Meetafy.dk
Møder & facilitering

Gode fif til præsentationsrunder – kom godt i gang

Gode fif til præsentationsrunder – kom godt i gang

Vi kender alle sammen den dødssyge ”navnerunde”, hvor alle får 30 sekunder til at sige deres navn og deres stilling. Men hånden på hjertet – hvad kan sådan en runde, som et navneskilt på bordet ikke klare lige så godt?

Introduktioner og præsentationsrunder er en indbygget del af de fleste faciliterede møder. Der er imidlertid stor forskel på, hvordan de forløses, og derfor også på kvaliteten af de indledninger, der skal danne grundlaget for videre processer og møderesultater.

Jeg vil dele mine erfaringer med introduktioner og give mine bud på, hvorfor de er værd at investere ekstra tid i. Du får også mine bud på de gode alternativer til den traditionelle præsentationsrunde og den psykologiske baggrund for at prioritere dem.

2 klare mål med ’komme til stede-øvelser’

For at kunne vurdere hvad god kvalitet er i forhold til facilitering af mødeindledninger, er vi nødt til først at kende formålet med at introducere mennesker, der er til møde sammen, for hinanden. Her er det selvfølgelig relevant om folk mødes for første gang, eller om de allerede har mødt hinanden før. Det er også væsentligt, om der introduceres til et længerevarende samarbejde, eller blot et enkelt event.

Rent psykologisk er der dog ikke ret stor forskel på, hvad der skal til for at hjælpe folk til at ”komme til stede” i et møde – uanset hvad samarbejdet ellers måtte byde på fremadrettet.

Formålet med ”komme til stede-øvelser” er klart:

  1. Øvelserne hjælper mødedeltagerne til at lede sig selv ind i det foranstående møde.
  2. Øvelserne gør deltagerne mere åbne for indhold og dagsordener i en samarbejdskontekst.

Uanset om der er tale om en forelæsning (som jo ikke betinger det store samarbejde mellem tilhørerne) eller et decideret seminar eller en workshop, hvor deltagerne skal skabe noget sammen, er der god ræson i, at lade folk møde hinanden kort, inden informationsformidlingen væltes ud over tilhørerne (hvilket desværre i mange sammenhænge er det eneste, der sker).

Afmystificér rummet og deltagerne for hinanden

Vi lærer bedst i et trygt rum. Et trygt rum er et rum, hvor vi kender de andre tilstedeværende, bare lidt, så vi ved, at de ikke er farlige.

Det skyldes, at vore hjerner er automatisk programmeret til at være på vagt over for det ukendte. Det er simpelthen en basal del af fores selvopretholdelsesdrift. Derfor vil vores ældste dele af hjernen, populært ofte kaldet ”krybdyrhjernen”, som ligger i den del af hjernen, vi kender som Det Limbiske System, altid være aktive, indtil det rum, vi befinder os i, er afkodet for farer. Denne funktion kan vi ikke slå fra, så derfor kan vi ligeså godt hjælpe hjernen med at finde ro ved at få besvaret sit spørgsmål, så den kan lade os koncentrere os om det indholdsmæssige på vores møde.

De vigtige elementer her er:

  • At lade folk lære noget om dem, de sidder i nærheden af
  • At lade alle få en stemme i rummet; altså, lade dem få lov til at tale til og med hinanden.

Det er ofte en god idé at give folk noget at tale om, så de har et udgangspunkt for samtalen. Alt efter mødets længde og formål kan der herefter investeres mere eller mindre tid i at lade folk selv udvide støttespørgsmålene med flere spørgsmål med udgangspunkt i deres samtaler.

Min erfaring er, at ved kortere møde uden fremadrettet samarbejde ud over en dag, er det en god idé at lade naboer ved bordene i et mødelokale eller konferencerum møde hinanden kort i f.eks. 10 minutter, før der begyndes på indholdsformidling. Det er den absolut mest skrabede model.

Herefter kan der uddybes over temaet ”introduktioner”, og paletten kan udvides til også at indbefatte en præsentationsrunde i grupper, hvor det giver mening, at alle lærer hinanden at kende.

Dette vil typisk være en god idé til flere dages events eller kurser og uddannelser, der strækker sig over længere tid, og hvor folk kommer til at mødes igen. Her plejer jeg at lade folk interviewe hinanden med en mere eller mindre åben dagsorden med det formål at få aktiveret de psykologiske værktøjer, som får krybdyrhjernen til at give nervesystemet besked på at slappe af.

 

Det psykologiske formål med en introduktionsrunde

Det, vi alle reagerer mest positivt på i mødet med andre mennesker, er genkendelighed. Det, vi genkender er mere trygt, og dermed ikke så farligt.

Det psykologiske fænomen, der er tale om her, kaldes spejling, og vi har alle sammen nogle særlige hjerneceller til formålet, kaldet spejlneuroner. Spejlneuronerne afkoder det genkendelige og trygge i andre og i vores omgivelser og hjælper os til at slappe af i en ny gruppe eller et fremmed rum.

Den gode nyhed er, at det betyder, at alle kan finde ud af spejling, uden at behøve at øve os på det. Det kommer til at ske helt af sig selv, hvis vi blot giver grupper fri til at udforske det menneske, de sidder ved siden af.

Som facilitator behøver du således ikke engang at planlægge en forkromet interviewguide, hvis dine deltagere skal lære hinanden lidt at kende. Du behøver faktisk bare at formulere den mest basale opfordring, som f.eks.: ”Mød din nabo i 10 minutter i alt. Husk at tale begge veje”!

Den let udbyggede version kan indeholde en enkel spørgeguide, der kan tages udgangspunkt i. Den kunne hedde ”Find ud af følgende om din nabo:

  • Hvem er han/ hun?
  • Hvor/ i hvilken afdeling/ virksomhed arbejder han/ hun?
  • Hvad laver vedkommende til hverdag i sin stilling/ i sin fritid”?

Ønsker du at udbygge mere, kan du smide et spørgsmål ind som f.eks.:

  • Hvorfor personen er kommet her i dag/ hvad de ønsker at få ud af de foranliggende møde eller kursus, eller lade deltagerne spørge ind til ”en god vane” hos deres samtalepartner.

På den måde lægges der op til netværksbygning, da deltagerne kan lade sig inspirere af hinandens gode vaner og på den måde allerede fra starten af mødet vænne sig til at tænke om hinanden som nogen, jeg kan lære noget af.

Lad deltagerne præsentere hinanden. Foto: Kane Reinholdtsen, Unsplash

Drop præsentationsrunden, som vi kender den

Så langt så godt! Nu kender deltagerne lidt mere til hinanden to og to. Men hvad med resten af rummet – skal de ikke også introduceres?

I stedet for de traditionelle 30 sekunder, hvor hver deltager præsenterer sig selv i Plenum, vil jeg i grupper op til 16 deltagere i stedet foreslå, at du lader deltagerne præsentere hinanden (bliver gruppen større, kan der inddeles i mindre grupper, som hører om hinanden).

Hvis der bagefter tages en navnerunde, hvor man i stedet for at præsentere sig selv, skal præsentere sin samtalemakker, motiveres man som deltager for det første til at høre efter, hvad ens samtalemakker har sagt om sig selv under det indledende interview.

For det andet bliver der en opgave med at hive det vigtigste frem i den noget kortere præsentation. Og endelig får hver deltager en stemme i rummet, når de taler om den, de har interviewet.

Jeg lader af og til deltagerne lede efter styrker hos hinanden og notere dem på sedler, som de efterfølgende kan give til deres interviewmakker. Dette lægger kimen til feedback på førstehåndsindtryk, og giver også den interviewede et indtryk af, hvordan andre opfatter ham/ hende.

3 nyttige fif

Invester tid i

  1. At lade folk interviewe hinanden to og to
  2. At der lyttes efter og noteres styrker hos hinanden
  3. At deltagerne efterfølgende præsenterer hinanden i Plenum i tilfældig rækkefølge.

Grunden til at det er en god idé at lade introduktionerne falde i tilfældig rækkefølge ( jeg spørger som oftest hvem, der har lyst til at lægge for og lader derefter den sidst præsenterede vælge, hvem vi skal høre om næste gang), er, at det forhindrer at dem, der sidder sidst i rækken sidder og falder i søvn undervejs, fordi der er længe til, at det bliver deres tur.

Vi ønsker for alt i verden at undgå kedsomhed under introduktionerne! Husk på, at formålet er at skabe nysgerrighed og åbenhed for videre udforskning, deltagerne imellem, under mødet.

Derfor skal du som facilitator også være parat til at gribe ind, hvis nogle af deltagerne er for længe om at introducere deres samtalemakker.

Det kan gøres på en fin måde ved at understrege, at det er dejligt, at de har fundet hinanden så interessante at snakke med, men at de nu må vælge én ting mere, de vil sige, som kan være en ”teaser” for resten af holdet til en snak, de vil have med den præsenterede over frokost. Så kan resten af præsentationen af pågældende være i stikord, og så er resten af holdet motiverede for at tage fat i vedkommende i en pause omkring et af ordene, hvis det vandt genklang hos nogle i den store gruppe.

Kimen til networking på resten af mødet/ eventet er lagt!

Med grundige introduktioner sikrer du dermed gode pauser uden pinlig tavshed mellem dine mødedeltagere, og du sikrer samtidig, at mødet bliver et trygt rum, hvor alle er psykologisk bedre rustet for at turde byde ind i eventuelle mødepunkter og involverende processer.

God fornøjelse.

Marika Tingleff

Marika Tingleff er selvstændig organisationspsykolog og uddannet stresscoach. Marika Tingleff understøtter teams og afdelinger i at løse deres udfordringer og implementere strategiske mål i det daglige (ledelses-)arbejde. Hun fungerer i den forbindelse som facilitator, træner og proceskonsulent og faciliterer workshops og kurser, der leder til læring og kompetenceudvikling for ledere og medarbejdere. Kunderne tæller bl.a. Carlsberg, LEGO, Oticon, Tryg Forsikring, Novo Nordisk, Plesner m.fl.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *