Meetafy.dk
Konferencer, events & møder

Få debatten til at leve videre – længe efter konferencen er slut. Ja, tak!

Få debatten til at leve videre – længe efter konferencen er slut. Ja, tak!

Salen koger! Både talere og deltagere er dybt optagede af at tale sammen. Vi er langt fra den traditionelle konference, hvor én holder oplæg, 30 procent tjekker Facebook, mails eller nyheder på deres smartphone, mens resten forsøger at holde fokus … alt imens de venter på den næste kaffepause.

Forestil dig i stedet en konference, hvor alle i salen føler sig involveret og har lyst til at være med til at samskabe et udbytte. Snakken bliver en masse klaser af summende bier – musik i en mødearrangørs ører.

Kan det overhovedet lade sig gøre? Ja, det kan det SAGTENS!

”Battling” og debat

For nylig var vi arrangører bag en debatkonference om udviklingen af teknologi. Konferencen adskilte sig fra øvrige konferencer ved, at de inviterede talere ikke måtte komme med de klassiske oplæg med PowerPoint-præsentationer eller blot hvor kommunikationen er envejs. Talerne skulle i stedet hele tiden ”battle” to og to mod hinanden. Samtidig skulle de sætte en debat i gang blandt deltagerne. Mening var, at deltagerne skulle fortsætte debatten – ja, den skulle gerne ”gå viralt”, som man siger på sociale medier.

Vores tanke bag hele setup’et har været at begrænse oplægsdelen, så der bliver tid til og fokus på den debat, som er så vigtig. Deltagerne husker nemlig meget bedre, når de selv har haft mulighed for at sige noget og aktivt præge debatten. Samtidig giver vi et fælles afsæt for, at deltagerne kan byde ind. Dermed bliver de alle medansvarlige for udbyttet af dagen. En del af det gode møde er jo netop, at der skabes en stemning og lægges op til, at man tager dette medansvar.

På den måde anerkender vi også, at deltagerne sidder inde med en viden og nogle synspunkter, som vi skal gøre brug af i det store billede. Formen gør desuden plads til dem, der har noget på hjerte, men ikke har lyst til at stille sig op foran en hel sal af tilhørere, da vi giver deltagerne mulighed for at debattere emnerne ved de borde, de er placeret ved. På denne måde sker det ofte, at selv de mere ”generte” deltagere får blod på tanden og lyst til at fortsætte debatten og bidrage i plenum.

Selv talerne kan lære en masse og gå klogere hjem. På de mere traditionelle konferencer taler de til publikum, får et par spørgsmål til slut, og skynder sig videre … uden selv reelt at have åbnet sig for nye perspektiver. Når deltagerne får mulighed for at udfordre talerne under debatterne, lægger vi op til åbenhed over for alles meninger og input – ikke de få udvalgte, der er ophøjet til guruer.

Under alle omstændigheder er det vigtigste ikke, at vi som arrangører får noget ud af dagen, men at deltagerne får!

Nytænkning med udfordringer

Vi har de senere år eksperimenteret med flere konferencer efter denne model. En af udfordringerne er, at modellen bygger på, at konferencen finder sted på flere lokationer samtidig.

Møder, der på denne måde holdes på flere lokationer samtidigt, kræver lidt mere arbejde. For eksempel skal man være meget opmærksom på at skabe nærvær og involvering på distancen. Det kræver, at man lægger vægt på det gode værtskab. Værtskabet er med til at skabe en lokal følelse af, at man hører til, og at man har en rolle på mødet. Der skal derfor være en facilitator på hver lokation. Netop de lokale facilitatorer er en utroligt afgørende for at skabe succesen.

Udfordringerne overskygges af, at vi på den nyligt overståede konference rent faktisk lykkedes med at få skabt en landsdækkende debat, der var så levende, at deltagerne kunne sidde langt fra, hvor det hele foregik, og alligevel føle sig som en aktiv del af konferencen.

Eksperimentér med dit møde

Og hvorfor gør vi så meget ud af alt det her? Fordi vi ser et stigende behov for at eksperimentere med mødeformerne for at få et større udbytte af møderne. Fordi møder alt for ofte opfattes som spildtid, og vi har jo hverken har tid, råd eller ressourcer til at spilde tiden på ineffektive møder.

Her har vi leget med at holde konferencer på flere lokationer for at skabe involvering på en helt anden måde end de sædvanlige ”sanglege” – og mødet/konferencen bliver i sig selv en katalysator for noget, der skal leve videre. Vi kalder det et Højlunds Forsamlingshus, om du vil, med emner og et design, som forudsætter, at når konferencen slutter, så fortsætter det, vi har sat i gang. Det slutter ikke her!

Men det kræver selvfølgelig også noget arbejde! Det er ikke kun talerne, der skal begrænses i taletid, og deltagerne, der skal sættes i arbejde. Det er i høj grad også os mødeplanlæggere, der skal tage os selv og vores branche alvorligt og hæve overliggeren.

Vil du være med?

Indlægget er skrevet af Anne Dalgaard og Hans Ravnkjær Larsen

Anne Dalgaard

Anne Dalgaard er Event Strategist og Experience Management Expert. Hun har specialiseret sig i udvikling af eventstrategier for faglige konferencer og events, har en uddannelse i oplevelsesledelse og er Certified Meeting Manager (CMM). Anne har virksomheden EventAnne, hvor rådgiver og kommunikerer om eventstrategi. Derudover er Anne Event Portfolio Manager for Ingeniørforeningen, IDA. Hun er desuden tidligere formand for Meeting Professionals International (MPI) i Danmark.

Comments

  1. Ida Jørgensen
    Ida Jørgensen - 16. marts 2017 at 11:36 - Svar

    Det er så super spændende, så energigivende og nytænkende!! Skønt !! Let’s play!!?

  2. Har I tips til teknikker og teknologier, der kan hjælpe med at forbinde mennesker på tværs af lokationerne? Det har vi virkelig brug for!
    Indenfor R&D i interaktionsdesign, hvor jeg kommer fra, har vi i over 20 år set alle mulige fancy bud på ‘tools to boost distributed meetings and co-creation’ (som det så smukt hedder): interaktive hæklede duge, touch screen-bordplader og smart boards i 800 forskellige afskygninger. Men jeg mangler stadig at se systemer, som ikke ender med at blive et redskab, der meget tydeligt står *imellem* de mennekser, det ellers usynligt skulle forbinde.
    Kender I til nogen, der har vendt bøtten om og leget med at forbinde mennesker med sensorer i stolene, intelligent lys-styring i konferencerummet eller noget helt andet? Hvis ja, så del, del, del!

  3. Fedt – og spændende. Jeg er vild tilhænger af, at involvere deltagerne og også give plads til at de introverte kan få rum. Super idé med forskellige lokationer. Men hvordan foregår det i praksis – er der en mødeleder på hver lokation? Og hvad gør I for at fortsætte debatten ud fra “Højlunds Forsamlingshus-teknikken”, så debatten og tiltagende lever aktivt videre i den efterfølgende tid?

  4. @Mie interessante spørgsmål – jeg deltager i internationale konferencemesse – og nej, jeg har ikke set det du efterlyser. Men jeg håber at se mere af den slags, fordi den “nye” generations konferencedeltagere, de vil have involvering og digitale løsninger er jo så integreret i deres hverdag, at de synes det er et “must” og vi som arrangør er “gammeldags”, hvis det ikke er det, så lad os sammen følge deltagernes fremtidige behov og holde øjne og ører åbne. Det skal nok komme….

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *