Meetafy.dk
Møder & facilitering

Sådan undgår du, at snakkehoveder saboterer mødet

Sådan undgår du, at snakkehoveder saboterer mødet

Jeg er vild med monologer, når:

  • Dygtige skuespillere fremfører dem på scenen
  • Inspirerende talere eller undervisere deler deres viden
  • Thomas Blachman går i retorisk selvsving i X-faktor

Men ikke når monologerne opstår i møder, hvor de:

  • Bidrager til forvirrende “støj”
  • Ødelægger dialogen
  • Stjæler andres taletid

Oplever du, at nogle møder ender i  en snakkeklub eller børnehave med ren tidsspilde til følge?

Så er du langt fra den eneste. Rigtig mange oplever, at snak eller det, jeg kalder ’ordnani’, saboterer møderne.

Og ja hvad mener jeg så lige med ordnani?

At tale uden at forholde sig til andre i en samtale. At tale længe og/eller om sig selv.

Jeg er ikke ude i en heksejagt mod ordnanister. Jeg er selv ordnanist og kender derfor til bagsiderne ved ordnani. Den største slagside er, at dine møder bliver dummere, når du ikke begrænser os, der ordnanerer.

3 varianter af ordnanister

Som du vil forstå senere i indlægget, er det vigtigt at kende de tre variationer af en ordnanist:

  1. Hygge-ordnanisten – den, der elsker at høre sig selv tale
  2. Magt-ordnanisten – den, der ordnanerer for at dominere
  3. Tvangs-ordnanisten – den, der bare ikke kan stoppe sig selv

Alle ordnanist-typer deler en helt indlysende udfordring: De taler ikke MED andre, men PÅ andre.

Konsekvensen ved overkommunikation

Har du prøvet at falde i staver, eller at dine tankerne driver væk fra mødet? Det sker, når snakken bliver for meget for din hjerne, og den kobler fra.

Hygge- og tvangsordnanister kan blive helt høje af at snakke. De vil hellere snakke i øst og vest frem for at nå hurtigt frem til en klar formulering. De tager gerne mellemregninger med og gentager ofte det, de selv eller andre har sagt i mødet.

Resultatet? Du glemmer at lytte. Du er ikke mentalt til stede. Det gælder også for de andre mødedeltagere, der udsættes for ordnani. Det i sig selv er et foruroligende og fordummende aspekt, som du ikke bør tillade i din virksomhed.

Som leder har du rigeligt, du skal forholde dig til. Din hjerne modtager konstant en massiv mængde informationer. Samtidig er det dit job at tage beslutninger. Helst de rigtige. Jo mere støj, desto sværere vil det være for dig at koncentrere dig om at træffe de rette valg.

Den ødelagte dialog

Magt-ordnanister kan fremføre urimeligt lange monologer for at presse deres egen personlige agenda igennem. Når du endelig får taletid, kan du ikke forvente, at de lytter til dine argumenter.

De udnytter din taletid til at planlægge deres næste monolog. Dermed ender dit indspark som en ufrivillig monolog fremført for døve øren. Dialogen er død. Alle gevinster ved vidensdeling, mangfoldighed og fællesskab går tabt.

Ifølge forfatteren Tor Nørretranders oplever vi et skifte fra egoisme og individualisme til fokus på fællesskab. I sin bog “Vær nær” skriver han om, at værdier som empati, nærvær og samhørighed blomstrer netop nu. Tror du på det? At disse bløde værdier vil forme vores samfund og forretninger i en mere bæredygtig retning?

Jeg svarer et rungende JA. Hvis du er bare lidt enig, må du gøre alt for at værne om den respektfulde dialog. Hint! Det gør du ikke ved at give ordnanister frit spil i dine møder.

Det er forbudt at stjæle

I Aalborg er en mand blevet fyret for at have opladt sin telefon på arbejdspladsen og dermed stjålet strøm fra sin arbejdsgiver. Lige så absurd dette eksempel er, lige så uforståeligt er det, hvor meget taletid ordnanister får lov til at stjæle i møder. Det er jo lønudgifter lige ud af vinduet, når møder ender i en sludder for en sladder. Eller når en dygtig magt-ordnanist kupper mødets agenda og indsætter sin egen.

Det mest kriminelle er dog den ubalance, der opstår mellem ordnanister og de mere stille medarbejdere. Omkostningerne rækker længere end blot spildte timelønninger. Hvis du tillader, at ordanister stjæler taletid og fokus i møder, vil din virksomhed miste konkurrenceevne.

Det er der flere årsager til bl.a. at:

  • beslutninger forsinkes, når agendaen hijackes af diffuse diskussioner og uplanlagte sidespring (ofte igangsat af en eller flere ordnanister.)
  • vigtige input og potentielle løsninger går tabt, når de mere analytiske og stille medarbejdere ikke kommer til orde.
  • det bidrager til stress at deltage på møder med støjende overkommunikation. Især hvis du oplever, at mødet ikke giver mening og er spild af din tid.
  • det ødelægger samarbejdet og skaber frustration blandt de stille medarbejdere (og ledere), når de samme ordnanister får lov til at dominere møderne. Det kan føre til brok i krogene og forurene arbejdsmiljøet.
  • kreativiteten og innovationsevnen falder, når der ikke afsættes tid til refleksion. Når tempoet dikteres af ordnanisterne skabes en “klar-parat-svar kultur.” De virkelige innovative ideer kommer først, når vi giver os selv plads til mellemrum. Desværre er mellemrum –for ordnanisten – blot en invitation til at tage ordet.

Når snakkehoveder saboterer mødet

Hvad kan du gøre?

Den bedste løsning er måske også den mest kontroversielle: Lad være med at holde møder. I mange tilfælde kan e-mail, intranet, telefonopkald eller uformelle 1:1 samtaler være mere effektive alternativer til interne møder.

Virker det for radikalt at udfase møder i din virksomhed? Så koncentrer dig om at forbedre dine kompetencer som mødeleder. Der er mange traditionelle værktøjer, som kan gøre dig bedre til at facilitere møder.

En klassiker er: Skriv altid en agenda, send den til alle mødedeltagere, og tag ansvaret for, at den bliver fulgt på mødet. Dette vil effektivisere dit møde markant og give mindre råderum til ordnanisterne.Hvor enkelt det end lyder, hører jeg ofte mine kunder berette om såkaldte agenda-udfordringer såsom: Agendaen blev ikke skrevet, ikke læst eller ikke respekteret.

Viden er vejen

I stedet for at søge værktøjer til mødeledelse kan du også gribe om roden til problemet. Det kræver, at du indser én larmende sandhed:

Ordnanister saboterer dine møder, fordi du (og din virksomhed) accepterer ordnani.

Så længe du gør det, kan du ikke slå ned på den respektløse overkommunikation, som ordnanisterne fylder jeres møder med. Der skal en kulturændring til. Det kræver viden.

Når I alle har kendskab til ordnani-begrebet, vil det være sværere for ordnanisten at slippe afsted med sine overgreb. Det bliver socialt uacceptabelt at svælge i unødvendigt lange monologer og misbrug af andres tid. Samtidig bliver det også acceptabelt for både mødeledere og deltagere at bede om en “time-out”, hvis snakken løber løbsk.

På de fleste arbejdspladser er en uskreven forventning om, at samtalen skal flyde frit. Forestil dig, at du bliver stillet et spørgsmål, du ikke lige har svaret på. Ville du kunne sidde i bare 10 sekunder og tænke dig om? Nej vel! Det forventes, at du svarer øjeblikkeligt. En stille tænkepause vil derfor blive opfattet som akavet og uprofessionelt. Af den grund svarer vi ofte med det samme og taler os langsomt varme, indtil vi finder svaret. Det bidrager til overkommunikation.

Hvad nu, hvis det blev acceptabelt – og endda anerkendt – at holde en tænkepause i jeres møder?

Fartbump for ordnanister

Du kan facilitere systematiske mellemrum i dine møder – altså korte intervaller, hvor I er stille sammen. Denne mødeteknologi kaldes Silent Co-creation, og den har vist sig at kunne gøre møder 20 procent mere effektive. Ganske enkelt ved at afbryde mødet med 1-2 minutters stille “pauser”. Disse stille mellemrum virker ligesom fartbump for ordnanister.

Jeg har personligt oplevet de værste ordnanister  række fingeren op i stedet for at afbryde – blot fordi vi startede mødet med 2 minutters Silent Co-creation.

Nogle af mine kunder har haft succes med interne plakat-kampagner, der stiller spørgsmålstegn ved støj, snak og stilhed som f.eks.

  • Hjerneforskere har påvist, at støj skader centrene for hukommelse og indlæring. Samme områder styrkes i stilhed. Hvor ofte oplever du stilhed på dit arbejde?
  • Dygtige skuespillere bruger kunstpauser til at understrege vigtige budskaber. Hvad siger det om møder uden pauser?
  • Vi viser afdøde respekt med et øjebliks fælles stilhed. Hvad ville der ske, hvis vi viste samme respekt for hinanden, mens vi lever?

Vigtigst af alt. Du skal som leder sende et synligt signal om at mindre snak skaber mere værdi. Gør du det, vil det hurtigt kunne mærkes i jeres møder.

Det er bare om at komme i gang. Husk det gamle råd om at: (Tale)tid er penge.

Bastian Overgaard

Bastian Overgaard er keynote speaker og ekspert i silent co-creation - med andre ord stilhed og ord-reducerede møder. Kunderne tæller bl.a. Novozymes, NNIT, Finansforbundet, Danske Bank, Oticon, Røde Kors, Region Midtjylland og en række danske kommuner. Bastian Overgaards pionerarbejde med Silent Co-creation er omtalt i bl.a. Børsen Executive, Jyllands-Posten, Politiken, Berlingske, DR og Radio 24/7 m.fl.

Comments

  1. Tak for spændende læsning. Har du konkrete eksempler hos nogle af dine kunder, hvor de har minimeret antal af møder?
    Jeg kan for øvrigt vist heller ikke selv sige mig fri for at have afprøvet alle 3 ordnanister:-)

  2. Tak for kommentaren, Anne.

    Eksemplet med at minimere antallet af møder tog jeg med, for ikke kun af promovere “min” tilgang:) Jeg har kun eksempler på, at møderne er blevet mere nærværende og effektive.

    Kan ikke hjælpe dig med eksempler fra mine kunder

  3. Ida Jørgensen
    Ida Jørgensen - 13. januar 2017 at 14:18 - Svar

    Kære Bastian
    Om nogen må jeg jo regnes for at være på anklagebænken her – og jeg arbejder med det. Jeg vil måske dermed også blot sparke ind, at hvis man skal se det positive i folk, der taler meget – og til tider meget for meget, så skal man gøre dem opmærksom på det – dog med det in mente, at det mange gange faktisk udspringer fra et stort engagement og ægte kærlighed til emnet / jobbet! Derfor husk at få påtalt denne “misconduct” på en ordentlig måde! Det gør du rigtig fint opmærksom på her Bastian – tak for det!

  4. God nuancering, Ida! Tak for den.

    Ja, det kan være fantastisk at tale meget. Især når man er passioneret, inspireret og dybt engageret.

    Det glæder mig, at du fremhæver behovet for at påtale udfordringen på en ordentlig måde. Det er jo lige præcis det, jeg arbejder med. Det handler om at skifte mindset. Og det kan fx starte med, at man bestiller et foredrag eller en workshop om Silent Co-creation. Det alene har gjort en forskel flere steder. Fx hører fra både ledere og medarbejdere, der (varigt) har ændret adfærd efter et enkelt foredrag. De taler automatisk mindre og lytter mere.

    De helt store resultater kræver en ledelse, som beslutter sig for – over tid – at ændre mødekulturen. Silent Co-creation skal være en del af et sæt fælles spilleregler for møder og kommunikation i virksomheden.

    Jeg arbejder i øvrigt stadig på at holde min mund!

  5. Avatar
    Anne Dalgaard - 13. januar 2017 at 21:49 - Svar

    En måde at tilgodese de forskellige mennesketyper (i dette tilfælde: dem, der taler meget, og dem, der ikke gør) i fx større møder kunne være opdeling i mindre grupper, hvor man kan vælge, om man vil være i en af de grupper, hvor der tales meget. Altså lige i det tilfælde at tilpasse i stedet for at bekæmpe. Men den passer jo bedst til et større arrangement end et afdelingsmøde. Fx “her er ordet frit” og “her reflekterer vi”.

  6. Som med alt andet i denne verden er det et spørgsmål om balance … eller rettere – og med ét af mine favoritvirkemidler: om vekselvirkningen. Ingen (individer) bør tale for meget, i hvert fald ikke alene, ikke for længe og ikke uforstyrret, og Gu’ er der meget at hente i refleksion, stilhed og tænksomhed. Men (for der er også altid et men) noget skal sætte gang i dette, og dér er den rablende, horisontudvidende, forandrende, fordomsbortsparkende og forstyrrende talestrøm et ok instrument.

    … At de som taler, så selv skal lytte, at de skal kende til stop-knappen og forstå samfærdselsregler i møder, processer og nærvær, det er vi ikke i ét sekund uenige om. Dér tror og ved (og mærker!) jeg at du har ret i hvad du taler (og skriver) om, og jeg er med dig hele vejen.

    Dixi!
    Hans

  7. JA, vi er noget så enige, Hans (hvor kedeligt det end, kan være.)

    Se selv hvordan favorit-ordet gemmer sig i min beskrivelse af Silent Co-creation:

    “Silent Co-creation er en mødeteknologi baseret på enkle principper, der handler om at benytte intelligente mellemrum i møder.
    Helt konkret afbryder du tale på strategiske tidspunkter i mødet og faciliterer korte intervaller af kollektiv stilhed.
    Du kan reducere overkommunikation markant ved at vekselvirke mellem tale og refleksion.”

    Jeg elsker samtaler, hvor ping-pong, associationer og ivrig kreativ munddiarre fører os hele verden rundt og tilbage igen. Nogle gange fanger jeg mig selv i at blive helt svimmel af det. Ganske enkelt fordi jeg glemmer at trække vejret. Det er her mine lunger (og min blodfattige hjerne) hvisker forpustet til mig: “Måske du skulle vekselvirke lidt mellem tale og at trække vejret.”

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *