Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Her er opskriften på invitationer der bliver læst

Her er opskriften på invitationer der bliver læst

At skrive en invitation til et arrangement er som at bage en kage. Består kagen ikke af de allerbedste ingredienser, så kan du pynte kagen lige så meget, du vil, men den bliver aldrig rigtig god. Sørg for at invitationen indeholder alle de rigtige ingredienser og den sidste finish, så kan du bedre tiltrække deltagerne.

Vil du have ingredienserne til den gode invitation? Så læs med her:

Sådan forbereder du dig: Find dit engagement frem

Inden du går i gang, så mærk efter. Hvordan får du dit engagement til at skinne igennem i invitationen? Personligt kan jeg tydeligt mærke, om arrangøren virkelig gerne vil have, at jeg kommer – eller om det gælder om at få så mange som muligt til at trykke på ”JA TAK-knappen”.

Dit engagement kommer bedst til udtryk, når du har en klar fornemmelse af, hvem målgruppen er. Forestil dig, at du skriver direkte til hver enkelt deltager. Lad dit engagement skinne igennem i en personlig tone. Start gerne med ”Kære Pia” – eller ”Hej Pia”. Jeg synes altid, det er rart at få en personlig invitation og ikke blot en ”masseudsendelsesmail”.

5 vigtige ingredienser, du bør have helt styr på

1. Emnefeltet

Det afgørende for, om vi åbner en mail, er emnefeltet. Skriv mere end blot ”Invitation”. Det er en videnskab at skrive et emnefelt, der fænger. Skriv kort, ca. 50 anslag. Vær tydelig og væk nysgerrighed uden at være kryptisk. Stil gerne spørgsmål i emnefeltet eller en løsning på en udfordring. Det kunne være ”Sådan skriver du invitationer, som bliver læst” eller ”Spar tusindvis af kroner på dit næste arrangement” – men man skal altid holde, hvad man lover i emnelinjen.

2. WHY?

Holder du et fagligt arrangement, så gør det tydeligt HVORFOR. Hvad får man ud af at deltage? Min erfaring viser, at rammer du plet i forhold til, hvad målgruppen gerne vil vide, så skal de nok komme. Arrangementer, der hurtigt er udsolgte, har et meget tydeligt ”why” i invitationen. Ja, man får nærmest fornemmelsen af, at hvis man ikke deltager, så går man virkelig glip af noget. Til ikke-faglige arrangementer, kan ”why” erstattes af selve anledningen til invitationen, f.eks. et jubilæum eller en reception.

3. Gør indtryk med dit layout

Vi får hele tiden mails med invitationer. Hvis du vil skille dig positivt ud, skal du sende en invitation, der er professionel og gør indtryk. Den skal skabe nysgerrighed og vække opmærksomhed hos læseren. Og den skal skille sig ud. Det gør almindelig mail-layout sjældent.

Få info før, under og efter konference på rette tidspunkt4. Gør det nemt at finde praktiske detaljer

Alt det praktiske skal naturligvis indgå i invitationen. Her gælder det om at være grundig, så deltagerne er trygge ved alle detaljerne. Hvis du samler alt det praktiske til sidst, er det nemt at finde og overskue:

  • Dato
  • Tidspunkt/sluttidspunkt
  • Sted
  • Traktement, forfriskning, parkeringsmuligheder/transportmuligheder
  • Tilmeldingsfrist
  • Pris – ved betalingsarrangement.

5. Vide giver den sidste finish

Jeg ser flere og flere invitationer, der indeholder video, hvor arrangøren personligt inviterer deltagerne og fortæller om ”why”. Video er en ekstra finish til din invitation. Det er en ny tendens med et stort potentiale, fordi vores hjerner opfatter visuelle indtryk hurtigere end tekst. Videoer kan også give et mere personligt indtryk af dit arrangement.

Klar til servering? Timing, fif og de nye EU-regler

Hvor tidligt skal jeg sende invitationen ud?

Alle i forretningslivet får mange invitationer, så jo tidligere desto bedre. Måske kan du starte med at sende en: ”Save the date”. Den har dog kun effekt, hvis den indeholder en overbevisende appetitvækker på, hvad der skal ske. Invitationer bør ikke sendes ud senere end 1 måned før arrangementet.

Gør det let at tilmelde sig. En tydelig knap med call to action

Alle deltagere har en travl hverdag, så hjælp dem – og dig selv – bedst muligt: Brug et system, der lever op til alle standarder. Det skaber overblik og ro for dig som arrangør.

Mål effekten – lav flere udsendelser

Skal du sende mange invitationer ud, så del evt. invitationerne op i små udsendelser og se, hvilke formuleringer eller emnelinjer, der klarer sig bedst. Hvis du sender ud via et marketingmodul, kan du tracke antal åbne invitationer.

Hold deltagerne til ilden …

Den gode invitation indeholder også en række remindere. Har deltagerne tilmeldt sig i meget god tid inden et arrangement, så mind dem om det. Send f.eks. en relevant artikel før arrangementet.  Omkring 10 dage før bør du sende en: ”Tiden sig nærmer sig-mail” med praktiske oplysninger. Disse informationer kan også sendes pr. sms til deltagernes telefon i form af en app.

Besked om afbud

Deltagerne skal altid vide, hvad de gør, hvis de bliver forhindret. Men det skal ikke stå i invitationen kun i bekræftelsen.

Overhold de nye EU-regler i tilmeldingen

Med EU’s nye persondataforordning, som træder i kraft den 25. maj 2018, er det ikke længere muligt at tilmelde sig via e-mail til et arrangement. Deltagerne skal vide, hvad deres data bruges til. Data skal bl.a. krypteres og opbevares på en server i Europa. Nye forhold, du som arrangør skal tage højde for.

 

Mette Fisker

Mette Fisker, direktør i ConferenceCare, er kendt for at sætter mødebooking på den strategiske dagsorden. Mette Fisker har i mere end 20 år haft skarpt fokus på at optimere værdien af konferencer, møder og events ved at gøre dem målbare. Kunderne tæller bl.a. Dignity, Udenrigsministeriet, Shire m.fl. ConferenceCare har desuden specialiseret sig i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold. ConferenceCare har vunder flere awards for bl.a. ”Best Conference Partner”.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *