Meetafy.dk
Konferencer & kurser

”Spørg endelig ikke deltagerne, om de ønsker særlig kost!”

”Spørg endelig ikke deltagerne, om de ønsker særlig kost!”

Sådan lød anbefalingen fra en, jeg mødte forleden, som planlægger mange middagsarrangementer. Uha, tænkte jeg, det er da interessant. Så jeg spurgte vedkommende, hvad der egentlig lå bag den anbefaling.

Begrundelsen var blandt andet, at:

  • deltagerne bliver sure, når de har anført, at de har særlige ønsker og ikke får dem opfyldt under middagen. Det er kort og godt besværligt
  • når man spørger deltagerne, om de har særlige ønsker til kost, så er de allergiske over for vandmelon. Det er dog ikke på menuen
  • restauranten/hotellet har svært ved at kapere, at så mange deltagere fraviger fra den oprindelige menusammensætning
  • det er svært at holde styr på alle ønsker, når man i øvrigt har mange andre bolde i luften.

Jeg mener, at man netop skal spørge ind til særlige kosthensyn

Jeg er af den overbevisning, at man skal respektere mennesker, der har særlige ønsker til kosten på grund af allergier, diæter, sygdomme eller trosretninger. Der er ikke noget værre end at være ”udenfor”, når man sidder omkring en god frokost eller middag. Derfor synes jeg, man som arrangør skal gøre sig umage. Det kan samtidig have katastrofale konsekvenser, hvis en person får kost, som han/hun er allergisk overfor.

Kosthensyn er derfor noget, vi må tage højde for, når vi arrangerer konferencer og middage.

Begrundelsen er blandt andet at:

  • det er god service og viser, at du er professionel
  • maden er en vigtig del af deltagernes samlede oplevelse
  • det sparer deltagerne for diskussioner og usikkerhed ved bordene
  • antallet af voksne med allergi er mere end fordoblet over de seneste 11 år (Kilde: Statens Institut for Folkesundhed).

Men ja, det betyder koordinering og ekstraarbejde. Så hvordan tackler vi hele den udfordring på en god og tilfredsstillende måde, både for deltager, hotel og arrangør? Det vil jeg give et par fif til.

Svaret er:

  1. at du stiller det rigtige spørgsmål
  2. at du lever op til GDPR-reglerne.
  3. at du har et professionelt tilmeldingssystem.

1. Stil det rigtige spørgsmål

Det kan være bøvlet som arrangør at få en lang række særlige kosthensyn fra deltagerne. Personligt oplevede jeg en gang en deltager, som skrev, at personen ikke kunne tåle krokodillekød. Arrangementet var i Danmark for danskere.

Derfor gælder det om at stille et klart spørgsmål, så får du et specifikt svar. Det kan f.eks. være: ”Har du særlige kosthensyn/allergier, vi skal være opmærksomme på i forbindelse med arrangementet? Hvis ja, skriv hvilken: ”

Hvis spørgsmålet er for bredt formuleret som f.eks, ”Har du særlige ønsker til kosten?” Så får du mange informationer, ja måske en hel ønskeliste, som gør det svært at håndtere.

2. Husk at følge GDPR-reglerne

GDPR-reglerne, der blev indført maj 2018, betyder, at vi skal håndtere tilmeldingsprocessen til et arrangement på en helt særlig måde. Vi skal overholde kravene til håndtering af personoplysninger og følsomme personoplysninger, Jo mere følsom en oplysning, der er tale om, desto strengere er kravene til virksomhedens håndtering.

  • Persondata er f.eks. navn, adresse, alder og andre oplysninger.
  • Personfølsomme data er f.eks. oplysninger om helbred, religion, etnisk baggrund.

Når det gælder kosthensyn, så kan nogle begrundelser være knyttet til religion f.eks. kosher. For at du må videregive disse oplysninger til hotel eller restaurant, kræver det, at deltageren har givet særligt samtykke til det. Det samme gælder helbredsoplysninger som allergi eller sygdomme.

3. Brug et professionelt tilmeldingssystem

Det er en god idé at bruge et system, der lever op til alle GDPR-regler. Så overholder du GDPR-reglerne om kryptering og opbevaring af data af hensyn til beskyttelse af dine deltagere

  • Det er et nemt at registrere en samtykkeerklæring, der beskriver, hvordan du vil bruge de data deltageren registrerer. F.eks. at du giver dem videre til en restaurant/hotel.
  • Det er nemt at registrere, hvem af deltagerne, der behøver særlige kosthensyn
  • Det er nemt at lave bordplanen og fortælle tjenerne, hvor de skal servere særlig kost.

Og så er det en fornøjelse, at det hele fungerer perfekt!

For nylig tog jeg et smugkig ud i køkkenet ved en af mine egne konferencer. Der så jeg en stor planche med alle bordene tegnet ind. Tjenerne havde markeret de borde, hvor der var personer med særlige kosthensyn. Jeg blev så glad. Det er her ”konferencenørderiet” slår til, det indrømmer jeg. I øvrigt var der 1 ved hvert bord på 8, der havde særlige kosthensyn.

Så jo: Man skal altid spørge deltagerne om særlige kosthensyn.

Mette Fisker

Mette Fisker, direktør i ConferenceCare, er kendt for at sætter mødebooking på den strategiske dagsorden. Mette Fisker har i mere end 20 år haft skarpt fokus på at optimere værdien af konferencer, møder og events ved at gøre dem målbare. Kunderne tæller bl.a. Dignity, Udenrigsministeriet, Shire m.fl. ConferenceCare har desuden specialiseret sig i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold. ConferenceCare har vunder flere awards for bl.a. ”Best Conference Partner”.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *