Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Ta’ logistikhatten af! Møder skal planlægges med hjertet

Ta’ logistikhatten af! Møder skal planlægges med hjertet

Jeg har arbejdet som professionel mødearrangør stort set hele min karriere. I starten var jeg meget optaget af planlægningsfasen, listerne, logistikken. Nu er jeg lige så optaget af den proces, der skal foregå mellem deltagerne. Hvem er de, hvad forventer de, og hvilken energi skal der være?

Jeg brænder for at skabe energi og meningsudveksling, når mennesker mødes. Det er nemlig altid mennesker, der skal være omdrejningspunktet. Møder skal laves med hjertet.

Det er detaljerne, der tæller

Arrangementer med hjertet er typisk dem, du husker længe efter. De små detaljer. Det kan være et event på et særligt sted, som ingen har oplevet før; et musikalsk indslag; håndskrevne bordkort med en personlig hilsen, eller at der bare er masser af god energi i hele teamet bag arrangementet.

Det kan også være fine, sjove overraskelser, som f.eks. …

  • en lille pakke brillepuds ved hver plads og et lille kort med: ”Gå ikke glip af, hvad der foregår på scenen”
  • at sende deltagerne en sms om, om de bedst kan lide jordbær eller appelsin for derefter bede dem tage plads ved det bord, som serverer dessert med deres favoritfrugt
  • en fin madboks til at tage mad, frugt eller kage med hjem for at undgå madspild
  • en sms til deltagere efter et aftenarrangement med en lille hilsen: ”Tak for i aften. Kom godt hjem, og sov godt”.

Sådan planlægger du mødet med passion

3 forudsætninger for at lave arrangementer med hjertet

1. Ha’ dit hjerte med

Du skal have dit eget hjerte med i det, du laver. Er du glad? Er du på den rette jobmæssige hylde? Er dine kompetencer i spil?

2. Du skal være katalysator

Du skal se dig selv som katalysator for det, du har fokus på for mødet. Der er altid et formål og nogle succeskriterier med et arrangement – uanset om det er en firmafest, konference, lancering eller et salgsmøde. Det vi fokuserer på, får vi mest ud af.

3. Ta’ logistikhatten af

Du skal tage logistik-hatten af. Hvis man fokuserer på den praktiske afvikling, kan det være svært at lægge logistisk-hatten til side. Men prøv det nu! Glem begrænsningerne. Du bliver beriget på en helt ny måde, hvis du kan tænke både praktisk OG kreativt.

Event Story Board er et redskab, der kan hjælpe dig

Jeg er stor fan af ”Event Story Board”. Det er et enkelt værktøj, der består af et stykke papir, hvor der er spørgsmål og plads til at tegne din event. Når vi tegner, tænker vi mere i muligheder, vi slapper af – og vi leger med tankerne.

Arbejder du i et team, får ”Event Storyboard” det bedste frem i jer alle. Det handler om at definere, hvad I vil have ud af jeres arrangement. Derefter laver I en ”brainstorm”. Den skal tegnes, og det er ikke noget med at strege forslag ud, for der skal være plads til alle ideer – i særdeledhed de skøre.  Hvis du arbejder alene, kan du naturligvis også bruge ”Event Storyboard”.

Læs mere om ”Event Storyboard”

Vær nysgerrig

Jeg forstår ikke de arrangører, der ikke bruger krudt på evaluering. Det er et fundament i ens videreudvikling af arrangementer.

Vi skal lytte endnu mere til deltagerne. Det vil sige at lytte for at forstå. At være nysgerrig og sætte handling på den nye viden, vi får.

Jeg har altid ment, at evaluering er vigtigt. Jeg er bare ikke fan af standardspørgsmål. Jeg vil vide, om deltagerne har lært noget, om de vil komme igen, eller om vi har spildt deres tid. Jeg har brugt evalueringsskemaerne aktivt til at få kontakt med deltagere, spurgt dem til råds og rost dem for deres konstruktive feedback. Og jeg må også indrømme, at jeg har brugt evalueringerne til at måle mine resultater – og dermed som fundament for adskillige lønforhøjelser.

Pas på dig selv, når du laver møder med hjertet

Når man er et engageret menneske, kan opgaven og perfektionismen ”tage over”. Men det perfekte arrangement findes ikke, så man skal altid huske at passe på sig selv og sige stop! Hold pause. Få overblikket. Prioriter opgaverne. Jeg ved personligt, at det er lettere sagt end gjort. Men husk det nu. For ellers bliver man ikke et glad og nysgerrigt menneske.

Man får ingen nye ideer, hvis batterierne er flade, og selv Duracell holder ikke evigt. Kom ud i verden, og mød nye mennesker. Ta’ på efteruddannelse, og søg ny inspiration. Du bliver bedre til at arrangere møder. Det ser jeg tydeligt både hos mig selv og hos andre.

Mette Fisker

Mette Fisker, direktør i ConferenceCare, er kendt for at sætter mødebooking på den strategiske dagsorden. Mette Fisker har i mere end 20 år haft skarpt fokus på at optimere værdien af konferencer, møder og events ved at gøre dem målbare. Kunderne tæller bl.a. Dignity, Udenrigsministeriet, Shire m.fl. ConferenceCare har desuden specialiseret sig i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold. ConferenceCare har vunder flere awards for bl.a. ”Best Conference Partner”.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *