Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Skru op for deltagelsen

Skru op for deltagelsen

Læringsrumsekspert og chefkonsulent Morten Fisker, SIGNAL
Udviklingsdirektør Bianca Hermansen, SIGNAL

Hvad er på spil for henholdsvis konferencedeltageren og arrangøren, og hermed også afvikleren? Hvad skal der til for at få aktørernes forventninger og behov til at gå op i en højere enhed?  Og hvad betyder de fysiske rammer for, at missionen kan lykkes? Vi tager et blik ind i fremtidens konferenceland, og hvad det kræver at få fuldt udbytte.

Hvorfor deltage i en konference?

Hvad skal den tilbyde, som du ikke kan få gennem e-baserede, hyperfleksible kursusdesigns og læringsformater, som du i forbindelse med dit selvstudium kan bruge timer eller fem minutter på alt efter tid, lyst og behov.

I en tid, hvor du har adgang til en overflod af frit tilgængelige, tematiserede TED Talks og lign. high end clearing houses med skarpslebne foredrag og inspirationsoplæg fra verdens førende eksperter, innovatører eller fra praktikere, som er i gang med at realitetsteste ’next practice’ inden for stort set alle tænkelige arbejdsområder.

At deltage på et kursus eller en konference skal tilbyde dig noget andet og mere. Muligheden for at diskutere ny viden og inspiration med dine strategiske og operationelle artsfæller.  At få nyt perspektiv på dit arbejdsfelt. At teste og diskutere egne og andres ideer til nye løsninger på nye eller gamle udfordringer. At være fælles om at sætte det lange lys på med afsæt i en fælles oplevet virkelighed.  Du skal som deltager langt mere i centrum og sikres tid og rum til at sætte ny viden i perspektiv og at gøre den operationel.

Hvorfor afholde en konference?

Når interesseorganisationer, altruistiske fonde, private organisationer, tænketanke, konsulenthuse og allehånde andre aktører bruger tid og penge på at forberede og afholde en konference vejer to målsætninger næsten uden undtagelse særligt tungt:

  1. At sætte dagsorden
  2. At samle et stærkt og stort/eller eksklusivt deltagerfelt.

Det handler om at levere en samlende, højaktuel narrativ, som kobler aktiviteter og temaer. Ligeså vigtigt er det at kunne kombinere og koble mellem de store formater og volumener, hvor deltagerne (og presse) gives en effektiv oplevelse af, hvor mange eller hvor stærkt et felt, konferencen har formået at samle (konferencens rallying power), og de små tematiserede formater og volumener. Der, hvor den kræsne konferencedeltager kan finde en tematisk udbryderworkshop, som med kirurgisk præcision rammer en aktuel udfordring eller kan flytte et strategisk eller operationelt perspektiv (konferencens engaging power).

Det handler om at skabe en unik oplevelse hos deltagere (og presse) som huskes, Og så handler det selvfølgelig om at fortælle en stærk historie om sin egen organisation mellem linjerne på konferencens aktiviteter.

MEN alt for ofte inviterer både konferenceprogram og det fysiske design af konferencelandskabet til envejssamtale i både plenum og i de tematiske breakout-sessions; til small talk med gamle venner i fællesloungen. Der bliver skruet op for rallying power-knappen og ned for engagement-knappen.

De inviterede oplægsholdere har meget på hjerte og taler ALT FOR meget og ALT FOR længe, mens dialogen udebliver. Kaffe, kage, juice og ingefærshots venter i det fælles loungeområde ved plenum. Deltagerne gør som forventet. De lytter eller kobler fra og søger hurtigst muligt ud til fællesloungen til kaffe, juice og kage med gode kolleger og gamle bekendte – lidt for ofte, før deres workshop er slut.

mødedeltagelse: Skru op og ned

Har de fået en ny oplevelse? Næppe.
Giver de deres oplevelse en høj rating? Måske.
For hvordan kan man vide, hvad man ønsker sig,før man ved, hvad man kan få?

 

Sådan kan du skrue op for engagement-knappen

✔️ Tilbyd rum til engagement

1. Dyrk den aktive zone:

Når deltagerne forventer aktivt engagement, hvorfor så ikke indrette konferencens store plenumlokale med en aktiv zone, som gensidigt forpligter konferencens programdesigner og deltagerne.

Skab et dialogfelt, hvor deltagere allerede ved tilmeldingen til konferencen kan byde sig til, og hvor arrangør og oplægsholder udvælger, sammensætter og briefer den gruppe af deltagere, som får lov til at bebo den aktive zone i forbindelse med et givent programpunkt i plenum med mulighed for at skifte beboerne undervejs. Lidt som når tv-værten Clement Kjersgaard trækker deltagere på skift fra en lytter position ind i samtalens midtpunkt – i den aktive zone. Det kan være en fysisk indretning, hvor et udvalgt antal stole har en anden farve, det kan være en let eleveret zone eller en zone, som defineres med lyssætning og/eller virtuel scenografi.

2. Skab træfpunkter:

Når deltagerne forventer mange-vejssamtale, så skab engagerende træfpunkter eller indbyggede, ”fysiske talebobler” i konferences landscape-design? Rum til engagement, hvor deltagerne sammen kan reflektere over oplæg, ny viden og sætte egne erfaringer i spil mellem oplæggene. I særlig grad, når det fælles plenumprogram overgår til tematiske breakout sessions.

Indretningen af disse træfpunkter, der indbyder til de mindre, fokuserede fællesskaber – som opstår i ”efterbehandlingen” af engagerende oplæg – kan for både deltager, oplægsholder, konferencearrangør og konferenceudbyder tilbyde en meget tydelig kvalitetsmarkør:

  • Har temaet være interessant?
  • Har oplægget formået at engagere?
  • Har deltagerne vi har samlet selv noget på hjerte og noget at tilbyde hinanden?

Set fra et site-manager- eller indretningsarkitektperspektiv skal de nye træfpunkter ikke tænkes som et statisk design. De kan etableres og dimensioneres med afsæt i konferencedesignet fra gang til gang. Virtuel scenografi og aktiv lyssætning kan også benyttes til effektivt at definere fokuszoner i det åbne konferencelandskab.

 

✔️ Tilbyd og dyrk den digitale infrastruktur

Jo større en konference, event eller messe, desto vigtigere er muligheden for at deltageren kan designe sit eget program – fra keynote til workshops og de mindste breakout sessions.

  • Hvornår foregår de forskellige ting? Og hvor?
  • Hvem er oplægsholder?
  • Hvor finder jeg mere information om hende?
  • Hvor mange deltagere har meldt sig til workshoppen? Hvem er de? Hvor kommer de fra, og hvad arbejder de med?
  • Hvorfor ikke en open space konference blog, hvor man skal læse om de andre deltageres reaktioner og refleksioner på dagens keynote? Med links til den nye forskningsrapport, som dagens keynote citerede og viste tal fra? Og en link til det vilde italienske projekt, som deltageren fra Aalborg fortalte om?
  • Hvorfor ikke en open space konference blog med lokale, brugergenerede co-creation platforme i konferencens fysiske rum? En storskærm med deltagernes reaktioner, refleksioner, referencer – med eller uden redigering?

 

✔️ Skru op for den proaktive facilitering

Som konferenceudbyder skal der skrues op for et proaktivt faciliterende værtskab og ned for den diskrete, reaktive service. Kunden og det veltestede har ikke altid ret.

Den innovative konferenceudbyder skal kunne italesætte og visualisere et ny, uprøvet koncept og betrygge kunden i, at det ikke bare sprænger rammerne for det forventede men faktisk også kan fungere. En in-house kompetence, der udover at levere sømløs service med overskud og smil også kan levere på koncept og design og tale ind i arrangørens ønske om tematisering og bærende narrativ.

De danske uddannelsesinstitutioner producerer hvert år et kuld nye, dygtige eventmanagers og eventdesignere. Sæt dem i arbejde. Hyr spacedesigners og scenografer, hvis det ikke allerede er sket. Dygtige nøglemedarbejdere, der i dialog med arrangøren kan bearbejde og aptere et tilpasningsdygtigt konferencelandskab.

Tak for opmærksomheden.
Vi glæder os til at se jer til næste konference i et let forandret konferenceland.

Morten Fisker

Morten Fisker er uddannet kultursociolog og har gennem hele sit arbejdsliv haft fokus på uddannelse og læring – de seneste fem år med omdrejningspunkt i det byggede miljø. Han har arbejdet for UNESCO, Verdensbanken, Tænketanken Mandag Morgen og de seneste fem år for rådgivervirksomheden SIGNAL. Morten Fisker har designet og faciliteret både brugerdrevne design-processer, workshopforløb, fremtidsværksteder og ‘innovation camps’.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *