Meetafy.dk
Konferencer, events & møder

Eventdesign: Design dit event og gør din deltager til helten

Eventdesign: Design dit event og gør din deltager til helten
Læsetid: 5 min.

Gode råd til, hvorfor du skal bruge eventdesign, når du planlægger dine events. Læs hvordan du kan bruge modellen eventcanvas.

Det er en stor opgave at designe events. Det ved du – og det ved jeg. Du skal både have styr på planlægning, registrering, deltagere, forplejning, oplægsholdere, økonomi og meget mere – og nu skal du dælme, dytme også have styr på, hvordan du afholder dit event enten digitalt eller hybridt.

Jeg plejer, at sige, at os, der arbejder med events, er uddannet cand.alt. Vi skal have styr på alle trådene, når vi skal lave event design, om det så er planlægningen, markedsføringen eller økonomien – så har vi en finger med i det hele.

Gør deltageren til helten på eventet

Når du skal planlægge events, kan du med god fordel – og hvad jeg altid anbefaler – sørge for at sætte et overordnet professionelt eventdesign.

Egentlig bør man faktisk sige, at du ikke længere planlægger events – du designer events!

Men hvad betyder det at designe et event? Er det bare at finde et tema, og så arbejde ud fra det? Var det dog bare så simpelt, så havde vi allerede de fedeste events kørende – men der skal lige lidt mere til.

Når jeg arbejder med event design, sørger jeg for, at deltageren er i fokus. Jeg plejer at sige, at deltagerne skal være helten på eventet.

Hvordan skaber du et eventdesign med deltageren i fokus?

Hvordan skaber du et eventdesign med deltageren i fokus?

Jeg bruger en model, der hedder eventcanvas. Med denne model finder vi ud af:

  1. Hvem er interessenterne for eventet.
  2. Hvem er de 2-3-4 vigtigste interessenter at kigge på.
  3. OG hvem af de 2-3-4 interessenter er vigtigst i prioriteret rækkefølge.

Når vi har fundet ud af, hvilke interessenter vi vil arbejde med, så begynder vi at arbejde med hver enkelt interessant skridt for skridt

Vi prøver at sætte os ind i hovederne på den enkelte interessant.

  • Hvad tænker de?
  • Hvad ser de?
  • Hvad er det for en hverdag de har?
  • Hvilke overvejelser gør de sig, når de skal deltage i et event

Fysisk, digital eller hybrid event?

Når du har fundet dine interessenter, så er det – specielt i disse COVID-19 tider – en rigtig god idé at have 100% fokus på målgruppen, inden du beslutter dig for, hvordan eventet skal afholdes. Skal det være fysisk, digitalt eller hybridt?

Mange kan tro desværre, at det at deltage i et digitalt anvendt er ’piece of cake’. Der findes dog mange derude, som slet ikke er vant til at sidde foran en skærm, og derfor heller ikke er vant til at deltage siddende foran sin skærm. Dem skal man tage hånd om, når man vælger at afholde en event. Det være sig platform, former for interaktion, intuitivitet osv. Men det er en anden blog – blot en reminder til dig, der læser med.

Læg fundamentet for dit eventdesign

Når vi nu har fundet ud af, hvad den enkelte interessent er for en person, taler vi om, hvad personen forventer, og hvad personen gerne skal have ud af at deltage på eventet. Det vil sige, hvilken viden, følelse, opdagelse m.v. skal den pågældende person have efter eventet.

Det finder vi ud af ved at bruge #eventcanvas modellens faser, hvor vi finder ud af interessentens adfærdsmønstre. Det er også her, vi finder basen for selve det eventdesign, vi skal i gang med senere i processen.

Her arbejder vi på at besvare disse spørgsmål:

  • Hvad er det for en ’smerte’ (f.eks. frustration) interessenten har ved at deltage i dette event?
  • Hvilke gevinster ser interessenten?
  • Hvilke forpligtelser har interessenten?
  • Hvad kan deres udbytte være af at deltage?
  • Hvilket forventninger har interessenten?
  • Hvordan tilfredsstilles interessenten i forhold til deltagelse i dette event?
  • Hvad er det for nogle omkostninger, der er forbundet ved at deltage rent økonomisk og hvad er det økonomiske overskud?

Når vi har fundet ud af det, fokusere vi på, hvilke opgaver, interessenten skal have udført forinden deltagelse på eventet.

Oplevelsesdesign via eventcanvas

Design oplevelsen

Efter vi har gennemgået de forskellige faser, er det her, vi virkelig begynder at få et billede af den enkelte interessent. Her vi kan begynde den kreative proces:

  • Hvad lover vi den enkelte interessent?
  • Hvordan skal oplevelsesrejsen se ud for den enkelte interessent?
  • Hvordan skal instruktionsdesignet ser ud?

Sæt fokus på kernen af eventet

Når vi så har afdækket alle de ovenstående lag, så går vi lige et spadestik dybere.

Vi har nu fundet ud af:

  • Hvad de forventer, inden de deltager i eventet?
  • Hvilket resultat vi ønsker, de skal have, efter de har deltaget i eventet?

Så nu skal vi finde ud af, hvordan vi så imødekommer disse forventede ønsker og forhåbninger, den enkelte interessent har til eventet.

Her skal vi finde ud af, HVAD der skal foregå inde i midten – altså inde i kernen af eventet. Det er DET vi kan finde ud, af når vi har afdækket alle ovenstående ting.

Lav en prototype på flere eventdesigns

Til allersidst skal vi fremstille en prototype (i mangel af et dansk ord).

Vi skal lege med alle de ting, vi har arbejdet med ovenfor – og vi må designe alt det, vi har lyst til. Det er ikke usædvanligt, at du kan sidde med 4-6 forskellige eventdesigns. Her kan du selv vælge noget ud – eller lade din opdragsholder/kunde vælge ud.

Hvorfor skal du bruge et værktøj til at designe et event?

Du skal bruge canvasmodellen til at designe dit event, fordi:

  1. Du får et overblik over, hvem dine potentielle deltagere er.
  2. Du finder hurtigt ud af, hvad det er, der får en potentielt deltager til at deltage på dit event.
  3. Du får mulighed for at prototype forskellige temaer ud fra ja det #eventcanvas, du har arbejdet med.
  4. Når du har udarbejdet dit #eventcanvas, sidder du faktisk også med guldkorn til, hvordan du markedsfører dit event.

Kan jeg selv designe et event?

Nu tænker du måske: Kan jeg selv lave et eventdesign?

Ja, det kan du godt.  MEN måske vil det være en rigtig god idé at få hjælp af en professionel eventdesigner.

På samme måde, som du aldrig vil bygge et hus uden at få en faglig, kompetent person til at hjælpe dig – på samme måde sidder vi event-designere med en viden og kompetencer, som kan komme dig til gode.

Sådan arbejder jeg med eventdesign

Vil du have en smagsprøve på, hvordan jeg arbejder med eventdesign, så kan du se videoen her.

Vil du se, hvad der kan komme ud af, at bruge eventcanvas, så se denne video.

I disse COVID-19 tider, arbejder jeg både med mine kunder off- og online – og jeg har værktøjerne til at gennemgå de enkelte faser.

Det gør opgaven mere elastisk og smidig – og der er en større fleksibilitet end vi alle skal kunne mødes fysisk i disse dage.

Michaela Andersen

Michaela Andersen er eventspecialist og har i over 20 år arbejdet med virksomheder, som afholder business møde og events. Det er både udstillinger, konferencer, faglige events, møder, interne teambuilding events og andre former for events inden for business segmentet. Michaela startede i 2012 virksomheden BYMA, som er specialiseret i event-strategier, event-design og event-planlægning – både for de fysiske og de digitale events. Hun har sidenhen startet konceptet ’PEOPLE MEET PEOPLE’ by BYMA, som er et digitalt forum for alle, som er interesseret i at arbejde og/eller vide mere om det at arbejde med business events. Michaela underviser i event management, afholder kurser – on- og offline – og lever og ånder i det hele taget for møder og events.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *