Måske har du tænkt på, om en eventstrategi nu også er nødvendig. “Er det ikke bare sådan noget, som nogle lidt for dyre konsulenter bilder jer ind, I har brug for?” Til det vil jeg sige: Dyrt eller ej – det kan blive endnu dyrere for jer, hvis I ikke har eventstrategien på plads.
Events skal i denne sammenhæng forstås som enhver planlagt begivenhed (møde, konference, messe osv.), som holdes enten online eller offline. Events har nogle eksterne interessenter involveret og kan f.eks. være centreret omkring salg, branding, videndeling, skabelse af alliancer m.m.
Lad os sætte os ind i helikopteren og se på eventstrategien lidt fra oven. Den er nemlig vigtig, da den er et internt pejlemærke for arbejdet med jeres events. Den skal samtidig sikre, at investeringen i events giver værdi.
Events er ”big business”!
Der er ingen tvivl om, at events er en vigtig bidragyder til det danske samfund.
Ifølge VisitDenmarks seneste opgørelse (fra 2017) skabte mødemarkedet en samlet omsætning på 26 mia. kr. om året. Denne opgørelse indeholdt endda kun de møder, der var over 4 timer lange med deltagelse af minimum 10 personer, og som blev holdt udenfor virksomhedens egne lokaler. Det vil sige, at opgørelsen kun indeholdt en brøkdel af det egentlige marked, da VisitDenmark kun har opgjort de udgifter, der er i forbindelse med selve eventen.
For hvor mange penge bruger I egentlig på møder, konferencer og events?
For jer som arrangører er de ressourcer, I bruger på planlægning af eventen en omkostning i forbindelse med eventen. Ikke mindst den tid, I er væk fra kontoret under afvikling, og den tid I ikke får løst evt. andre opgaver.
Med andre ord: Det koster at holde events, så de events, vi holder, skal give return on investment.
Hænger jeres events sammen med jeres virksomhedsstrategi?
For at sikre denne return on investment, skal vi allerførst se på den overordnede virksomhedsstrategi.
Events er en kommunikationsform og en del af jeres branding som virksomhed. Det betyder, at alt hvad I gør og siger med jeres events peger tilbage på jeres organisation!
I skal derfor sikre jer sammenhæng mellem jeres events og jeres brand og stille jer selv spørgsmålene:
- ”Hvad får vi ud af at holde denne event?”
- ”Hvordan hænger eventen sammen med vores organisations strategi?”
Hvis der ikke er en klar sammenhæng mellem udbyttet af eventen og den overordnede virksomhedsstrategi, skal eventen ikke holdes! Men det er ikke engang nok, at jeres events hænger sammen med den overordnede virksomhedsstrategi. De skal også hænge sammen indbyrdes. Og her kommer eventstrategien ind i billedet.
Eventstrategien er nemlig ikke en strategi for den enkelte event, men for alle jeres events. Den er altså en samling fremtidsperspektiver for, hvad I vil opnå med jeres events, og hvordan de hænger sammen med jeres overordnede virksomhedsstrategi.
Har I styr på jeres eventportefølje?
Og dermed når vi frem til at fokusere på den værdi, der er i at tænke mere end en event ad gangen.
For selvom en event er en enkeltstående begivenhed, skal den planlægges i overensstemmelse med et formål, der støtter op om jeres overordnede virksomhedsstrategi. Formålet kunne som tidligere nævnt være salg, branding, videndeling, skabelse af alliancer mm.,
I har sikkert brug for at holde events inden for flere af de nævnte formål. Efterhånden får I opbygget en portefølje af events, og når I sætter eventporteføljen i system, gør det det lettere for jer at holde overblikket og sikre sammenhængen til jeres overordnede virksomhedsstrategi.
Eventporteføljen hjælper med at fordele jeres events i forhold til (eksempelvis):
- Ressourcer – fordeling af events i forhold medarbejdere og cash flow
- Kalender – fordeling af events over året, spredning i forhold til andre virksomheders tilsvarende events
- Målgruppe – fordeling af tidpunkt i forhold til målgruppen
- Formål – overblik over, om alle de formål (med jeres events), I arbejder med, er dækket
Få overblik og skaber synergier
Eventporteføljen giver overblik og hjælper jer med at sikre, at I udnytter synergier og læring fra den ene event til den anden: I får opsamling på …
- udbytte af eventen og evalueringen for at vurdere return on investment.
- udbytte af evalueringen for at vurdere, hvordan eventen flyttede, påvirkede eller måske ligefrem skadede jeres brand.
- udbytte af læringen fra eventen: Hvad fik I som virksomhed og medarbejdere ud af eventen, hvad lærte I internt.
- om I har skabt eller skal udbygge nogle partnerskaber (både internt og eksternt): Er der nogle af disse alliancer, I kan arbejde videre på og drage fordel af.
Alle disse synergier skal hjælpe med at skabe en langsigtet sammenhæng mellem jeres events, så I ender med at opnå indfrielse af formålet med jeres events, sammenhæng til jeres overordnede virksomhedsstrategi og underbygning af jeres brand.
Jeg ved godt, det lyder voldsomt … men hvad kræver det egentlig?
Har I en eventkultur?
Og ja, det er så her, hvor jeres dedikation for alvor bliver sat på prøve. Det at udvikle og indfri en strategi er jo ikke noget, der sker med et trylleslag. Men jeres strategi skal vise vejen derhen, hvor I vil være om 5 år, så det kræver en indsats nu, selvom det er en længere proces.
Så arbejdet med eventstrategien og -porteføljen kræver en prioritering af hele jeres eventarbejde: lige fra kuratering af medarbejdernes kompetencer og potentielle partnerskaber til analyse af evalueringerne og vurdering af værdiskabelsen.
Det betyder, at I måske kan se frem til en kulturændring! For det skal blive en del af virksomhedens kultur at arbejde med eventstrategi. Ikke mindst med tanke på det ressourceforbrug, jeg nævnte i begyndelsen af denne artikel, og på alle de mange forskellige kompetencer, eventarbejdet kræver.
Events er ikke venstrehåndarbejde
Events er ikke venstrehåndsarbejde, så I skal allokere tilstrækkelige ressourcer og de rette kompetencer til dette. Har PA’en egentlig tid til at udvikle denne event, og har hun de kompetencer, det reelt kræver at designe den? For som jeg skriver i denne artikel: ”Har I råd til at bruge en eventplanlægger, som ikke er kvalificeret?”?
Kunne I forestille jer, at I ansatte en Eventpartner til at udvikle eventstrategien samt lede strategiarbejdet og eventporteføljen (og her tænker jeg ikke på at engagere et eventbureau, der agerer som jeres partner, men at I ansætter en ny medarbejder)? Jeg er overbevist om, at det er fremtiden, hvis I som virksomhed vil skabe værdi med jeres events – både for jer og for jeres deltagere.
Så: Er I klar til at tage jeres events og deres værdiskabelse rigtig alvorligt?
Held og lykke med eventstrategien!
