Meetafy.dk
Møder & facilitering

Gentænk møderummet og byd æstetikken indenfor (Del 4)

Gentænk møderummet og byd æstetikken indenfor (Del 4)

Velkommen til fremtiden – lad os mødes her … på en ny måde (Del 1)

3 tips til ikke at kede konferencedeltagerne ihjel (Del 2)

Klar til hybridmøde? Hold møde i verdens største mødelokale (Del 3)

I serien om ’Fremtidens møde’ har vi set på nye mødeformater, hybridmøder, og hvordan deltagerne gerne selv vil designe deres konferenceprogram. Men hvad med mødelokalet? Skal vi gøre alt anderledes, men stadig sidde på stolerækker i et firkantet rum med hvide vægge?

Nej vel! Vi skal også gentænke møderummet, hvis vi vil løfte vores møder ind i fremtiden. Faktisk er der ikke kun tale om et møderum, men om et oplevelsesrum, da vi ikke kun kigger på selve møderummet, men også på omgivelserne.

Fra standard mødelokale til kreativt oplevelsesrum

En af de indretningstendenser, der præger ’fremtidens møderum’ er fleksible rum i stedet for stolerækker. Der skal være plads til flere forskellige bordopstillinger, hvor vi selv kan ommøblere undervejs. Derfor er der brug for lette, luftige møbler.

Interview med Tine Rosa Ebdrup om møderummet

Men der er mange andre tendenser, og dem har jeg talt med Tine Rosa Ebdrup om. Tine er designer og har en Ph.d. i brugerinddragelse og æstetik i viden- og læringsmiljøer. Hun har mange års erfaring inden for design af rum og konceptudvikling og har derfor stor indsigt i, hvordan man designer møderum, der virker – alt efter kontekst og formål.

1. Hvilke tendenser ser du for fremtidens møderum?

Mødeplanlæggerne vil gerne have, at mødefaciliteterne tilfører mødet noget ekstra. De vælger mødested ud fra det kriterie, at de gerne vil give deres mødedeltagere en oplevelse – her er nogle eksempler:

  • Man vælger et rigtig lækkert sted, altså i den luksuriøse ende, fordi man ønsker, at deltagerne skal føle sig forkælet og værdsat (f.eks. som medarbejder)
  • Man vælger at holde arrangementet på et usædvanligt sted – f.eks. i et teater eller i et ”iscenesat” miljø
  • Det kan være, at man kombinerer et anderledes sted med aktiviteter i mødet
  • Man gør noget ekstra ud af de kendte møderum, så de underbygger en atmosfære.

Man er omhyggeligt med at vælge ud fra formål og kontekst, fordi man spørger: Hvad er det, mødet skal? Hvem skal deltage?

Et mødelokale, hvor bordet er en omvendt kano, er måske ikke befordrende for et budgetmøde i et revisorfirma, men på et reklamebureau ville det måske være fint. Det kommer an på, hvem mødedeltagerne er.

Til gengæld kan rummet med kanoen måske være befordrende i revisorfirmaet, hvis de skal lidt ud på kanten og tænke nye kundegrupper eller skal kigge på deres indgroede vaner og forældede handlemønstre som medarbejdergruppe.

Jeg tror, vi vil se flere anderledes møderum, som kan vælges til, når det er passende. Flere og flere medarbejdere vil arbejde hjemme, og flere virksomheder vil derfor have færre kvadratmeter. Når medarbejderne skal samles, skal det ske ”ude i byen” og være et sted, der enten afspejler deres værdier, eller som tilbyder noget helt andet.

2. Hvilke tendenser inden for møderum har haft deres storhedstid?

De ”innovationsrum”, der blev indrettet for 10-15 år siden, tror jeg, har set deres endeligt. Man tænker ikke nødvendigvis kreativt og nyt, fordi man kan skrive på væggen eller bordet. Det er heller ikke helt nok bare at sidde i en rød stol ved et blåt bord med et par orange sækkestole i hjørnet.

På konferencer skal der også mere end post-its og en væg til for at skabe nye tanker. Post-its og væg får os op af stolen, og det er fint at aktivere kroppen, men det er stadig ordene og det verbale, der bruges. Sanserne skal stimuleres meget mere gennem rummet, lys, lyd og muligheden for at flytte sig til forskellige zoner gennem dagen, hvis man vil holde deltagerne vågne og give dem det fulde udbytte af konferencen.

Hvis man skal have folk til at tænke nyt – folk, som ikke normalt har det som arbejdsfelt – skal de ”forstyrres” lidt. Jeg mener, at man skal gøre sig meget mere umage med at skabe rum eller zoner, der sansemæssigt og dermed følelsesmæssigt påvirker mødedeltagerne. Rum, der sætter associationer i gang, ophæver magtbalancer, giver mulighed for at slippe hverdagen og vanerne et øjeblik. Det gælder både almindelige møderum og konferencelokaler.

3. Hvad tænker du om omgivelserne – det, der er uden for møderummet?

Jeg mener, at man slet ikke udnytter det fulde potentiale, når man arrangerer konferencer på den traditionelle måde. Man skal igen bruge rummet meget mere aktivt til at skabe sansemæssigt og aktivitetsmæssigt forskellige zoner, som deltagerne kan søge hen igennem konferencedagen.

Der skal helt sikkert være en zone, hvor man kan slappe helt af – en stillezone. Hjernen står af og har brug for ro. Her kan der f.eks. være stille afspændingsmusik.

Man bør også indrette en zone, hvor man kan sætte sig og samle op på det, man har hørt, så man er sikker på, at det interessante ikke bare forsvinder. Og så mener jeg, at networking skal rammesættes f.eks. i en zone, hvor man går hen specifikt for at netværke (a lá speed dating). På den måde kan man vælge til og fra og få snakket med nogle, man ikke kender.

Møderummet påvirker mødets udfald

4. Hvad oplever du, at mødeplanlæggere glemmer at tænke over, når de skal indrette et møderum?

Det, man oftest glemmer, er at tage høje for den sansemæssige dimension: At rummet stemmer os og dermed påvirker mødets udfald. Man glemmer at bruge de æstetiske virkemidler, som er lige ved hånden såsom lyd og lys. Der er meget stor forskel på at blive budt velkommen til et møde med smuk, stille musik (eller høj og livlig) eller træde ind i et mødelokale uden musik.

Det samme gælder for lyset: Man kan spille meget mere på at ændre på lyset og måske nogle gange mørklægge rummet og tænde stearinlys eller dæmpe lamper/lyskæder osv. Det kræver, at mødefacilitatorerne/mødearrangørerne tager den rumlige-æstetiske dimension lige så alvorligt som den praktiske.

Det er faktisk helt utroligt, at der ikke tænkes mere på, hvordan vi påvirkes sansemæssigt og følelsesmæssigt af de fysiske rammer, vi er i, og de æstetiske input, vi får. Det er jo det, der i høj grad er med til at sætte den følelsesmæssige og mellemmenneskelige dagsorden for mødet.

5. Har du nogle råd til, hvordan man skaber sammenhæng mellem praktik/logistik og æstetik, når det gælder møderummet?

Det er et spørgsmål om at designe rummene med omtanke og få professionelle designere til at hjælpe. De kan tage højde for de problematikker, der er, og skabe en løsning, der fungerer både praktisk og æstetisk. En stol behøver jo ikke at være kedelig for at være god at sidde i. Nærende mad behøver ikke at være uden smag. På samme måde behøver et rum ikke være kedeligt for at fungere på det praktiske plan. Det er et spørgsmål om design.

Tine runder interviewet af med at gøre mig meget klogere på æstetik:

Æstetik betyder oprindeligt ”Det vi erkender via sanserne” og opstod som en ny erkendelsesform med Alexander Gottlieb Baumgartens afhandling ”Aesthetica” i 1758. Senere er æstetik blevet koblet sammen med ”det skønne”, men i sin oprindelige form handler det ikke nødvendigvis om skønne sanseindtryk, men om hvordan vi opfatter verden gennem sanserne og påvirkes derved.

Og det er jo utroligt interessant, for både det skønne og sanserne bør inkorporeres i fremtidens møde(rum) – sådan kan vi bl.a. løfte vores møde fra at være netop et møde til at være en oplevelse.

Anne Dalgaard

Anne Dalgaard er Meeting Design and Experience Management Expert. Hun har specialiseret sig i oplevelsesdesign med fokus på faglige konferencer og events og har en uddannelse i oplevelsesledelse og er Certified Meeting Manager (CMM). Anne har virksomheden EventAnne, hvor hun udvikler og formidler viden om fagligt oplevelsesdesign gennem oplæg, workshops, kurser og event-coaching. Derudover designer Anne events for Ingeniørforeningen, IDA og har tidligere været eventdesigner hos Dansk Industri. Hun er desuden tidligere formand for Meeting Professionals International (MPI) i Danmark.

Comments

  1. Ida Jørgensen
    Ida Jørgensen - 3. maj 2018 at 11:20 - Svar

    Hej Anne – og Tine!
    Hurra for indlægget her – jeg kan ikke være mere enig. Jeg ser et dilemma, som kan være stort i nogle tilfælde. Kvadratmeteren skal udnyttes optimalt og dermed skal vi (læs: Konference stederne) skabe rum, som er økonomisk bæredygtige. Omkostningen ved at have eksempelvis 4 sæt møbler eller “indmad” til hvert lokale bliver en meget stor udgift – og mange af konference stederne har i forvejen ikke meget opmagasineringsplads til de tre “set-up” der skal på depot, når det ene bruges. Hertil kommer et langt større antal mandetimer til at rydde og stille op til et nyt møde… Det kan være nogle af grundene til, at der sker så uendelig lidt udvikling på de eksisterende konference steder. Set fra gæstens synspunkt, er der desværre ikke megen efterspørgsel efter anderledes lokaler, når det kommer til stykket – og når vi tilbyder de små udviklingstiltag, som vi kan tilføre uden den store investering, så bliver de faktisk ikke efterspurgt. Måske bliver mødelederne utrygge ved at skulle facilitere i anderledes rum? Men vi må ikke give op – jeg er enig med jer i, at har man en gang oplevet et rum der “klædte” mødeformålet, ved man, at man har langt lettere ved et succesfuldt resultat.

  2. Hej Ida

    Det er en rigtig god pointe, du kommer med der. Jeg ser i hvert fald én løsning på hvert af de to “udfordringer”, du nævner ovenfor.

    Ift. at mødekøberne ikke efterspørger anderledes lokaler/setups, så mener jeg, det er et spørgsmål om tid og oplysning. Med tiden vil mødekøberne forstå, at man skal gøre noget anderledes, hvis man vil have et forbedre resultat af mødet (og hvis ikke man er interesseret i at opnå et forbedret resultat af mødet…hvorfor holder man det så!?). Denne indsigt vil komme via oplysning – som vi fx leverer her på VilvordeTalks. Når vi deler best practises, vil der uvægerligt ske en ændring i købernes holdning…når de ser, hvor meget man kan få ud af at lave små ændringer i sit møde.

    Og ift. at have plads til møblerne, så forestiller jeg mig ikke, at hvert eneste venue skal ligge inde med mange sæt møbler, men at disse fx lejes ind til det enkelte arrangement. Så vil den opmærksomme læser nok tænke ”Jamen, det vil jo koste ekstra!” – og ja, det vil det. Men det koster penge at tjene penge, og denne lille investering er jo godt givet ud, når udbyttet af ens møde stiger.

    Mange hilsner fra Anne

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *