Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Tjekliste til planlægning af events: Husk de 4 HV-spørgsmål

Tjekliste til planlægning af events: Husk de 4 HV-spørgsmål
Læsetid: 6 min.

PLANLÆGNING AF EVENTS Før du begynder planlægning af events, skal du naturligvis have dit formål på plads. Vi kigger nærmere på de 4 HV-spørgsmål du altid bør stille.

Det giver da sig selv – eller gør det? Kender du det: Når først du og dine kolleger er i fuld gang med planlægningen af en event, kan selve formålet – og dermed den røde tråd – godt glide lidt i baggrunden? Både på grund af travlhed, men også på grund af begejstring for de sjove indlæg og aktiviteter, som I finder på.

MEN er I alle sammen 100% indforstået med, hvad formålet med en given event er. Så er I nået et godt stykke vej i jeres planlægning af eventen. Husk også at fastslå målgruppen, samt hvordan og hvor I holder eventen. Med andre ord: Husk de 4 HV-spørgsmål: hvorfor, hvem, hvordan og hvor.

Husk de 4 HV-spørgsmål i planlægning af events

Når du går i gang med planlægning af events, skal du naturligvis starte med at fastslå dit formål: HVORFOR – efterfulgt af din målgruppe – HVEM – og slutteligt HVORDAN og HVOR.

Brug de 4 HV-spørgsmål som rettesnor (og som den røde tråd) igennem hele din planlægning:

Du SKAL kunne svare på:

  • Hvorfor holder vi denne specifikke event? Hvad ønsker vi at opnå?
  • Hvem er målgruppen? Hvem ”styrer” vi efter?
  • Hvordan skal vi afholde eventen? Med hvilke virkemidler
  • Hvor skal vi holde eventen? Hvad skal stedet kunne indbyde til?

Tjekliste til de 4 HV-spørgsmål ved 3 typer events

Faglig konference: Planlægning af events

De 4 HV-spørgsmål til en faglig konference

1. HVORFOR?

Faglige konferencer har som sit primære formål at klæde deltagerne på med ny faglig viden inden for et specifikt fagligt område. Ja, det giver ligesom sig selv.

2. HVEM?

Du ønsker at tiltrække deltagere, der interesserer sig for det givne emne. Det kan være bredt, altså ”hvem som helst”. Eller det kan være mere specifikt, som læger, der deltager i en faglig konference, it-professionelle til en it-konference eller lignende.

3. HVORDAN?

Som arrangør af en faglig konference ønsker du selvfølgelig at være den bedste til at holde konference om det specifikke emne. Der er givetvis (oftest) konkurrence på markedet. Det betyder, at du skal engagere de bedste videnspersoner inden for det givne faglige område. Men husk også at finde gode formidlere! Hvis de dygtige faglige indlægsholdere ikke kan komme ud over kanten fra scenen, risikerer du, at der går en masse god viden tabt. For det er velkendt at en god formidlingsevne er alfa & omega.

Glem ikke at engagere og involvere deltagerne undervejs. Giv dem mulighed for at stille spørgsmål og eventuelt deltage i en afstemning eller quiz. Noget, hvor de bliver aktiveret og bragt i spil.

4. HVOR?

Hvor skal du afholde konferencen? Hvad skal stedet kunne? De fleste tænker på geografi i forhold til, hvor de forventer, deltagerne kommer fra. Nogle gentager konferencen og holder det flere steder i landet, mens andre holder én konference. Udover geografi kigger du sikkert på, hvor meget plads I har, og hvor mange lokaler, der er brug for til forskellige spor eller workshops. Måske er du også optaget af, hvor indbydende lokalerne er – både til inspiration og kreativitet og til networking. Og ikke at forglemme, hvordan forplejningen er.

OBS! I disse tider, hvor vi alle er blevet mere bekendte med at holde onlinemøder og virtuelle events, skal du selvfølgelig meget nøje overveje, hvornår din konference skal være fysisk, og hvornår den lige så godt kan holdes virtuelt.

4 gode spørgsmål til planlægning af events for medarbejdere

De 4 HV-spørgsmål til et Kick-off seminar (eller medarbejderevent)

1. HVORFOR?

Medarbejderevents har typisk til formål at klæde medarbejderne på med viden og få dem engageret.

Kick-off-seminar er en velkendt anledning for ledelsen til at fremlægge årets kommende strategi. Sommerfester, eller lignende, er ofte medarbejderevent med fokus på teambuilding – sådan sat lidt på spidsen. De fleste medarbejderevents foregår typisk med en social event som medarbejderfest – og måske overnatning oveni.

2. HVEM?

Målgruppen til et medarbejderevent giver jo sig selv: Medarbejdere. Men det kan både være alle medarbejdere eller nogle specifikke, som eksempelvis sælgere.

3. HVORDAN?

Udfordringen ved afholdelse af medarbejderevents er at få skabt en medarbejderevent, der giver mening. Ikke bare for virksomhedens ledelse, men for medarbejderne. Formålet er at understøtte virksomhedens strategi og få pustet liv i teamånden. Du skal altså planlægge en event, som sikrer, at medarbejderne inspireres, motiveres og klædes på til det nye arbejdsår.

Du skal sørge for, at virksomhedens ledelse kan inspirere deres medarbejdere, når de fremlægger strategien. De skal komme udover kanten med deres budskab. Det er SÅ vigtigt, at strategien og årsrapporten ikke bare bliver fremlagt passivt ud fra en masse Power Points. Dem, der fremlægger, skal inspirere, være aktive og ”levende”.

Du skal også planlægge aktiviteter, som involverer medarbejderne, der gør, at chancen øges for at strategien kan forstås, mærkes og implementeres. Medarbejderne skal involveres under selve medarbejdereventen via fælles aktiviteter, gruppeaktiviteter og teambuildingaktiviteter. Men husk at være skarp på formålet og planlæg aktiviteterne herefter.

4. HVOR?

Mange afholder kick-off seminarer og sommerfester ”ude i byen” – altså væk fra arbejdspladsen. Det er en god idé at få medarbejderne ud af de vante områder. Her vil overvejelse om sted nok være meget lig dem til faglige konferencer. Hvor i landet skal det holdes? Hvad skal stedet ”kunne”? Skal det være et hyggeligt gods? Eller skal stedet være lidt ”skævt” á la FÆNGSLET i Horsens eller have forskellige rum i temaer som HUONE?

Specielt for medarbejderevents: Kan man holde teambuildingaktiviteter? Måske tilbyder et givent sted sådanne aktiviteter? Og hvordan er forplejningen?

Planlægning af netværksevent

De 4 HV-spørgsmål til et netværksevent (eller erhvervsevent)

1. HVORFOR?

Det giver sig selv, at netværksevents har til formål at deltagerne skal møde hinanden og udvide deres netværk. Uanset om vi taler om netværksevent i bred forstand eller decideret erhvervsevents. Formålet er at deltagerne skal møde nye mennesker, som de deler passion og interesse med, eller som de (simpelthen) kan gøre forretning med.

OBS. Det ses ofte, og bør måske tilskyndes, at netværksaktiviteter eller decideret matchmaking event sker som del af en konference – med et andet hovedformål. Men hvor matchmaking og netværksmøder kan være et godt sekundært formål. For hvorfor ikke udnytte, at du har samlet en masse deltagere med fælles interesse?

2. HVEM?

Målgrupperne for netværksevents og erhvervsevents er brede. Men selvfølgelig er det ofte snævert og veldefineret til et givent netværksevent. Det kan være deltagere med forskellig baggrund som ”blot” deler interesse for samme faglighed. Eller det kan være decideret køber-leverandør events.

3. HVORDAN?

For at opnå formålet med at deltagerne skal møde andre deltagere, ja, så skal du som arrangør naturligvis sørge for at muligheden opstår. Du kan lade tilfældigheden råde ved blot at stille lokaler og tid til rådighed, hvor deltagerne selv opsnuser nogle at snakke med. Men holder du et decideret netværksevent, så anbefaler jeg, at du ikke kun lader tilfældighederne råde.

Du kan invitere en facilitator til at styre og, ja, facilitere samtalerne. Facilitatoren kan bede deltagerne om at finde en anden tilfældig at tale med, men om bestemte emner. Eller deltagerne kan finde specifikke samtalepartnere ud fra markering på navneskilte (interessefelter eller farvemarkering).

MEN du kan også bruge matchmaking værktøj til at matche deltagerne på forhånd. På en sådan måde at teknologien matcher deltagerne ud fra interesser, fagligheder eller andre kategorier. Lad deltagerne selv acceptere mødeforslagene eller gør det for dem. Hvis du bruger et online matchmaking værktøj til at matche deltagerne ud fra kategorier, som du bestemmer (i forhold til din målgruppe), så øger du chancen for flere relevante møder. Samt gør planlægning og afvikling lettere og mere målbart end hvis du bruger analoge metoder.

4. HVOR?

Du kan vælge at holde dit netværks – eller erhvervsevent ”in-house” hos jer på stedet eller ude i byen. For mange giver det fin mening at holde det internt. Men du kan også se, om nogle steder er mere egnede til netværksaktiviteter. Såvel inde som ude.

Din hurtige tjekliste til planlægning af events

  1. HVORFOR: Husk dit formål – og brug det som rød tråd og styring under din planlægning
  2. HVEM: Vær meget bevidst om din målgruppe – hvem du ønsker at tiltrække og give værdi
  3. HVORDAN: Brug forskellige virkemidler til at involvere og inspirere dine deltagere. Analoge som tekniske. Husk at det ikke er nok med faglige dygtige indlægsholdere– vælg de dygtige formidlere.
  4. HVOR: Find de bedste sted for lige din event (internt som eksternt), og glem ikke vigtigheden af forplejningen.
Jeannette Eis

Jeannette Eis er partner & salgs - og marketingsansvarlig i softwarefirmaet Sortkaffe, der står bag eventplatformen ConferenceCommunicator. Jeannettes passion er at hjælpe eventarrangører med at planlægge og afholde deres events som konferencer, medarbejderevents og messer med eventsoftware som værktøj. Kunderne tæller bl.a. brancheorganisationer som DANSK HR og Dansk Fjernvarme samt virksomheder som Beierholm Revision og LOGSTOR. Med mange års erfaring i samarbejdet med eventarrangører har hun opsamlet en stor viden om behov og udfordringer ved brug af eventteknologi. Jeannette deler gladeligt ud af denne viden, bl.a. i blogindlæg med brugbare tips og tricks.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *