Meetafy.dk
Konferencer, events & møder

Eventstrategi – 5 afgørende punkter du bør have styr på

Eventstrategi – 5 afgørende punkter du bør have styr på

EVENTSTRATEGI Har I lavet en eventstrategi, som sætter rammerne for jeres events i virksomheden nu og i fremtiden? Her får du de 5 vigtigste punker for en god eventstrategi.

Ude i ”eventland” kommer der mere og mere fokus på eventstrategien. Jeg hører mange virksomheder og møde- og eventplanlæggere fortælle stolt om deres eventstrategi. Men de beskrivelser, jeg hører, er slet ikke af eventstrategier! Det er beskrivelser af et eller flere koncepter for events. Ofte er det mere en gennemgang af en tjekliste eller ønskeliste til de kommende arrangementer. Og det er ikke strategier!

Kigger fremad med en god eventstrategi

En strategi kigger 3-5 år ud i fremtiden. Den sætter nogle rammer for måden, hvorpå I arbejder med jeres events og sigter mod at opnå jeres overordnede mål. Det er samtidig en samling fremtidsperspektiver for, hvordan jeres events skal hænge sammen med den overordnede virksomhedsstrategi.

Eventstrategien er nemlig ikke en strategi for den enkelte event. Den er ikke et koncept, en manual eller en tjekliste, men en strategi for alle jeres events. Den beskriver fx ikke, hvilke temaer, farver eller platforme, I arbejder med. Det er bare ofte det, jeg hører, når jeg spørger ind til en virksomheds eventstrategi.

I de tilfælde, hvor en virksomhed rent faktisk har en egentlig eventstrategi, består den ofte af smarte buzzwords, som er udtænkt på ledelsesgangen. Implementeringen er aldrig nået ud blandt eventplanlæggerne eller dem, der skal arbejde ud fra strategien i deres hverdag. Og så er vi jo lige vidt! For evenstrategien skal give genklang blandt de medarbejdere, der skal understøtte den via deres daglige arbejde.

5 vigtige hovedpunkter i enhver eventstrategi

En eventstrategi kan se ud på mange måder. Hver virksomhed har sin egen måde at arbejde med strategi på. Jeg har dog her samlet fem punkter, som jeg vurderer, er ekstremt vigtige at have fokus på i eventstrategien.

Når jeg her taler om events, skal det forstås som enhver planlagt begivenhed: Om I kalder det et møde, en konference, et kursus eller en messe, og om den foregår online eller offline, er uden betydning. En event involverer forskellige interessenter og har et formål, og det er det, der er omdrejningspunktet her.

Lad os se nærmere på de fem punkter (i absolut u-prioriteret rækkefølge):

1. En event skal altid designes ud fra et formål

En event skal altid designes med et formål for øje:

  • Hvorfor holder vi denne event?
  • Vil vi gerne sælge vores produkt, motivere vores medarbejdere, videndele mellem deltagerne eller skabe netværk?
  • Er der nogle formål, der betyder mere for os end andre?
  • Hvad er virksomheden/organisationen sat i verden for at tilbyde eller løse? Hvilke formål er så interessante at arbejde med i den forbindelse?

Det skal altid være første skridt i planlægningsprocessen at beslutte formålet med en event og sikre, at formålet er en del af virksomhedens overordnede planer. Formålet skal være tydeligt og kunne ses gennem hele eventdesignet – men her er vi ovre i udførelsen af eventplanlægningen og ikke længere i strategifasen.

Eventstrategi med fokus på formål

2. Der skal være sammenhæng i porteføljen

Når I skaber sammenhæng i eventporteføljen, gør I det lettere at holde overblikket over alle jeres events.

Kun på den måde kan I sikre jer,

  • at eventstrategien og -porteføljen støtter op om virksomhedens overordnede strategi
  • at der er sammenhæng mellem jeres strategiske indsatsområder og de events, I udbyder
  • at alle disse strategiske indsatsområder bliver dækket.

Samtidig hjælper overblikket over eventporteføljen jer til at udnytte synergier (partnerskaber og samarbejder) og læring (hvad fungerer, hvad fungerer ikke) fra den ene event til den næste.

3. De rette ressourcer skal afsættes

Overblikket over eventporteføljen hjælper jer til at vurdere mængden af ressourcer, der skal lægges i eventarbejdet – både i form af økonomiske bidrag og medarbejderressourcer. Og når I også har overblik her, kommer ressourceforbruget ikke som en overraskelse.

På denne måde undgår I, at eventarbejdet bliver til venstrehåndsarbejde, fordi der ikke er afsat personale til planlægningen. I undgår også at måtte skære ned på forventningerne, fordi der mangler penge til at holde events og I dermed giver jere deltagere en anden oplevelse end den lovede/forventede.

4. De rette kompetencer skal være til stede

Ovenfor er der fokus på de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre den planlagte event-portefølje – og ’kompetencer’ kan vel teknisk set lægges ind under ’ressourcer’. Jeg mener, at der er alt for lidt fokus på kompetencer i eventverdenen, så dette fortjener sit eget punkt.

En vigtig del af en eventstrategi bør derfor være at sikre, at virksomheden rummer de rette kompetencer til at håndtere eventarbejdet. Ud over en Eventportefølje Manager bør der være faguddannet personale til at planlægge jeres events.

Desværre er det sådan, at vi i Danmark p.t. ikke har nogle egentlige møde- og eventuddannelser, men der findes mange, gode certificeringskurser, som må være et minimumskrav til det personale, der arbejder med events i jeres virksomhed.

Med uddannet personale bliver eventarbejdet effektiviseret, og I får større return on investment (RoI) af jeres events.

Eventplanlæggere skal have det rette kompetencer

5. Interne politikker skal være fastlagt

Jeres virksomhed/organisation har helt sikkert principper og politikker, der arbejdes ud fra i virksomhedens øvrige forretning. Således vil der også være politikker, der har indflydelse på jeres events, og derfor bør være en del af jeres eventstrategi. Det kunne fx være bæredygtighed eller diversitet.

Hvis jeres virksomhed overordnet set har en politik om, hvordan bæredygtighed skal gennemsyre organisationen, er det nødvendigt, at jeres eventstrategi indeholder principper for det samme – bare sat ind i en eventsammenhæng. Det samme gælder for emner som diversitet, hvor det selvfølgelig ikke er smart, hvis jeres events ikke bliver designet i overensstemmelse med jeres diversitetsprincipper.

Ikke mindst mener jeg, det er vigtigt, at en eventstrategi indeholder principper for, hvordan I vil håndtere jeres eventdesign. Der findes mange eventdesignmetoder (fx Event Design Canvas, Meetovation, Oplevelsesdesign mv.), og det er umuligt at forstå/lære/benytte dem alle, så hver virksomheds eventdesignteam bør finde det princip, der passer bedst til deres events, og så bruge dette konsekvent. På denne måde skabes der sammenhæng på det overordnede plan – og det er jo præcis pointen med at have en eventstrategi.

Tag ét skridt ad gangen

Disse fem punkter for din eventstrategi kan måske virke lidt afskrækkende – især hvis man som virksomhed starter fra 0 med eventstrategien. Men al begyndelse er jo som bekendt svær, så mit bedste råd må være at tage ét skridt ad gangen.

Man har altid lov at gribe de lavthængende frugter, så er der ét af de fem punkter, hvor I mener, opgaven vil være lettere at gribe an, så begynd endelig der. Det er muligt, at strategien så ikke er lagt på en dag eller en uge, men I får i hvert fald point fra mig for at ville have en egentlig eventstrategi og ikke blot et eventkoncept.

God fornøjelse med planlægningen af jeres eventstrategi!

LÆS OGSÅ! Eventstrategien er nøglen til værdiskabelse

Anne Dalgaard

Anne Dalgaard er Event Strategist og Experience Management Expert. Hun har specialiseret sig i udvikling af eventstrategier for faglige konferencer og events, har en uddannelse i oplevelsesledelse og er Certified Meeting Manager (CMM). Anne har virksomheden EventAnne, hvor rådgiver og kommunikerer om eventstrategi. Derudover er Anne Event Portfolio Manager for Ingeniørforeningen, IDA. Hun er desuden tidligere formand for Meeting Professionals International (MPI) i Danmark.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.