have alle aftaler på skrift)
  2. Ejerne er alt for ivrige efter at få booket de stiller timer, men glemmer, at det kræver en indsats for at imødekomme kunden, der er villig til at prøve det. (Vores spørgsmål skal besvares og ja, nogle af dem er langt ude, men vi mødeplanlæggere forbereder os på alt!)
  3. På mange af disse steder har personalet ikke den rette træning til at håndtere et møde og kan derfor ikke stille de rigtige spørgsmål for at imødekomme dig og dit møde (kender ejeren/manager den gængse ABC for ‘Møde og Events’’? Nej, desværre ikke altid!)
  4. Begrænset fleksibilitet i rumsopstillinger. Et hyggeligt rum, der fungerer godt som en restaurant om aftenen med borde til 2, 4, og 6 personer, fungerer måske ikke lige så godt for et salgsmøde i løbet af dagen på grund af begrænset udsigt til skærme m.v.
  5. Begrænsninger i AV-udstyr, garderobeskabe m.v. Hvilket betyder at du er nødt til at leje højttalere, mikrofoner, bøjler m.m.

Er du klar til udfordringen?

På den anden side. Som mødeplanlægger er det jo dit job at vide, hvilket møde du har med at gøre. Husker du at stille alle mulige (og umulige) spørgsmål før du booker et venue: ”Er der garderobefaciliteter?” “Giver du forlængerledninger til alles computer?”, “Er der en tidsbegrænsning for brugen af rummet.” ? “Osv.)?

Og kan du huske at forberede sig på det uventede? Alt kan ikke køre så glat som i en traditionel mødested, og man kan ikke stole helt på tjeneren, der er tildelt til at hjælpe dig under dit arrangement. I dette tilfælde kan det være en god ide at kende dit ‘AV-udstyr 101’.

Foto: Martino Pietropoli; Unsplash

Lokalet er en vigtig del af oplevelsen

Som mødeplanlægger ved du, at en event kræver mere, end at en restaurant gør brug af deres lokaler i løbet af dagen – og mere end en skærm på et stativ og en projektor på et bord.

Vi ønsker ønsker at stedet involverer sig i vores event for at forstå, hvad der skal foregå i løbet af dagen, og at stedet præsenterer den bedste løsning for vores arrangement. Det er et partnerskab og her skal en repræsentant fra stedet kunne stille de rigtige spørgsmål for at tilpasse eventet til vores behov.

Derudover er lokalet en meget vigtig del af oplevelsen. Et af de fem elementer i oplevelsesdesign er oplevelsesrummet, de andre deltagere og værterne.*

Det betyder, at værelserne og omgivelserne er en af de fem søjler, som hele din oplevelse hviler på. Og det skal understøtte oplevelsen og målet for din begivenhed.

Det hele afhænger af målet

Denne artikel er ikke smædekampagne for, at du skal undgå alternative og særlige events. Det er heller ikke en forherligelse af de traditionelle venues som hotellerne. Jeg arbejder med begge dele, og nogle gange kan det almindelig møderum på et hotel være det bedste valg, mens det utraditionelle mødelokale andre gange er at foretrække. Der er mange af dem derude, og de bør helt sikkert få en chance.

Valget af stedet afhænger af, hvad dit mål for arrangementet er. Det skal altid understøtte og afspejle dette mål. Der er meget store forkelle på venues, som skal tilpasses et møde med 50 CEO’s over for et møde en onsdag eftermiddag i skakklubben. Og det skal du naturligvis tage stilling til, når du skal vælge, om du vil gå med det særlige eller det mere traditionelle.

* Du kan læse meget mere om de fem elementer på min blog designoplevelse.

Anne Dalgaard

Anne Dalgaard er Meeting Design and Experience Management Expert. Hun har specialiseret sig i oplevelsesdesign med fokus på faglige konferencer og events og har en uddannelse i oplevelsesledelse og er Certified Meeting Manager (CMM). Anne har virksomheden EventAnne, hvor hun udvikler og formidler viden om fagligt oplevelsesdesign gennem oplæg, workshops, kurser og event-coaching. Derudover designer Anne events for Ingeniørforeningen, IDA og har tidligere været eventdesigner hos Dansk Industri. Hun er desuden tidligere formand for Meeting Professionals International (MPI) i Danmark.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *