Meetafy.dk
Møder & facilitering

Tidsrøver nr 5: Manglende uddelegering

Tidsrøver nr 5: Manglende uddelegering
Læsetid: 3 min.

Introduktion – Tidsrøvere i forbindelse med møder
Tidsrøver nr. 1 – Upræcis mødestart
Tidsrøver nr. 2 – Manglende agenda
Tidsrøver nr. 3 – Afvigelse fra mødeagendaen
Tidsrøver nr. 4 – Mødepunkter trækker ud

Kender du det? Det flyver med ideer, potentialer og ting, vi skal gøre. Vi diskuterer, debatterer, og vi når til enighed, og det besluttes: ”Det skal vi have gjort noget ved”! En god og konstruktiv proces!

Nej. Nej. Nej! Det, jeg lige har beskrevet er faktisk slet ikke konstruktivt eller værdifuldt i sig selv, selvom det vil opleves sådan.

Der er en stor fare for en sand Ninja af en tidsrøver her, som jeg er stødt på mange gange; En diskussion er afsluttet med konsensus om, at ”vi skal gøre noget”, men ender i, at ingen gør noget. Tiden, der blev brugt på at opnå konsensus, er spild af tid – fordi en beslutning er taget, men aldrig effektueret.

Årsagen er manglende uddelegering. Uddelegering bør altid følge efter konsensus om handling, for konsensus om handling alene medfører ikke nødvendigvis handling – ikke fordi folk ikke vil eller kan, men fordi folk har rigeligt at lave i forvejen! Eksisterende travlhed vil være den største barriere for løsning af de problemer, der løbende opstår i driften.

Bud på løsning

Man kan kun sikre handling ved uddelegere opgaven. Du skal derfor:

  1. Finde og udpege, hvilke konkrete personer der skal tage sig af opgaven
  2. Beslut – sammen med de valgte person(er) – hvilken prioritering den nye opgave skal have, sammenlignet med de valgte personers eksisterende opgaver. Dette punkt er særlig vigtigt. Det kan ofte være nødvendigt at skubbe eller fjerne en eksisterende opgave fra den pågældende medarbejder for at sikre, at personen har den fornødne tid til den nye opgave.
  3. Baseret på den nye opgaves prioritering, vurdér – sammen med de valgte person(er) – en realistisk (jeg sagde realistisk, ikke optimistisk!) deadline for opgaven.
  4. Aftal – sammen med de valgte person(er) – hvornår første status på opgaven skal leveres – og i hvilket forum.

En sådan fuld uddelegering vil tage for meget tid på et fælles afdelingsmøde, og da uddelegeringen kun vil være relevant for dem, der er valgt til at løse opgaven, vil jeg anbefale at man som mødeleder stopper processen når trin 1) er udført (finde og udpege, hvem der skal løse opgaven), og så lukke punktet ved at lave en aftale med de valgte medarbejdere, om hvornår I stikker hovederne sammen og beslutter punkt 2-4).

Ordet ”vi” er godt at bruge, når konsensus skal tilvejebringes, men implementering kan kun realiseres gennem opgavetildeling til konkrete navngivne personer, prioritering af opgaven og fastlæggelse af en realistisk deadline. Ellers er der risiko for at samme problem dukker op, igen og igen på afdelingsmøderne ude at være nået videre, til alles frustration.

5 minutters refleksion

– Oplever du at samme problem bliver ved med at dukke op?
– Har I løst problemet? I så fald, hvad skulle der til, før der blev handlet på det?

Det var min top 5 over tidsrøvere til møder og bud på, hvordan de kan løses. Håber, de er brugbare. Har du andre tidsrøvere, du synes kunne være interessante, at jeg kigger på? Så beskriv din tidsrøver i kommentarfeltet samt eventuelt spørgsmål. Så vil jeg (om muligt) give et bud på diagnostik og konstruktiv bud på en løsning.

Vi ses (måske?) til endnu en tidsrøver.

Pernille From Hansen

Pernille From Hansen er specialist i procesoptimering, forretningsudvikling, kursusudvikling og undervisning. Pernille udfordrer vanetænkning, uhensigtsmæssige arbejdsrutiner, skaber overblik og fokuserer på muligheder – inden for rammerne. Pernille er uddannet produktionsingeniør og har over 12 års erfaring med rådgivning af virksomheder og projekter inden for procesoptimering og forretningsudvikling.

Comments

  1. “A meeting is an event where minutes are taken and hours wasted.” Sådan kan mange møder opsummeres, og æv hvor er det synd. Pernille, din præcisering af fem tidsrøvere – og jeg tænker at din liste ikke er tænkt som udtømmende – er skarp og byder på gode perspektiver til at gøre sine møder bedre.

    For der ER jo alt for få GODE møder midt i disse oceaner af dårlige, tidsberøvende, overflødige og i-værste-fald-destruktive møder. Lad os fortsætte arbejdet for at finde de ting som får skabt de gode. Jeg ved du er klar, og håber at andre er også.

  2. Serien (eller måske snarere temaet, for jeg har ikke læst *alle* indlæggene) fik mig til at tænke på to genre-modpoler i min erfaringsbase: “Haderen” & “yndlings’en”.
    Haderen er institut-/afdelingsmødet: 12-15 mennesker, masser af praktisk information sendt een vej, status på alt muligt jeg er perifært interesseret i, folk der siger noget ud til gruppen (men ingen i særdeleshed). Effekten på mig: jeg sidder og laver indkøbslister eller arbejder i smug på noget andet. Resultatet af mødet: det ved jeg ærligt talt ikke.

    Yndlings’en er Produktionsmødet: 3 personer står/sidder/kravler om et stort bord, flipoverpapir på bordet, masser af dialog og rettelser, når vi prøver at visualisere for eksempel rollefordelingen i et konsortium. Effekten på mig – koncentration og masser af hjerneaktivitet. Resultat af mødet: grundigt overblik og forståelsesafstemning + 5 grundige skitser som blot skal scannes og retoucheres, før de ryger direkte i rapporten til bestyrelsen.
    Yndlingsmøderne har jeg – qua mit erhverv som een der hjælper virksomheder tænke bedre gennem sketching – rigtig mange af. Jeg har lige haft mødet fra eksemplet, og jeg er fuld af energi og lyst til at arbejde videre. Der er altså håb…

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *