Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Event-strategi: Se tjeklisten og forstå hvorfor strategien er uundværlig

Event-strategi: Se tjeklisten og forstå hvorfor strategien er uundværlig

Få tjeklisten med 10 tips til, hvad din event-strategi skal indeholde. Og forstå hvorfor det er helt afgørende for at nå dine mål.

En event-strategi skal give dig overblikket over – specielt ved de større events – hvordan den skal planlægges, hvordan den skal afholdes, og hvordan den skal afsluttes.

Indholdet skal hjælpe alle, som er involveret i den givne event, med at få overblik. De skal kunne se eventen i horisonten – og alle skal gerne se det samme. Så en event-strategi skal altså gøre, at alle ser det samme blå hus – og ikke at nogen ser et slot, andre en hytte og andre igen en husbåd.

Tjekliste: Det bør din event-strategi indeholde!

1. Beskrivelse

Hvad er det, som er essensen af eventen? Hvad SKAL eventen indeholde? Du skal lave en klar beskrivelse af eventen, så alle kan læse beskrivelsen og er klar over, hvad den handler om. Egentlig kan man sige, at når du har beskrivelsen og nedenstående formål, mission, vision og værdier på plads, har du DNA’et for din event. Det gør dit arbejde så meget nemmere.

2. Formål

Hvad er formålet med, at I afholder eventen? Det vil sige en kort beskrivelse af det, du har skrevet ovenfor.

3. Mission

Missionen skal beskrive eventens kernefunktion. Hvorfor afholder I netop denne event? Hvad er værdien i at afholde eventen for dem, som deltager?

4. Vision

Hvad er det, I ønsker med eventen i fremtiden? Har I nogle fremtidsperspektiver i forhold til udviklingen af eventen? Skal den holdes årligt eller  hvert andet år? Hvis det er en enkeltstående event, hvad skal slut-målet være? Hvad skal deltagerne have ud af at deltage, og hvad skal din organisation/din kunde have ud af det?

5. Værdier

Hvilke egenskaber knyttes til eventen? Hvad lægger I vægt på?

Eksempler:

  • National eller international event?
  • Skal den knyttes op på udvalgte verdensmål?
  • Hvad er vigtigt for jer, at I ’udstråler’ med jeres event?

Den ultimative tjekliste til din næste event

6. Overordnet organisering

Hvem arbejder på eventen? Hvem bestemmer? Hvilke opgaver har hver enkelt?

  • Er der en styregruppe, advisory board eller øverste ledelse, der udstikker retningslinjer for eventen?
  • Er der en program komité, som tager sig af alt omkring programmet?
  • Er der en markedsføringsgruppe?
  • Er der en logistikgruppe?
  • Osv.

Men vigtigst af alt er: Hvem har ansvaret? Hvem sørger for, at der er en rød tråd i eventen? Hvem sørger for, at tingene samles, og at deadline overholdes? …

7. Budget

Sørg for at have et overordnet budget i din event-strategi samt et mere detaljeret budget, som du styrer efter.

Et budget i en event-strategi bør indeholde:

  • Indtægter: Det kan være indtægter fra salg af billetter, salg af sponsorater, salg af udstillingsplads, salg af side events – og hvad du ellers sælger.
  • Personaleudgifter: Jeg ved, at mange ikke forholder sig til den post. Det er ærgerligt. For ville det ikke være interessant for virksomheden at vide præcist, hvor mange ressourcer der bruges på at afholde en event? Jeg oplever tit, at lønkroner eller konsulenthonorar ligger et andet sted. I forhold til konsulenthonorar (altså f.eks. at hyre sådan en som mig ind) giver det et klart billede af udgifterne. Du får et tilbud – og du ved, hvad du har at forholde dig til.

Med interne ressourcer bliver det hurtigt lidt mere kompliceret! For hvor mange timer bruges der af den enkelte medarbejder? Har I samarbejdspartenere i andre afdelinger – eller måske endda i andre virksomheder/organisationer? Hvad bruger de af ressourcer?

Eksempel:
En event er afholdt i flere år og er et partnerskab mellem flere organisationer/virksomheder. Der er selve projektledelsen i en organisation/virksomhed. De ved, hvad det personale koster i løn. Men der kan også være en programkomité med medlemmer fra andre organisationer. Der er en marketingsgruppe, som heller ikke arbejder i din organisation. Alle disse personer lægger mange timer i deres arbejde. Selvom det er klart beskrevet, at den og den partner gør dette og hint, giver det sjældent et fuldt økonomisk overblik.

Lad os så sige, at du en dag ønsker at udlicitere opgaven eller sælge eventen til en ekstern partner. Hvordan vil du opgøre økonomien, når du ikke kender ressourceforbruget? Derfor er det i min optik vigtigt at forsøge at få økonomien på plads (og tro mig, det er en svær opgave og lykkedes aldrig helt – men man kan forsøge).

Markedsføring

Hvor mange penge kan og vil man bruge på markedsføring?

Administration

Hvad bruger af man af midler på administration; arbejdsplads, borde, stole, it, telefoni osv.?

Logistik og forplejning

Hvad koster det af afholde selve eventen? Her har du poster som lokaleleje, forplejning, AV-udstyr, skiltning, registrering, betaling til talere, hotelophold osv.

Side-events

Jeg foreslår altid, at du har et budget for hver side-event, du planlægger. Det giver et godt overblik. Du kan se, hvilke emner du bruger penge på, og hvad der måske kan skæres fra, hvis man en dag skulle spare.

Med side-events mener jeg events, som afholdes som en del af hoved-eventen, men ikke sker under hoved-eventen. Det kan være en netværksmiddag om aftenen, teatertur, bustur til et spændende sted osv.

Hvad er KPI'erne for jeres event?

8. Koncept

Hvordan skal skelettet for eventen se ud?

  • Hvor mange dage varer eventen?
  • Koster det noget at deltage? Hvis ja, hvad er priserne? Husk her, at man altid lægger moms på event-priser – også selvom deltagerne kommer fra andre EU-lande. Så kan de deltagere søge om momsrefusion i eget land.
  • Hvordan ser det faglige program ud (hvor mange sessioner m.v.)? – dvs. indholdet på konference.
  • Skal der ud over det faglige program være en udstilling?
  • Hvordan skal networking foregå. Kan du facilitere, at networking bliver nemt, og at det er nemt at få en samtale i gang?
  • Skal I afholde middage? Hvem er det for? Hvad skal de koste? Hvilket koncept skal de have?
  • Skal der være matchmaking? Hvordan skal det foregå? Skal der bruges et onlinesystem?
  • Er der andet indhold, du ønsker at have på eventen?

9. KPI’er

HUSK at KPI’er ALTID skal være målbare. Jeg har tidligere modtaget KPI’er som:

  • Vi regner med en 50-100 stykker
  • Hvis vi lander på 50% er det super fint – men vi vil gerne ramme 80%

Det er så her, at du skal ’tvinge’ igennem; er det 50 eller 10 OG det er så 80%.
Ellers har du ingen mulighed for at måle på en KPI.

10. Evaluering

Hvad ønsker du at vide, når evalueringen er slut? Her kan du med fordel bruge dine KPI’er og stille spørgsmål ud fra det.  Overvej nøje, hvor lang tid det skal tage for deltageren at svare på en evaluering. Er det f.eks. vigtigst at vide, om deltagerne synes godt om det faglige indhold eller om frokosten smagte godt?

Husk! Sørg for at din evaluering er på plads lang tid før, din event skal afholdes. Du bør (måske) egentlig udforme evalueringe, så snart din event-strategi er på plads. Når du har din eventstrategi på plads, så har alle den samme vision – og alle kan gå i gang med at planlægge eventen.

Giver en event-strategi mening?

Men giver sådan en event-strategi egentlig værdi?

Lad mig tage dig med på en lille rejse. For nogle år siden havde jeg en stor international virksomhed som kunde. De levede blandt andet af at holde events i USA, Asien og Europa. De afholdte events for mellem 10.000 til 40.000 deltagere. Så de havde ret godt styr på det at afholde events. Og ja, 40.000 deltagere er virkelige mange og kan virke helt uoverskueligt. Jeg fik ansvaret for at planlægge og eksekverer deres 2 største events i Europa. Den ene havde et deltagerantal på ca. 1.800 – den anden på lidt over 2.500.

Når event-planlæggerne er spredt rundt i verdenen

Jeg arbejdede først fra Danmark – og flyttede sidenhen til Barcelona, da vores største event blev afholdt der. Så det gav god mening at flytte, da jeg så slap for at pendle, og hvem gider ikke godt bo i Spanien … det gjorde jeg i hvert fald.

En af udfordringerne var, at mine nærmeste medarbejdere og kolleger sad forskellige steder i verden. Logistik og markedsføring sad i Tyskland. Salg sad i Schweitz. Registrering og økonomi sad i USA. Programansvarlige sad i Spanien og Frankrig og den øverste chef sad i England. Jeg sad med projektledelsen, og det store forkromede blik. Jeg sad i Danmark og efterfølgende i Spanien. Så det meste af vores kommunikation var på enten mail, telefon eller online møder. (Og tak for den læring, for den hjælper mig så meget i disse covid-19 tider, og næsten alle mine møder i dag foregår online).

Event-strategien holder sammen på planlægningen

En af mine opgaver var at forny både selve de 2 events – men også at kigge på, hvordan de/vi arbejdede sammen på tværs af lande- og kontinentgrænser. Så noget af det første, jeg introducerede dem til, var en event-strategi. Jeg kan roligt sige, at da jeg gjorde det første gang, lignede de nogen, der var faldet ned fra månen. Det kunne de fleste af dem slet ikke se ideen i, for de have jo arbejdet med de her events i årevis, og det gik fint… (så jeg skulle i hvert fald ikke komme ind og ændre på deres arbejdsmetode).

MEN vi startede helt fra begyndelsen af for at finde ud af, hvad de egentlig ville med deres events (den metode kan jeg komme tilbage med i en anden blog). Så jeg planlagde en hel dag sammen med ledelseslaget i det europæiske team, hvor vi afsøgte formålet med at holde disse events’. Da vi startede, mente vi alle, at det handlede om en ideologisk tilgang til det emne, som de arbejdede med – men da vi var færdige, var målet noget helt andet: Nemlig at tjene penge.

Klart formål gør planlægningen lettere

Da vi havde formålet på plads, kunne vi sammen med resten af teamet begynde at arbejde med missionen og visionen. Og derefter resten af event-strategien.

Se, jeg var jo den nye pige i klassen, og jeg stillede en masse spørgsmål, og i arbejdet med event-strategien blev det meget tydeligt, at nogen så et slot, andre en hytte og andre igen en husbåd – men det som var opgaven var, at se det blå hus.

Da hele event-strategien var på plads, så så vi alle det blå hus. Det var den vej, vi arbejdede hen imod. Det frigav en masse frustrationer, arbejdstid (der blev brugt meget tid på at snakke om, hvordan, hvem og hvorhen) og mest af alt – så slap vi for mange af de online møder, vi før havde. Vi skulle ikke hele tiden snakke om, hvad vi skulle, hvornår, og hvor vi skulle hen.

Så en event-strategi batter!

Jeg vil til enhver tid påstå, at har man en event-strategi, så er man godt på vej. Uanset om dine kolleger sidder i hvert sit land som ovenfor (hvilket er et lidt grelt billede, men giver en god beskrivelse af, hvorfor en event-strategi er god at have), eller I sidder dør om dør.

I sidder alle sammen med hver jeres opgaver, og hvis event-strategien er på plads, så frigives der tid til at være mere kreative, tid til fordybelse i opgaven, tid til samvær med kolleger – eller hvad du nu tænker, at den tid skal bruges på.

Samtidig er både ledelse og medarbejdere helt klar på opgaven – og er man usikker eller uenig om noget, så kan I altid gå tilbage og se, hvad aftalen er i event-strategien.

Kort opsamling på, hvad en event-strategi bør indeholde

  • Overordnet beskrivelse af, hvad opdraget til eventen er.
  • Formål
  • Mission
  • Vision
  • Værdier
  • Overordnet organisering
  • Budget
  • Koncept
  • KPI’er (hvis man arbejder med dem)
  • Evaluering

SE OGSÅ! Guide til eventplanlægning: Få styr på de digitale værktøjer

Michaela Andersen

Michaela Andersen er eventmaker og har i over 20 år arbejdet med virksomheder, som afholder businessevents. Det er både udstillinger, konferencer, faglige events, interne teambuilding events og andre former for events inden for business segmentet. Michaela startede i 2012 virksomheden BYMA, som er specialiseret i event-strategier, event-design og event-planlægning – både for de fysiske og de digitale events. Hun har sidenhen startet konceptet ’PEOPLE MEET PEOPLE’ by BYMA, som er et digitalt forum for alle, som er interesseret i at arbejde og/eller vide mere om det at arbejde med business events. Michaela underviser i event management, afholder kurser – on- og offline – og lever og ånder i det hele taget for events.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *