Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Grafisk facilitering: Fakta, myter og gode råd

Grafisk facilitering: Fakta, myter og gode råd

Hvad er grafisk facilitering? I denne artikel lærer du hvordan hurtige visualiseringer bruges i konference- og mødesammenhænge på vidt forskellige områder. For eksempel for at styrke innovation og nytænkning, støtte hukommelse på konferencer, kommunikere viden i præsentationer, skabe aktive læringsrum, der involverer deltagerne i at skabe overblik over arbejdsprocesser.

 

På konferencer og møder kan du i dag opleve en person, som sætter billeder på dagens indhold, eller bruger visualisering, som en faciliteringsteknik. Mange kender denne aktivitetet som grafisk facilitering, men er usikre på, hvad de kan forvente, eller hvordan de finder den person, som kan tilføre deres konference eller møde størst værdi.

Hvis du selv har været til en konference med en grafisk facilitator, ved du, at deres streg ser forskellig ud.

Ligesom de fysiske resultat kan se ud på mange måder, er de arbejdsprocesser vi bruger til at indsamle, organisere og sætte billeder på jeres viden også forskellig alt efter formål og facilitatorens ekspertise:

Eksempler på Instagram

Er du interesseret i bredden af facilitatorer i Danmark. Så tjek dygtige facilitatorer på Instagram som:

@jimiholstebro.dk
@jakobstorm.art
@michaeleriksen73
@kristine.nygaard

Selv lægger jeg eksempler ud på @mienoergaard næsten hver dag.

Den personlige streg er lige så forskellig som vores håndskrift. Men mere vigtigt: Indholdet og måden vi vinkler materialet på er også.  Men hvad du måske ikke har opdaget er, at det, vi grafisk facilitatorer gør, heller ikke er det samme.

Ved et hurtigt blik ser det måske ens ud, men ved nærmere analyse er indholdet – og dermed værdien af det, vi hver især tilbyder – helt forskellig. Fuldstændig ligesom, at to tekstdokumenter ved først øjekast kan se ens ud, selvom det ene indeholder en økonomisk analyse og det andet en rejsebeskrivelse fra Tyrkiet.

Facilitering skal gøre noget let

Grafisk facilitering bliver ofte omtalt som en metode, som gør det lettere at skabe overblik, engagement, nytænkning osv. Det er ikke rigtigt! Det svarer til at sige at “at bage kage” er en metode.

Ordet ’facilitering’ betyder at gøre noget lettere, og ’grafisk’ refererer til de 9 grundsten, du kan kommunikere viden med, med en tusch i hånden. Bogstaver, billedmotiver og statistiske oversigter er eksempler på grundsten.

Grafisk facilitering er altså det, vi gør, når vi bruger disse 9 grundsten til at gøre ’et eller andet’ lettere. Dette ’et eller andet’ er for eksempel at gøre en præsentation lettere at huske, at hjælpe med at få nye ideer, eller noget helt andet.

Du kan læse mere om de 9 grundsten – i forskningsverdenen kalder vi dem semantiske grundstrukturer – i denne korte gennemgang.

Vil du huske eller vil du engagere?

Folk anvender grafisk facilitering til forskellige formål. Og derfor ser de fysiske tegninger og arbejdsprocesserne også forskellige ud – ikke kun forskellige facilitatorer imellem, men også fra kunde til kunde.

Nedenfor har jeg listet formål, som mange af mine kunder har, og som har betydning for, hvordan de fysiske tegninger kommer til at se ud, og hvordan jeg kommer frem til dem:

  • ”Vi vil gerne inspirere nytænkning og innovation”
  • ”Vi vi gerne have et referat af vores konference”
  • ”Vi vil gerne støtte deltagernes hukommelse”
  • ”Vi vil gerne hjælpe deltagerne få overblik over et stort materiale”
  • ”Vi har brug for at få beskrevet og analyseret data”
  • ”Jeg vil gerne holde en levende præsentation, som jeg kan improvisere ud fra, når jeg underviser”
  • ”Vi vil gerne inddrage og engagere workshopdeltagere”.

En god facilitator – og det gælder også en grafisk facilitator – vil altid spørge ind til, hvad formålet med arbejdet er. Hvad er det, der skal faciliteres? Er det engagement, hukommelse, læring?

Hvis du bruger grafisk facilitering, skal du være helt klar i spyttet på dette punkt. Det er fristende at sige ”det hele”, men det er ikke realistisk! For eksempel er: ”Jeg vil gerne have et referat” og ”Jeg vil gerne have inspiration og nye ideer” lodret modstridende i 99% af de tilfælde, jeg møder.

En grafisk facilitator kan ikke på 90 minutter lytte til en forskningspræsentation for allerførste gang, analysere hovedbudskaberne, visualisere dem som en sammenhængende argumentation krydret med dilemmaer OG tekniske detaljer samtidig med, at pointerne bliver relateret til konferencens øvrige indhold. Men vi kan det næsten. I alle fald hvis vi kender behovet på forhånd og kan skræddersy en arbejdsproces, der støtter os.

Grafiske facilitatorer har selvfølgelig forskellig streg. Men den måde vi arbejder på, og fortolker input er også forskellig og bliver skræddersyet fra kunde til kunde.

Illustration af grafisk facilitering

Eksemplerne nederst er venligst udlånt af Kristine Nygaard. De er tegnet på iPad og er dele af en lang serie skitser, som produceres under en konference. Kristine Nygaards værker er langt mere åbne og drømmende i deres udtryk end mit eget eksempel som ses ovenfor. Det er lavet på papir og har en markant fysisk tilstedeværelse i konferencerummet.

Dine behov skal prioritere, så den grafiske facilitator kan strikke en arbejdsproces sammen, som kan levere det, du har brug for. Men måske skal du også levere noget til den grafiske facilitator. Gode bud er en central placering på konferencen, så den grafiske facilitator kan høre og se, hvad der foregår. En placering, som ikke er oveni deltagernes tasker og kaffekander og med tilpas luft under albuerne til at de nærmeste konferencedeltagere bliver trådt på.

Hvis du bruger en grafisk facilitator til møder for at inddrage deltagerne i for eksempel kortlægningsøvelser, er det nødvendigt at booke et rum med plads på gulv og vægge. Et rum, hvor man kan stå op og arbejde, og hvor man ikke skal bruge 40 minutter på at fjerne bordopstilling og tage billeder ned ad væggene først. Du kan ligeledes hjælpe din grafiske facilitator ved at beskrive formålet med mødet eller konferencen rigtigt skarpt:

  • Hvad er i fokus?
  • Er der interessenter, der vil forsøge at dreje temaet over på noget andet?
  • Hvad skal materialet bruges til bagefter?

4 eksempler på brug af visuel procesfacilitering og grafisk facilitering

Fordi grafisk facilitering både er en arbejdsproces og et fysisk produkt kan værdien ses på forskellige områder. Du skal som kunde altså ikke udelukkende vurdere værdien af din investering på, hvordan de fysiske tegninger ser ud (og slet ikke hvis dit formål var at engagere mødedeltagere i at tænke og lære).

Lad os kigge på fire eksempler med forskellige formål og situationer. De fire eksempler beskriver forskellige måder at arbejde med grafisk facilitering og procesfacilitering, og forskellige slutprodukter:

1. Vi vil styrke innovation og nytænkning

En skoleklasse skulle give inspiration til en større ombygning i Givskud Zoo.

Da arkitekt Aviaja Borup skulle hjælpe Givskud Zoo med at samle inspirationsmateriale til en større ombygning, var det med hjælp fra en skoleklasse, som skulle give inspiration til havens designere og arkitekter. Kunden havde også behov for yderligere materiale, som kunne udvikle og perspektivere børnenes ideer, og som kunne inspirere til udvikling af helt nye services eller oplevelser i haven.

I løbet af workshoppen følger den grafiske facilitator børnene i deres arbejde med at udvikle og beskrive ideer til oplevelser. Den grafiske facilitator indsamler selv inspiration og producerer i løbet af gruppearbejderne en række plakater, som præsenterer børnenes ideer og indsigter, og perspektiverer dem med eksempler på, hvordan de kunne indgå i nye oplevelsesdesign. Den grafiske facilitator tilfører altså et nyt fagligt indhold, når hun bygger videre på børnenes ideer.

Plakaterne udgjorde sammen med børnenes prototyper den dokumentation fra workshoppen, som dannede grundlag for den videre ideudvikling hos projektets designere og arkitekter.

2. Vi vil støtte hukommelse på konference

Eksemplet her er fra en faglig konference, hvor kunden havde behov for at få samlet hovedpointerne fra forskere og myndighedsrepræsentanter.

Formatet og formen skulle her kunne bruges af deltagerne til at præsentere konferencens indhold for deres respektive afdelinger i hjemlandene, som løbende inspiration i et fællesnordisk projektarbejde og til at støtte kommunikationen om projektet til deltagere og interessenter.

Værket på billedet er en ca. 14 meter lang frise inddelt i billedfelter. Den er tegnet real time fra en central plads i konferencerummet, uden inddragelse af deltagerne. Disse felter kan efterfølgende skæres fri og placeres i projektgruppens rum som løbende inspiration.

Indholdet af frisen er hovedpointerne fortalt i en sammenhængende tekst, som i princippet kan læses som en tegneserie. Det gør det let at bruge værket til at repetere og præsentere pointerne for andre. Illustrationer og eksempler bruger humor og leg med sproget for at lokke øjet til og gøre budskaberne tydelige. På den måde fungerer værket som en indgang og et ”executive summary” til talernes mere data-tunge PowerPoint-præsenationer.

3. Jeg skal sælge et budskab i en præsentation


I dette eksempel har kunden på en workshop selv beskrevet en model for en særlig arbejdskultur. Nu har de brug for at kunne formidle den levende til medarbejderne.

Målet er en model, som man kan tale og improvisere ud fra i en PowerPoint-præsentation, og som sætter sig i hukommelsen.

Resultatet er en visualisering som tilføjer eksempler og kontekster til modellens tekst. Teksten beskriver den ønskede adfærd, og de små tegninger lokker øjet til, samtidig med at de gør teksten konkret med eksempler. Visualiseringen kan bruges i PowerPoint og bliver også trykt som plakater, som hænges op i virksomheden. Den humoristiske tegneseriefortælling sikrer, at medarbejderne ønsker at besøge budskabet mange gange, når de for eksempel møder den i frokoststuen.

4. Skabe aktive læringsrum, der involverer deltagerne i at skabe overblik over arbejdsprocesser

I dette eksempel har kunden brug for at inddrage medarbejdere i en beskrivelse af nye serviceprodukter. Resultatet skal give et overblik over hvordan virksomheden skal arbejde i fremtiden og hjælpe medarbejderne sælge dette budskab i deres afdelinger.

Denne process prioriterer deltagerinddragelse for overblikket over, hvordan virksomheden arbejder, og hvilke hjælpemidler medarbejderne råder over, er noget kollegerne kun kan skabe i fællesskab.

Den grafiske facilitator har forberedt en visuel oversigt over den nuværende arbejdsproces og en 5 meter lang skabelon. Grupperne kortlægger selv de alternative forbedrede processer, og den grafiske facilitator hjælper dem holde fokus på vigtige detaljer som, “hvilken værdi har det for kunden”, “hvem gør hvad” og “hvordan hænger aktiviteterne sammen”.

Efterfølgende sorterer den grafiske facilitator med ledelsen ideerne fra skabelonerne og rentegner dem som de fem fremtidsscenarier, som virksomheden skal arbejde mod. Hver deltager modtager en plakat af fremtidsscenarierne til at støtte deres videreformidling i deres respektive afdelinger og lande.

Hvis du gerne vil blive endnu bedre til at vurdere, hvad du kan få ud af forskellige former for grafisk eller visuel facilitering, så læs mere om blandt andet aktører, aktiviteter og virkemidler her.

Mie Nørgaard

Mie Nørgaard er en af Danmarks førende eksperter i at anvende hurtige tegneteknikker – sketching – til at understøtte refleksion, analyse og diskussion på konferencer og udviklingsmøder. Hun har i mere end 15 år forsket og undervist i effektive brugercentrerede designprocesser på Danmarks største universiteter. I regi af Center for Visual Thinking hjælper Mie Nørgaard virksomheder med at engagere mennesker i læringsprocesser og innovationsarbejde. Det sker gennem kurser i professionel visuel facilitering, undervisning i organisationer, der arbejder med innovation og kreativitet, foredrag om brugerinddragelse, co-creation og brugen af skitsering i analyse- og designarbejde, workshops, hvor hun som visuel facilitator hjælper virksomheder med at få overblik og nå ind til kernen af komplicerede problemstillinger inden for emner som service design, digitalisering og forretningsudvikling. Mie Nørgaard har en PhD i Computer Science og er en af Danmarks førende eksperter inden for effektiv visuel facilitering og brugercentreret design. Læs mere på MIE NØRGAARD

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *