Hvis du vil planlægge det mest effektive møde, det absolut mest udbytterige møde, hvilket spørgsmål vil så være DET rigtige at stille og bruge tid på at finde svar på? Hvilken proces vil være DEN vigtigste at sikre, at I har styr på for at opnå succes? Hvilket problem vil være DET problem, som – hvis I løser det inden for f.eks. 6-12 måneder – vil give mest overskud, opbakning og indflydelse?
I forbindelse med udvikling af teams bliver jeg ofte inviteret til at gennemføre teammøder. Min rolle er som træneren for en holdsport, hvor man hele tiden er med på sidelinjen og løbende kalder til samråd, når der er brug for det. Jeg anvender ofte en metode, som handler om at vælge:
- DET rigtige spørgsmål
- DEN vigtige proces eller
- DET problem at arbejde med på teammødet.
Som mødearrangør kan du bruge metoden til dit kommende møde. Metoden giver dig som mødeplanlægger en nyttig indledende proces, der både kan gennemføres før selve mødet eller som opstarten på mødet. Jeg har anvendt metoden et utal af gange. Selve processen med at vælge og finde frem til de emner, der skal arbejdes med, er berigende af flere grunde.
- Metoden sætter deltagernes værdier og overbevisninger i spil. Det giver indsigt i hinanden og dermed en fornemmelse af, om alle er på vej i den samme retning.
- Der dukker en masse underspørgsmål op, som er nyttige for teamet af afklare, før der træffes et endeligt valg. Det er som regel disse underspørgsmål, som tages for givet, at alle har svaret på i en travl hverdag.
- Metoden bringer alle i teamet ”up to speed” – både med hensyn til aktiviteterne i teamet, og som regel bringes roller, ansvar og beføjelser op.
Ny fælles forståelse
Som mødefacilitator er det vigtige at tage de 3 spørgsmål et ad gangen og eventuelt bruge et helt møde på hver af de 3 spørgsmål.
Jeg starter som regel med at bede teamet om at finde den proces, der skal være styr på for, at teamet får succes. Dette bringer helt naturligt spørgsmålet op omkring, hvilke leverancer teamet skal mestre. Det fører til spørgsmålet om, hvilke modtagere der findes af teamets referencer. For teams, der har arbejdet sammen længe, kan det være nemmere at arbejde med at finde DEN livsvigtige proces, mens nye teams hurtigt opdager, at de skal fokusere på leverancerne og modtagernes af teamets leverancer.
Når jeg har arbejdet med processen, går jeg som regel videre med at finde DET problem, der skal løse og slutter af med at finde DET spørgsmål, som er vigtigst at finde svar på. Det er også sket, at metoden giver teamet en forståelse af, at de bliver nødt til at holde flere møder, for at kunne besvare de 3 spørgsmål – hvilket i sig selv kan være nyttigt at opdage for teamet, så de ikke spilder hinandens energi og gode intentioner med at løbe i hver sin retning.
Inspiration til lederen
Lederen kan formodentlig besvare de 3 spørgsmål, men ofte vil lederen være nysgerrig på, hvordan de andre i teamet vil svare.
Hvis du som mødeplanlægger, er usikker på processen, så kan du indledningsvist spørge lederen, om han/hun selv kan besvare de 3 spørgsmål. Det kan sagtens være, at lederen kan svare på de 3 spørgsmål, men ofte giver det inspiration til lederen at høre teamets svar på de 3 spørgsmål.
Som mødeleder handler det mest om at være facilitator og styre ”slagets gang”, da metoden bringer både værdier og overbevisninger frem. Lige netop værdier og overbevisninger er det stof som både kærlighed og krig er gjort af.
