Meetafy.dk
Møder & facilitering

Sådan bliver du en virtuel møde-wizard med 7-minutters-reglen

Sådan bliver du en virtuel møde-wizard med 7-minutters-reglen

Kend 7-minutters-reglen, og bliv en ægte virtuel møde-wizard. Få Flemming Ulrich Østergaards bedste råd til online møder

Du kæmper hverken mod fjenden i en skyttegrav eller står i spidsen af en kæmpe Hollywood-produktion, men du kan alligevel lade dig inspirere af netop de to ekstremer, når du planlægger dit næste online møde. Det kan forkortes til få ord: 7-minutters-reglen. Det mener Flemming Ulrich Østergaard, der underviser i digital formidling.

Når verdensfreden eller millioner af dollars er på spil, finder vi som regel gode løsninger. Der er ikke så meget slinger i valsen, og alle beslutninger har betydning. Fra sin fortid som udsendt for det danske forsvar lærte Flemming meget om effektiv kommunikation under pressede forhold. Den viden trækker han på, når han i dag underviser i, hvordan vi bliver bedre værter for virtuelle møder.

”Fra militære operationer ved jeg, hvor vigtigt det er med tydelig rammesætning, klare instrukser og forholdsvist korte, men hyppige indsatser. Ofte foregår kommunikation til militære enheder fra distancen og ad flere kanaler, som i det virtuelle møderum. Det kræver en ekstra høj grad af præcision og tydelighed. De elementer bruger jeg i min egen virtuelle undervisning, og når jeg underviser andre i at være gode værter i det virtuelle rum”, fortæller Flemming Ulrich Østergaard, der bl.a. benytter  7-minutters-reglen.

Hærleder ændrede strategi og vandt krigen

I en periode som udsendt, hvor intet gik i den ønskede retning, oplevede Flemming Ulrich Østergaard, hvordan en ny hærchef vendte op og ned på rutinerne.

”Han ændrede taktik og fra en ’need-to-know’ tilgang, som er kendetegnet ved hemmeligholdelse, bevægede vi os over i en ’who-needs-to-know’ tilgang, hvor høj grad af involvering og kontekst blev helt central. Samtidig satte han ind med langt hyppigere indsatser af kortere varighed for at skærpe fokus og sikre engagement. Dengang betød det, at vi vandt krigen. For mig i dag betyder det, at involvering og korte sprint (7-minutters-reglen) er en fuldstændig ufravigelig del af mine egen undervisning,” uddyber Flemming Ulrich Østergaard.

7-minutters-reglen i Hollywood

Hollywood kæmper om seernes opmærksomhed

Også i underholdningsbranchen er der inspiration at hente. På de store filmproduktioner er det kampen om seernes opmærksomhed, der udspiller sig. Flemming bruger dramaturgiske værktøjer, når han planlægger sin undervisning.

”En spillefilm på halvanden time er bygget op af fængende sekvenser, så vi bliver hængende. En god fortælling er ikke nok. Det samme gælder, når du holder møder eller underviser virtuelt. Du er i konkurrence med andre sanseindtryk, så selvom dit indhold er nok så relevant, skal der en indsats til for at fastholde dine ’seeres’ opmærksomhed. Jeg arbejder med 7-minutters-reglen, og så indbygger jeg cliff-hangers”, fortæller Flemming Ulrich Østergaard om nogle af de Hollywood-kneb han anbefaler i det virtuelle møderum.

TRE gode råde fra skyttegraven og filmstudiet – og et fjerde, som du ville blive slagtet for selvsamme sted

1. Skab kontakt med relevans og involvering

Det virkede for hærchefen at spørge: ”Who needs to know this?” Det samme kan du med fordel gøre. Allerede i din forberedelse, skal du gøre dig klart, hvorfor og hvordan dit emne er relevant for tilhørerne.

Hvem har brug for at vide det her? Den viden skal du bruge til at sætte en tydelig intention for mødet eller undervisningssituationen, når du starter. Du skal over for tilhørerne italesætte relevansen af det, I skal i gang med. Skab allerede her rum til respons. Spørg deltagerne, om det skitserede stemmer overens med deres forventninger?

2. Fasthold opmærksomhed med 7-minutters-reglen

Uanset om det er soldaternes opmærksomhed under en krig, tilskuerne til en klassisk Hollywood-produktion, eller dine tilhørere til det næste online-møde, er det alfa omega, at du fanger og fastholder opmærksomheden.

Flemming Ulrich Østergaard har en regel, som han anbefaler alle, der holder virtuelle møder: Tal aldrig længere tid end 7 minutter, ellers taber du folk.

Du gør det lettere for dig selv at overholde 7-minutters-reglen ved at benytte dig af forskellige former for involvering som eksempelvis:

  • Forbered en meningsmåling, som du nemt kan afvikle undervejs
  • Del tilhørerne op i små undergrupper, hvor de kort debatterer et spørgsmål
  • Lav på forhånd aftale med deltagere, som du gerne vil kunne give ordet til
  • Brug chat-funktionen til enkle besvarelser, der relaterer til emnet

Hollywood-kneb i film

3. Opbyg spænding med Hollywood-kneb

Mere end én gang i filmhistorien er en scene sluttet med, at helten eller heltinden hænger ud over afgrunden. Som seere sidder vi med hjertet oppe i halsen og kan næsten ikke vente med at finde ud af, hvad der nu sker. En god, solid cliff-hanger.

Når du lægger pauser ind i dine online møder, så tænk altid på, hvad det næste spændende er, I skal i gang med. Giv en flig af noget, som dine tilhørere vil være oprigtigt nysgerrige på at vende tilbage for at høre om.

Fortælleteknik er en hel videnskab for sig, men du behøver ikke studere den indgående for at benytte nogle af knebene. Hav nogle af dine favorit-scener i baghovedet, når du planlægger dit næste møde eller undervisningsforløb og eksperimentér med, hvordan du overfører virkemidlerne.

Netop det med at eksperimentere bringer os videre til fjerde og måske i virkeligheden allervigtigste råd – som er fuldstændig i modstrid med ALT, der har med Hollywood-produktioner og krigsførelse at gøre:

4. Hav en eksperimenterende tilgang og tillad fejl

Fejl er nok det sidste, der er plads til i både Hollywood og krig, men i det virtuelle mødelokale både kan og skal du stadig prøve dig frem.

Formatet er stadig forholdsvist nyt for os alle, og der er plads til at udforske formen. Derfor skal du ikke holde dig tilbage.

Vær nysgerrig og eksperimenter med forskellige tilgange. Fejl er læring, og vejen til at blive en sand virtuel møde-wizard går gennem personlige erfaringer med, hvad der virker og ikke virker for dig og dine mødedeltagere.

LÆS OGSÅ! Sådan rykker du mødet ud i naturen

Sille Schirmer

Sille Schirmer står bag samtalelaboratoriet Schirmer Talks, hvor hun i samarbejde med virksomheder og organisationer bidrager til meningsfulde samtaler, der styrker relationer. Hun har udviklet samtalekort, der hjælper brugerne med at skyde genvej til berigende samtaler, og så har hun samtaleprojektet Tur med en Fremmed, været nysgerrig på sig selv og skiftende tur-makkere på lange, gående samtaler i både Danmark og USA. I Schirmer Kommunikationhjælper Sille Schirmer videnstunge B2B-virksomheder med at kommunikere vedkommende og modtagerrettet. Sille Schirmer er uddannet Cand. Comm. fra Roskilde Universitet og certificeret coach fra The Ford Institute i San Diego, Californien.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.