Meetafy.dk
Møder & facilitering

Hvor meget SPILD er der på jeres møder? (Del 6)

Hvor meget SPILD er der på jeres møder? (Del 6)

Teambuilding ændrer sig i disse år radikalt (Del 5)
Gentænk møderummet og byd æstetikken indenfor (Del 4)
Klar til hybridmøde? Hold møde i verdens største mødelokale (Del 3)
3 tips til ikke at kede konferencedeltagerne ihjel (Del 2)
Velkommen til fremtiden – lad os mødes her … på en ny måde! (Del 1)

Ja, jeg ved det godt! Bæredygtighed er ved at være et slidt ord. Men bæredygtighed er vigtigt at tænke ind i fremtidens møder og events. Det er nemlig andet og mere end at servere økologisk og ikke bruge plastikbestik.

Det er efterhånden ved at være standard på de fleste store hotelkæder og afholdelsessteder, at man serverer økologisk til en vis grad. Desuden er ”lokalt” blevet et buzzword, og mange kokke går langt for kun at bruge lokale råvarer, der er i sæson, eller at man så vidt muligt bruger hele grisen eller hele guleroden, så vi undgår madspild. Det er der ikke noget nyt i (selvom vi sikkert alle sammen kunne gøre endnu mere).

Kodeordet er stadig SPILD

Selvom bæredygtighed ikke kun handler om madspild, så er spild stadig en vigtig del af et bæredygtigt arrangement – her tænker jeg især på spild af tid og ressourcer, så lad os kigge lidt nærmere på det.

I mange virksomheder holder man ugentlige afdelingsmøder. Men er disse møder egentlig nødvendige? Bliver de aflyst, hvis der ikke er noget vigtigt på dagsordenen? Er der overhovedet en dagsorden? Hvis svaret på ovenstående er NEJ, så spilder vi hinandens tid.

Hvis vi tænker over, hvor mange timer der hver uge bruges i gennemsnit på møder i store virksomheder, så sætter det tingene lidt i perspektiv. En times afdelingsmøde, der kun holdes, fordi det ”plejer vi”, i en afdeling med 20 personer giver 20 spildte timer på en arbejdsuge – altså det samme som et halvt årsværk i den uge. Det er mange spildte ressourcer.

Hvis vi lægger til, at der ofte ikke er nogen dagsorden til disse møder, at nogle af kollegerne kommer for sent (og dermed spilder de øvrige kollegers tid), og at det tager lidt tid at komme tilbage i tankegangen til de opgaver, vi forlod på vores plads for at gå til møde, ja, så er spildet til at tage at føle på.

Hvad er bæredygtighed?

Vidste du at … definitionen på bæredygtighed stammer fra ”Brundtland-rapporten” fra 1987, hvor det blev beskrevet, at ”Bæredygtig udvikling handler om at skabe betingelser for ”et godt liv” for alle – herunder også kommende generationer”. Det forudsættes, at der er noget, som skal bevares eller bringes videre i udviklingen.

Det handler altså ikke kun om økologi og madspild, men om at se udviklingen i et større perspektiv. Dette perspektiv skal vi således også bringe ind i møder og events.

Vi bør slå et slag for hybridmødet

Når vi taler spild af ressourcer i øvrigt, så tænker jeg også på de mange møder, hvor en taler flyver ind for at holde en times oplæg. Det koster en flybillet, en masse CO2, hotelovernatninger, diæter og mere tid. Hvorfor ikke have vedkommende igennem via videoforbindelse? Eller hvorfor ikke holde en del af møderne mellem afdelingerne i øst og i vest som hybridmøde (se mere om dette i artiklen ” Klar til hybridmøde? Hold møde i verdens største mødelokale (Del 3)”) og spare noget transporttid for de medarbejdere, der skal flytte sig?

På denne måde omprioriterer vi ressourcerne, så vi ikke spilder dem, men i stedet ”gemmer” ressourcer, så der er flere til face to face-møderne, for disse skal ikke elimineres.

Der er stadig mange fordele ved at mødes i virkeligheden og ikke kun bag skærmen, men måske er det ikke nødvendigt at mødes ansigt til ansigt hver eneste gang. Vi sparer også tid ved online- og hybridmøder, da disse oftest bliver lidt kortere – det er ganske enkelt ikke det samme at sidde bag hver sin skærm, og vi undgår den småsnak, der ofte trækker et møde ud, men som på den anden side også kan være meget givende. Men vi kan desværre ikke både blæse og have mel i munden!

Muleposen i ny udgave

En af de store syndere i bæredygtighedsligningen, når det gælder møder og events er de materialer, vi lystigt giver vores deltagere. Det kan være muleposer, computertasker, penne, USB-sticks, brochurer og sjove plastikdimser til at løse problemer, vi ikke vidste, vi havde.

Indrømmet: Tendensen til at dele alt muligt og umuligt ud er svundet lidt de seneste år. Det printede materiale er efterhånden næsten væk, og det er USB’en med brochuren også. I dag handler det om at skabe relationer til mennesker, så vi får deres visitkort og kan sende dem det ønskede materiale via mail.

Der er dog stadig tendens til at give vores deltagere noget fysisk med hjem. Det bør vi holde fast i, da fysiske genstande minder deltagerne om vores konference. Vi bør bare overveje, om det er det rigtige, vi deler ud.

Er det egentligt nødvendigt med muleposen eller tasken? Hvis ja, hvor kommer den så fra? Er den fremstillet af asiatiske børnearbejdere og koster 2 kr. stykket – eller er den lavet på en fabrik, hvor ansatte arbejder under ordentlige vilkår og til en ordentlig løn? Den koster ganske vist noget mere, men hvad vil dine deltagere mon helst støtte.

Og skal vi give deltagerne den kuriøse plastik-dims, som er sjov i 5 minutter, eller skal vi skære ned på antallet af ting, vi lægger i den bæredygtige mulepose.  Tænk over hvordan I være medvirkende til mindre plastik i verdenshavene.

Bæredygtighed i bredt perspektiv vil få en større rolle i fremtiden. Men hvorfor vente? Skal vi ikke bare se at komme i gang med at spare tid, mad, ressourcer, plastik, børnearbejde, muleposer osv.

Anne Dalgaard

Anne Dalgaard er Meeting Design and Experience Management Expert. Hun har specialiseret sig i oplevelsesdesign med fokus på faglige konferencer og events og har en uddannelse i oplevelsesledelse og er Certified Meeting Manager (CMM). Anne har virksomheden EventAnne, hvor hun udvikler og formidler viden om fagligt oplevelsesdesign gennem oplæg, workshops, kurser og event-coaching. Derudover designer Anne events for Ingeniørforeningen, IDA og har tidligere været eventdesigner hos Dansk Industri. Hun er desuden tidligere formand for Meeting Professionals International (MPI) i Danmark.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *