Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Online matchmaking: 7 overvejelser til bedre møder på din konference

Online matchmaking: 7 overvejelser til bedre møder på din konference

ONLINE MATCHMAKING: Læs hvordan du kan facilitetere networking på konferencen med online matchmaking, så deltagerne får højt udbytte.

Der er mange måder, hvor deltagerne på en konference eller netværksevent kan møde andre deltagere. Spørgsmålet er, om du som arrangør vil lade det være op til tilfældighederne, hvem der mødes med hvem? Eller om du ønsker, at dine deltagere matches med folk, hvor det virkelig giver mening? Her kan et online matchmaking værktøj hjælpe dig. For tænk, hvis du som arrangør kan medvirke til, at de fremmødte går hjem med relevante kontakter og øger deres netværk (klogt) på grund af din facilitering.

Hvorfor lave møder via et online matchmaking værktøj?

Vi skal ikke glemme muligheden i de tilfældige møder, som opstår i kaffepausen på konferencer. Der kan sagtens opstå tilfældige gode og inspirerende møder, men de er netop det: Tilfældige! Hvorfor ikke sørge for, at dine deltagere kan møde andre deltagere, som de deler fælles faglig interesse med, eller som de kan gøre forretning med?

Der er naturligvis forskellige formål med at holde en konference. Oftest er det faglige konferencer, som skal berige og øge deltagernes viden. Men hvorfor ikke benytte og udnytte chancen for at give deltagerne ekstra værdi med hjem? Det gør du ved at give dem chancen for at møde andre – de ikke nødvendigvis ville have mødt?

Har du samlet 50, 100, 500 eller over 1.000 mennesker til din konference? Så har du en god mulighed for at skabe unikke møder imellem dine deltagere via online matchmaking. Det skaber ekstra værdi for din konference. Det kan også være hele årsagen til, at dine deltagere kommer til din fysiske konference. Når det gælder deciderede netværksevents, giver det sig selv, at du ønsker at fremme de gode og relevante møder imellem deltagerne.

Et online matchmaking værktøj kan matche deltagerne ud fra deltagernes profil og interesser (alle kriterier, som du opstiller). Hvis du benytter et online matchmaking værktøj før din konference, øges chancen betydeligt for, at deltagerne møder andre relevante deltagere.

Hvis et online matchmaking system kan automatisere matchprocessen ved at komme med automatiske matchforslag til dine deltagere og generere en komplet mødeplan over alle dem, der skal mødes, hvor og hvornår, bliver processen meget lettere.

Sådan hjælper du konferencedeltagerne til optimale netværksmøder

Hvordan sikrer du relevante møder med teknisk facilitering?

Brug et online matchmaking system, hvor det er dig, som arrangør, der bestemmer, hvilke kategorier og interesser, som deltagerne skal matches ud fra. Beslut, om det er deltagerne, der skal godkende systemets matchforslag eller, om det er dig som arrangør, der skal godkende og validere møderne.

Jeg anbefaler, at du afsætter tid i programmet til møderne, eventuelt ud på eftermiddagen, og at dit online matchmaking system ”spytter” en komplet mødeplan ud med navne på mødedeltagerne, tid og bordnummer eller lokale.

På den måde undgår du manuelt arbejde i forbindelse med møderne. Med en mødeplan med tider og antal møder ved du præcis, hvor mange borde du skal stille til rådighed. Du har samtidig dokumentation på møderne.

 7 spørgsmål, du skal stille dig selv

Få her 7 ting, du skal huske …

1. Skal facilitering af møderne, via online matchmaking, være obligatorisk eller frivillig?

Du skal beslutte dig for, om møderne imellem dine deltagere skal være en obligatorisk del af din konference, eller om det skal være helt frivilligt.

De fleste vælger, at det skal være et frivilligt – som et ekstra tilbud. Mens nogle vælger, at det skal være et obligatorisk element. Det sidste giver især god mening, hvis det er et decideret netværksevent eller måske et kunde-leverandørarrangement.

Er det en ”klassisk” faglig konference med en masse deltagere på kryds og tværs, anbefaler jeg, at du gør det til et frivilligt element. Det er dog helt oplagt at fremhæve tilbuddet om at mødes med de andre, som noget ekstra værdifuldt.

2. Hvilke kategorier og interessefelter, skal deltagerne matches ud fra?

Det er dig, der bedst kender din målgruppe for din konference og ved, hvilke kategorier og valgmuligheder de skal matches ud fra. Det kan f.eks. være profession, hvor du giver dem fem valgmuligheder at vælge imellem, som er sigende for dine deltagere. Det kan også være tre interessefelter, de kan vælge imellem.

Men det er dig, der bestemmer både, hvilke valgmuligheder og antal. Ha’ dog for øje, at jo bredere valgmuligheder, desto bredere et match – og omvendt, jo snævre, desto snævre et match.

Online matchmaking: Skal deltagerne helt selv bestemme hvem de vil mødes med?

3. Skal deltagerne helt selv bestemme, hvem de mødes med? …

… eller er det dig, som arrangør der foretager valideringen af, at det er de rette, der mødes?

Efter at deltagerne har oprette en online matchmaking profil i matchmaking værktøjet, så er der forskellige muligheder for den videre proces.

Skal deltagerne selv lede i den opståede database af online matchprofiler? Skal du lade online matchmaking systemet komme med automatiske matchforslag ud fra de mest relevante matches, hvor deltagerne enten accepterer eller afviser mødeforslagene? Eller er det dig, som arrangør, der validerer systemets matchforslag – det vil sige, at du accepterer eller afviser møderne for deltagerne?

4. Skal du afsætte tid til møderne i dit konferenceprogram og planlægge 1:1 møderne á la speed-dating?

Jeg anbefaler, at du sætter tid af til, at møderne kan foregå under selve konferencen i et bestemt tidsrum á la speeddating.

Mange afsætter tid på to eftermiddage, hvis konference minimum varer to dage. Det kan f.eks. være fra kl. 14.00-15.00 eller 14.00-16.00, hvis der er mange møder.

Hvis dit online matchmaking system kan give dig en komplet mødeplan med navne på deltagerne på hvert møde, samt tider, gør det dit arbejde lettere. Så skal du blot tælle, hvor mange borde du skal opstille. Antallet af møder, der kan nås og afholdes, afhænger af et samlet deltagerantal til møderne, den totale tidsbegrænsning (2 timer eller 4 timer?) og varigheden af hvert møde (måske 15 minutter).

Hvis nogle af deltagerne ikke kan nå at mødes via din mødeplan,  kan de selv aftale at mødes på et andet tidspunkt. Så længe deltagerne modtager deres personlige komplette mødeplan fra systemet, kan de se, hvem de skal mødes med under konferencen, og hvem de selv skal aftale at mødes med en anden gang.

5. Hvor længe skal hvert møde vare?

Møderne mellem dine deltagere skal vare tilpas længe til, at de kan nå at finde ud af om, der er grobund for en videre snak med den nye kontakt. Ikke for langt, og ikke for kort. Måske 15 minutter, 10 eller 20? Det kommer også an på, hvor mange møder der er i alt, og hvor lang tid, du kan afsætte i programmet.

6. Hvor mange møder, skal der minimum afholdes for, at du kan kalde det for en succes?

For at vurdere succesen af dine møder, bør du bestemme dig for, hvor mange møder du som min. ønsker, der skal faciliteres og afholdes.

Husk, at succesen ikke afhænger af antal alene. Selv en håndfuld møder kan være tilstrækkeligt, men også af kvalitet.

Husk også, at det kan være meget forskelligt, hvor mange møder hver deltagere kan få. Måske har du 20 deltagere, der er med til møderne, hvor nogle kun har et enkelt møde, mens andre måske har 2, 4 eller 6 møder.

7. Hvordan skal kvaliteten af møderne vurderes med online matchmaking?

Det er svært som arrangør at vurdere kvaliteten af møderne alene ud fra match making via et online værktøj. Du kan måske få en idé ud fra matches på titler og interesse på deltagerne. Men det er naturligvis bedst at spørge deltagerne. Bed dem om at evaluere kvaliteten af møderne bagefter.

Spørg dem, hvor godt et møde, de havde fra en skala fra 1-5 eller 1-10. Spørg ind til, hvad mødet handlede om – altså i grove træk. Og spørg, om de har en aftale om at mødes igen.

Jeannette Eis

Jeannette Eis er partner & salgs - og marketingsansvarlig i softwarefirmaet Sortkaffe, der står bag eventplatformen ConferenceCommunicator. Jeannettes passion er at hjælpe eventarrangører med at planlægge og afholde deres events som konferencer, medarbejderevents og messer med eventsoftware som værktøj. Kunderne tæller bl.a. brancheorganisationer som DANSK HR og Dansk Fjernvarme samt virksomheder som Beierholm Revision og LOGSTOR. Med mange års erfaring i samarbejdet med eventarrangører har hun opsamlet en stor viden om behov og udfordringer ved brug af eventteknologi. Jeannette deler gladeligt ud af denne viden, bl.a. i blogindlæg med brugbare tips og tricks.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *