Meetafy.dk
Konferencer, events & møder

Sådan skiller du dig ud fra mængden med online og fysiske events

Sådan skiller du dig ud fra mængden med online og fysiske events

Nu hvor de fysiske events langsomt vender tilbage, betyder det så, at online events er dømt ude? Nej, online events er kommet for at blive og af en god grund. Men hvordan skiller du dig ud i mængden, så du tiltrækker de rigtige deltagere til såvel online og fysiske events?

Siden COVID-19 for alvor indtog verdenen, har det bugnet med tilbud med webinarer og online events. Det betyder, at deltagerne i mange tilfælde har kunnet ”vælge og vrage” mellem tilbuddene.

Selvom der måske kan opleves en del fatigue ved at sidde foran sin PC-skærm, så er de fleste enige i at online events er kommet for at blive. De fysiske events går dog aldrig af mode. Slet ikke nu, hvor mange hungrer efter at mødes fysisk. Og det er måske blevet endnu tydeligere end før COVID-19, at de fysiske møder og events har deres berettigelse.

Uanset eventformat har du selvfølgelig en opgave i at tiltrække de ”rigtige” deltagere og tilbyde dem en god oplevelse. Og det er måske blevet endnu mere presserende, at du skal være meget tydelig i dit værditilbud til dine deltagere.

  • Hvorfor skal de deltage til din fysiske event?
  • Hvad får de ud af at møde op fysisk, som de ikke kan få i et online event?
  • Hvorfor skal de tilmelde sig lige dit webinar eller online event, når der nu er en del tilbud derude?

Vær tydelig i dit værditilbud til dine deltagere – uanset format

Du ved det naturligvis godt, men uanset format, skal du være tydelig i dit værditilbud til dine deltagere. Hvad tilbyder du dem? Hvad får de ud af at komme til lige din event? Hvorfor skal de deltage?

Nogle af de typiske elementer, arrangører kan tilbyde er:

  • Ny viden & deltagerinvolvering
  • Møder & networking
  • Underholdning & oplevelse

Disse tilbud skal du selvfølgelig formidle, når du ønsker at tiltrække dine deltagere. Og har du udtalelser fra tidligere deltagere, ja, så brug endelig dem. Både til at fremhæve kvaliteten af fagligheden i oplæggene og værdien i møder og networking med andre deltagere (og evt. udstillere) samt tilbuddet om underholdning og oplevelse.

Mange arrangører tiltrækker deres deltagere med en eller flere kendte oplægsholdere, som enten er ”spot on” med fagligheden, eller som giver inspiration og vinkler på personlige inspirerende oplevelser.

Fysiske events og online events

Præsenter viden på en spiselig måde og øg deltagerinvolveringen

De fleste konferencer, fysisk som online, har som det første punkt et emne eller flere, hvor deltagerne klædes på med (ny) viden. Det er oftest emnet, du bruger til at tiltrække dine deltagere med. Herunder præsenterer du nogle dygtige og spændende oplægsholdere. Holder du webinarer, ja, så er det tit meget fokuseret på et emne eller to, hvor det oftest er 1-vejs vidensformidling, der drejer sig om.

Men uanset format, så husk, at involvere dine deltagere, også til webinarer. Indbyd til at de kan stille spørgsmål undervejs i oplæggene og hav forberedt nogle afstemninger, hvor de skal svare på et eller flere spørgsmål. Det er velkendte greb til aktivering og involvering, men som alligevel oftest bliver glemt.

  • Invitér dygtige oplægsholdere
  • Involvér deltagerne med Q&A, afstemninger og chat
  • Involvér deltagerne såvel før, under og efter din event

Du kan med fordel både involvere deltagerne før, under og efter. Aftale med oplægsholderne hvilke spørgsmål, I kan stille deltagerne på forhånd, evt. via en afstemning inden de deltager. Dette bidrager til et endnu mere vedkommende oplæg. Og i det hele tiden, glem ikke at forberede oplægsholderne godt og grundigt om målgruppen med hensyn til budskabet. Samt format.

Tiltræk dine deltagere med tilbud om relevante møder og networking

Mange har fået øjnene op for det unikke i at kunne tilbyde deres deltagere at mødes med andre deltagere (eller relevante udstillere). Så udover at klæde deltagerne på med ny viden, ja, så kommer vi ikke udenom at tilbuddet om at skabe møder mellem deltagerne er et værdifuldt greb til at tiltrække deltagerne til netop din event.

Holder du fysiske events, så har deltagerne jo selvfølgelig altid mulighed for at mødes. Men selvom det tilfældige møde ved kaffemaskinen kan være godt, så anbefaler jeg, at du som arrangør tilbyder dine deltagere relevante møder. Det kan være via et digitalt matchmakingværktøj, hvor møderne prækvalificeres af deltagerne på forhånd.

Sådan et system kan matche deltagerne på baggrund af interesser og/eller professionelt virke. Og du kan endda undgå at skulle planlægge møderne for dem. Det kan systemet også gøre med komplette mødeplaner.

  • Tiltræk deltagerne med tilbuddet om networking og relevante møder
  • Brug et matchmaking system til at prækvalificere møderne
  • Brug et system, der også planlægger møderne for dig med komplet mødeagenda

Holder du online events, ja, så har du også mulighed for at tilbyde dine deltagere at mødes. Der er ingen tvivl, om at det er virkelig værdifuldt i forhold til at skabe den ekstra værdi og følelse af involvering og engagement, når nu deltagerne sidder foran PC-skærmen. Mange arrangører har tilbudt deres deltagere at mødes i såkaldte break-out rooms, hvor deltagerne netop mødes online ”face-to-face” med video og mikrofon. Her kan du enten lukke dine deltagere ind i et stort break-out room, hvor alle kan tale med alle, uanset interesse. Eller du kan netop inddele deltagerne i forskellige break-out rooms, baseret på deltagernes interessefællesskaber.

Hold gode fysiske events

Tilbyd en god oplevelse hele vejen gennem din event

For at kunne skabe en god deltageroplevelse, altså udover de gode oplæg og mulighed for relevante møder og networking, så skal du tænke på helheden af din event fra start til slut af din event. Uanset om du holder den fysisk eller online. Med andre ord, tilbyd en god deltageroplevelse fra start til slut. Og glem ikke den gode underholdning. Det ses ofte, at til de fysiske events, er der en eller flere til at underholde. Mens det til online events, måske er lidt sværere. Men her har jeg selv oplevet nogle virkelige gode underholdningselementer. Så husk at indtænke underholdning i de forskellige formater af events.

  • Hvordan starter jeg eventen – hvordan bliver deltagerne budt velkommen?
  • Hvilke midler bruger jeg til at involvere deltagerne?
  • Hvordan kan de mødes, kun tilfældigt eller faciliteret?
  • Hvilken mad serverer jeg, hvis fysisk event – og sender jeg deltagerne en ”konference-pakke”, hvis online?
  • Hvad skal stedet for den fysiske event kunne tilbyde – placering, område, aktiviteter, konferencerum, lounge-områder med videre.
  • Hvilken form for underholdning tilbyder jeg deltagerne?

Er du nysgerrig på flere input til værdiskabelse til din fysiske eller online event? Så tilmeld dig online eventen d.15. juni: ”Hvordan jonglerer du mellem afholdelse af virtuelle, hybride og fysiske events – med digitale eventværktøjer som hjælp?” 

Jeannette Eis

Jeannette Eis er partner & salgs - og marketingsansvarlig i softwarefirmaet Attendwise, der står bag eventplatformen ConferenceCommunicator og den digitale gæsteregistreringsløsning Guestbook. Jeannettes passion er at hjælpe eventarrangører med at planlægge og afholde deres events som konferencer, medarbejderevents og messer med eventsoftware som værktøj. Kunderne tæller bl.a. brancheorganisationer som DANSK HR og Dansk Fjernvarme. Med mange års erfaring i samarbejdet med eventarrangører har hun opsamlet en stor viden om behov og udfordringer ved brug af eventteknologi. Jeannette deler gladeligt ud af denne viden, bl.a. i blogindlæg med brugbare tips og tricks.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.