Meetafy.dk
Konferencer, events & møder

Hvordan har Corona skubbet til jeres erfaring med online konferencer?

Hvordan har Corona skubbet til jeres erfaring med online konferencer?

ONLINE KONFERENCER: Få her 10 refleksioner, som du med fordel kan gøre dig til fremtidige online konferencer og events: Hvad har du fået af erfaring, og hvad vil du gøre anderledes?

Der er ingen tvivl om, at INGEN af os er tjent med Corona-pandemien. Den ville vi alle gerne have været foruden. Både med hensyn til sundheden og arbejdslivet (og privatlivet). Men taler vi om eventbranchen, ja så er den hårdt ramt af Corona-pandemien. Ingen tvivl om det. Og det er hårdt! For arrangører som leverandører. Men situationen har også skubbet og tvunget mange af os til at tænke nyt og gøre tingene anderledes.

Mange arrangører har måtte ty til at afholde online møder og konferencer. Som en erstatning for de fysiske møder og events. Og selvom de fleste er enige i, at online konferencer ikke kan erstatte de fysiske 1:1, er ”alle” enige om, at online møder og konferencer og andre online events faktisk giver rigtig god mening i mange tilfælde. Så det spås da også i ”post-Corona” vil mange holde fast i online konferencer. Og vi ser nok også en del hybride events med både fysiske og virtuelle deltagere.

Havde det ikke været for denne krise, havde vi ikke set den stigning i virtuelle møder og events, som vi har. Og med erfaringen har eventarrangører i den grad skulle omstille sig og lære nyt. Ja, ligefrem blive mere digitale kompetente med stigende digital læring.

Online konferencer erfaringer

10-punktsliste til refleksion: Hvilke digitale erfaringer har du nu? Og hvad ønsker du fremadrettet for dine online konferencer?

Er du en af de mange, der har opnået erfaringer med at holde online konferencer og events? Ja, så har du jo nok fået erfaring og gjort dig en del læring. Har du nedfældet dine erfaringer, de gode og de mindre gode? Hvis ikke, så vil jeg anbefale det. For så kan du lære af dine erfaringer og (måske) blive bedre næste gang. Måske kan denne 10 punkts-liste hjælpe:

  1. Hvad har været dit formål og målsætning med at holde online konferencer og andre online events?
  2. Har erfaringen med online konferencer levet op til jeres målsætning og forventninger?
  3. Hvilke krav har du haft til online platforme? Hvad skulle de kunne/du bruge dem til?
  4. Hvilket program eller programmer har du brugt? Hvad er fordelene og ulemperne ved disse?
  5. Hvor meget tid har du måtte bruge på at sætte dig ind i teknikken? Eller har du fået hjælp udefra?
  6. Hvad er jeres direkte økonomiske omkostninger forbundet med online møder & konferencer?
  7. Hvad er jeres indirekte omkostninger i form af personaleressourcer forbundet med online konferencer?
  8. Hvad vil fordelingen af online og fysiske konferencer være fremadrettet?
  9. Hvad vil du gøre anderledes til jeres fremtidige online konferencer fremadrettet ud fra læringen og erfaringerne?
  10. Hvad vil du gøre anderledes til jeres fremtidige fysiske konferencer fremadrettet ud fra læringen og erfaringerne?

Har I opnået det I ville med jeres online konferencer?

Lad mig sætte lidt ord på de 10 refleksionsspørgsmål, som jo hænger naturligt sammen. For det første har I jo haft et formål og en målsætning med at holde online konferencer eller andre online events. Hvad har det været? Og har I fået det ud af det, som I regnede med? Hvad er jeres erfaringer?

Dernæst kan du kigge på erfaringen med de digitale platforme. Hvilket/hvilke har I brugt, og hvad er fordelene og ulemperne lige ved dem? Hvad kunne I godt tænke jer, at de kunne bidrage med fremadrettet? Her vil jeg anbefale, at du skriver en opgaveliste, tjekliste eller en mini kravspecifikation. Og er det dig eller en eller flere kollegaer, der har skulle sætte sig ind i teknikken? Eller har I hyret hjælp udefra?

Hvad har jeres indirekte og direkte omkostninger været – tid og økonomiske?

Så er der jo tiden, som et super vigtigt element. Selvfølgelig! Hvor meget tid har du og dine kollegaer skulle bruge for at holde online møder og konferencer (indirekte omkostninger)? Når vi taler digital læring eller bare det at sætte sig ind i noget nyt, ja, så tager det jo tid. Og det skal du være forberedt på. Men husk også at være kritisk med din tid. For tid er jo en vigtig ressource.

Hvad har de direkte økonomiske omkostninger været? Samt har I tjent penge? Husk, det er jo ikke alle, der sælger billetter til deres konferencer. Hverken de fysiske eller de digitale. Men selvom det at tjene penge for nogle ikke er et mål i sig selv, så er det jo en god idé at kigge på indtjening versus omkostning. Der er naturligvis andre mål med at holde en konference end at tjene penge direkte. Et måske bedre mål for succes er sammenligning af jeres målsætning og succeskriterier for online konference med evalueringen efter afholdelse. Har I opnået det I ville? Eller?

Hvordan bruger du erfaringen og læringen til dine fremtidige konferencer – online og fysiske?

Så er vi kommet til de sidste refleksionsspørgsmål, som jo er en slags konklusion på de ovennævnte spørgsmål. Hvad har du lært? Hvad vil du gøre anderledes? Både med hensyn til online og fysiske konferencer. Hvad bliver fordelingen mon fremadrettet, når vi (forhåbentlig snart) er tilbage til der, hvor vi godt må mødes igen?

Jeg forestiller mig, at du fremadrettet vil tænke strategisk over, hvornår det giver mening at holde fysiske konferencer, og hvornår det giver mening at holde online konferencer. For der er ingen tvivl om, at nogle typer af konferencer og events fint kan afholdes online, mens andre helt sikkert giver mest mening at holde fysisk. Og så kan du jo tænke det ind i en konceptrække.

Måske kan I holde flere, men mindre online konferencer med onlineoplæg. Og måske kan I holde fysiske konferencer, hvor du har særligt for øje, at det skal give mening, at deltagerne møder op fysisk – herunder at du sørger for, at deltagerne har god mulighed for at møde de andre deltagere, da fysiske møder kan noget andet end de virtuelle. Du kan være med til at skabe relevante møder mellem deltagerne, hvis du på forhånd matcher deltagerne smart, eventuelt med et digitalt matchmaking-værktøj til hjælp. Hvor det ikke kun er op til de tilfældige kaffemøder i kaffepausen.

Online konferencer fremtiden

Har du mod på mere digital læring?

Har din erfaring med onlinemøder og konferencer givet dig endnu mere mod på ny digital læring? Måske har du erfaring med digitale eventværktøjer før Corona-pandemien? Måske ikke, men nu? Jeg er sikker på, at mange har måtte tilegne sig ny viden om digitale platforme. Og denne nye viden og tilegnelse vil garanteret skubbe til lysten og behovet for en større brug af digitale eventværktøjer fremadrettet.

Så det helt store finalespørgsmål er: Hvad vil du gøre anderledes fremadrettet ud fra læringen og erfaringerne? Både med hensyn til online og fysiske konferencer og events? Kan du svare på det, ja, så er du kommet langt …

LÆS OGSÅ! Sådan planlægger du din online konference på det virtuelle rums præmisser

Jeannette Eis

Jeannette Eis er partner & salgs - og marketingsansvarlig i softwarefirmaet Sortkaffe, der står bag eventplatformen ConferenceCommunicator og den digitale gæsteregistreringsløsning Guestbook. Jeannettes passion er at hjælpe eventarrangører med at planlægge og afholde deres events som konferencer, medarbejderevents og messer med eventsoftware som værktøj. Kunderne tæller bl.a. brancheorganisationer som DANSK HR og Dansk Fjernvarme samt virksomheder som Beierholm Revision og LOGSTOR. Med mange års erfaring i samarbejdet med eventarrangører har hun opsamlet en stor viden om behov og udfordringer ved brug af eventteknologi. Jeannette deler gladeligt ud af denne viden, bl.a. i blogindlæg med brugbare tips og tricks.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *