”Stop planning meetings – start designing experiences”. Det var mottoet, da jeg før sommeren var til en stor konference i USA om den oplevelsesbaserede konference. Selvom det er lige vand på min mølle, så viste det sig hurtigt, at der er forskellige opfattelser af, hvornår en oplevelse er en oplevelse. For arrangørerne var gået i den vante fælde at tro, at hvis vi bare får nogle kendisser til at tale og laver noget flot grafik med blinkende neonlys og høj musik, så har vi os en oplevelse. Og det er jo slet ikke tilfældet.
Hvis du har kigget forbi Meetafy før, har du måske også set artiklen ”Den oplevelsesbaserede konference … hvad er nu det?”, som er første artikel i en serie om at designe din konference som en oplevelse. Her beskriver jeg de dele, en oplevelse består af – og særligt de forhold, der skaber en oplevelse (og dem, der ikke gør). For selvom både nye og garvede eventplanlæggere kan synes, det lyder besværligt og fluffy, så er oplevelse faktisk slet ikke så svært eller ”farligt”, som det lyder.
Oplevelse handler ikke kun om underholdning
Det vigtigste, du skal forstå, når du skal designe din oplevelse er, at der er forskel på underholdning og oplevelse! Når de fleste mennesker hører ordet ”oplevelse”, tænker de straks på Tivoli eller Roskilde Festival eller dengang, hvor de løb ind i Ole Henriksen i Los Angeles. Selvom det kan være store oplevelser for den enkelte, så indebærer begrebet ”oplevelse” i vores kontekst noget andet.
5 krav til at skabe en oplevelse
Når jeg taler om ”oplevelse” her på Meetafy og i sammenhæng med konferencer, events og møder, så er der fem elementer, der skal tages højde for, før vi kan kalde vores arrangement en oplevelse:
- Oplevelsesrummet skal inddrages – og her er ikke kun tale om selve mødelokalet (som ikke behøver være et lokale!), men også de øvrige deltagere og værterne
- Alle sanser skal i spil
- Deltagerne skal involveres
- Der skal være en vis nyhedsværdi eller uforudsigelighed
- Kommunikationen skal understøtte arrangementet og afstemme forventninger
5 følelser deltagerne bør have
Når disse fem elementer går op i en højere enhed, har vi lagt den bedste grund for at give deltagerne en oplevelse. Ja, de skal faktisk gå fra arrangementet med disse 5 følelser.
- Jeg får indflydelse, bliver lyttet til og er medproducent
- Jeg føler nærvær og autenticitet i arrangementet
- Arrangementet føles unikt og skræddersyet til mig. Det er meget relevant
- Formålet med arrangementet har helt klart nået målet
- Jeg har lyst til at fortælle om det til venner, familie og kolleger.
Ny tankegang i din eventplanlægning
I bund og grund er oplevelsesdesign i events ikke noget nyt – det er bare en del af mødedesignet, men det kræver en ny tankegang, og at du som eventplanlægger bruger lidt mere tid på at planlægge din event, og selvom det altid er svært at finde mere tid, så er denne ekstra tid givet godt ud.
Når du går i gang med at planlægge din første oplevelsesbaserede konference, så skal du egentlig bare gøre det, du plejer – med den lille ekstra detalje, at du skal indtænke de fem oplevelseselementer ovenfor.
Du skal stadig bestille mad og kaffe, sørge for oplægsholdere og tænke i de små overraskelser, der gør en af dagligdagens mange konferencer til noget særligt. Men når du bestiller maden, skal du huske at tænke i smagssansen, og når du bestiller sted, hvor det skal afholdes, skal du huske at tænke indretningen af sted og lokaler ind i din plan, ligesom du skal huske at klæde kollegerne godt på til at være gode værter.
Kort sagt, så handler oplevelsesdesign om at tage stilling og om at tænke ALLE konferencens dele ind i en større sammenhæng. Det er slut med at se hvert punkt på to do-listen som en isoleret opgave, der bare skal overstås. I stedet skal vi gå halv-videnskabeligt til værks og tænke i Newtons 3. lov: At hver handling, vi foretager os, har en konsekvens – og således også i eventplanlægning. Ja, hvem skulle have troet, at Newton ville have indflydelse på eventbranchen?
