Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Planlægning: Hvor god er du til at spilde din og andres tid?

Planlægning: Hvor god er du til at spilde din og andres tid?

Jeg har netop arrangeret en konference på FN i New York. Det var under FN’s generalforsamling, så der var rigtig mange møder og konferencer i hele bygningen i en uge. Da jeg endelig får forbindelse til min kontaktperson i FN, fortæller hun mig hurtigt, at hun har mere end 1.200 ulæste mails, og hun desuden er meget svær at få fat i telefonisk. I stedet for tilbyder hun mig én times planlægningsmøde ca. 10 dage før selve konferencen.

Nu har jeg arrangeret mange konferencer, men jeg er ALDRIG blevet mødt med så lille en ”sprække” til et arrangement for 130 deltagere, topembedsmænd fra hele verden, pressefolk, tv, top security, tolk, garderobe, og servering af en 3-rettes middag. Det har været lidt af en øjenåbner.

Kan du gætte hvad der sker?

Jeg har naturligvis forberedt mig, så godt jeg kan, inden vores planlægningsmøde. Vi går stille og roligt programmet og mine ønsker igennem, og en time efter mødet får jeg en bekræftelse og i øvrigt også en faktura.

Er der så ingen ændringer før konferencen?

Der er som ved andre arrangementer masser af ændringer, men jeg er også klar over, at jeg hverken kan skrive e-mails eller ringe hver dag med ændringer.

Jeg må samle ændringerne sammen og prioritere dem i forhold til vigtighed og så bare håbe, at min kontakt i FN tager telefonen når jeg ringer, og det gør hun langt fra hver gang.

Kan det virkelig fungere?

Ja, for det skal det. På selve dagen får vi adgang til mødelokalet en time før konferencen. Min kontaktperson står frisk og glad, parat til at tage imod mig, og sammen gennemgår vi alt, hvad jeg har bestilt, og da vi ser, at scenen er for lille, rykker vi straks ind og ændrer det.

Hvor god er du til at spilde andres tid?

Hvad er så pointen?

Efter mødet med min kontaktperson i FN har jeg efterfølgende tænkt over, om vi spilder hinandens tid? Fordi vi ikke er 100% forberedt og jo ofte bare forventer, at vi jo bare lige kan ringe eller maile ændringerne.

Men vi kunne jo også vælge at passe lidt bedre på vores egen og hinandens tid. I et godt samarbejde kan vi måske tage lidt mere hensyn til hinanden i planlægningsfasen – ikke mindst for at sikre, at vi på selve dagen er super oplagte til at tage imod de deltagere, der skal have glæde og fornøjelse af vores gode planlægningsarbejde.

Hvor god er du til at spilde din og andres tid?

  • Kan du blive mere bevidst om, at spare din egen og andres tid?
  • Er du altid 100 procent forberedt til et planlægningsmøde?
  • Kan du kommunikere dine forventninger mere klart til andre, når du indleder et samarbejde?
Mette Fisker

Mette Fisker, direktør i ConferenceCare, er kendt for at sætter mødebooking på den strategiske dagsorden. Mette Fisker har i mere end 20 år haft skarpt fokus på at optimere værdien af konferencer, møder og events ved at gøre dem målbare. Kunderne tæller bl.a. Dignity, Udenrigsministeriet, Shire m.fl. ConferenceCare har desuden specialiseret sig i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold. ConferenceCare har vunder flere awards for bl.a. ”Best Conference Partner”.

Comments

  1. Avatar
    Anne Mette Skovsen - 23. november 2017 at 13:48 - Svar

    Du har så ret, Mette! Overvejer om det også kan hænge sammen med, at vi nogle gange er lidt for bekymrede for at træffe en beslutning alene

  2. Anne Mette – det har jeg faktisk ikke tænkt over, men jeg tror du har ret.

  3. Avatar
    Anne Dalgaard - 23. november 2017 at 21:43 - Svar

    Meget spændende, Mette – det må alligevel have været lidt vildt at prøve! Men det er da en overvejelse, jeg også vil gøre mig. Jeg tror også, at en “undskyldning” måske kan være, at vi generelt pakker vores hverdag alt for meget, så det ind imellem kan være svært at nå at forberede møderne helt i dybden…ikke dermed være sagt, at man ikke kan arbejde på det. Bare en tanke :o)

  4. Lige så meget du har ret, Mette, lige så væsentligt er det for mig at se ikke at være FOR forberedt. Eller rettere: At sikre sig at forberedelsen ikke gør os blinde for alt det vi ikke har tænkt på. Vi kan møde op med skarpe og velafprøvede tjeklister og have helt styr på alt det hi har helt styr på … men hvis vi ikke kigger ud over listen eller vores egen forståelseshorisont efter nye perspektiver og input, risikerer vi at overse det vi ikke vidste vi har brug for. Kunsten er at balancere. Ikke?

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *