Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Er din eventplanlægger kvalificeret til opgaven?

Er din eventplanlægger kvalificeret til opgaven?
Læsetid: 4 min.

Er din eventplanlægger kvalificeret og har strategisk indsigt? Det er mere og mere essentielt, at eventplanlæggeren kan sikre et højt udbytte (ROI).

De seneste seks måneders omvæltning af hele vores samfund har haft stor indflydelse for, hvordan vi laver forretninger i dag – og ikke mindst på de møder og events af den ene eller den anden art, som mange virksomheder holder.

Pludselig ændrede hele møde- og eventbilledet sig. Mange har spurgt sig selv, om vi kommer tilbage til de tilstande, vi havde før marts 2020. Det tror jeg ikke, vi gør, og det er her, du som virksomhedsleder kommer ind i billedet!

For når mængden og/eller størrelsen og/eller hyppigheden af møder og events ændrer sig, skal der være endnu mere fokus på udbyttet af de arrangementer, der rent faktisk bliver holdt. Det stiller krav til din mødeplanlægger, som skal være kvalificeret.

Det betyder, at I som virksomhed ikke har råd til at anse møde- og eventplanlægning som en opgave, enhver ansat kan løse. Det betyder også, at du som leder skal sikre sig, at dem, der løser opgaven, rent faktisk er kvalificeret til det.

I denne artikel får du yderligere indsigt i møde- og eventbranchen og de mennesker, der arbejder i den, ligesom du får tre gode råd til jeres næste event.

Eventbranchen mangler strategisk indsigt

Hvis vi ser på den danske møde- og eventbranche, så er den præget af, at en enorm andel af dem, der arbejder i den, ikke er uddannet til det. Det er mere reglen end undtagelsen, at man ”falder” ind i branchen – ofte bliver man ansat som koordinator, marketingkonsulent, PA eller lignende, men ender med at bruge en stor andel af sin arbejdstid på at planlægge og gennemføre events for virksomheden. Og når man så tænker på, at det ikke er muligt at tage en uddannelse inden for møder og events på universitetsniveau herhjemme, så er det vel ikke så underligt, at møde- og eventplanlægning ikke er en anset profession.

En virksomhedsleder ville aldrig diskutere lovspørgsmål med en ikke-uddannet advokat eller ringe til cykelsmeden, hvis han har forvredet knæet … så hvorfor sætte en ”tilfældig” medarbejder til at planlægge events? Dette skal ikke misforstås. Forstå mig ret! Jeg mener ikke, at alle mennesker skal have en lang uddannelse, før vi kan betro dem en opgave! Der er mange eventplanlæggere derude, der laver virkelig gode events og er højt kvalificeret til opgaven uden at have en formel uddannelse til det. Men det er ikke alle som tænker strategisk – og den evne er der brug for (Det skal siges, at der findes uddannelser i Danmark, som ligger inden for denne sfære: Disse er dog forholdsvis praktiske og har ikke fokus på det strategiske aspekt.).

Min erfaring siger, at der er brug for strategisk indsigt i en branche så vigtig som møde- og eventbranchen. Tal fra VisitDenmark fra 2017 viser, at mødemarkedet tegner sig for 26 mia. kr. årligt (Tallene vil naturligvis være noget anderledes, hvis man kigger på dem her i slutningen af dette ”annus horribilis”, som 2020 har vist sig at være for mange).

Har I en eventplanlægger som er kvalificeret?

Har I råd til at bruge en eventplanlægger som ikke er kvalificeret?

Så, tilbage til dig som leder: Hvem sætter du til at planlægge den årlige strategidag, julefrokosten eller salgskonferencen? Har du ansat eventplanlægger, der er kvalificeret og dedikeret til at planlægge jeres møder og events? Er det en opgave, du lægger på din PA (som i forvejen har rigeligt at gøre)? Eller er opgaven havnet hos den nærmeste studentermedhjælper?

Møder og events kræver en tusindkunstner, hvis de skal give både jer som virksomhed og jeres deltagere værdi. En eventplanlægger som er kvalificeret skal fx vide noget om:

  • Kommunikation
  • Psykologi/gruppedynamik
  • Innovation/design thinking
  • Projektledelse
  • Logistik
  • Økonomi
  • Markedsføring
  • Oplevelsesdesign
  • Læring/pædagogik
  • Scenografi
  • Teknologi

… og dette er på ingen måde en udtømmende liste over kvalifikationer!

Men er din PA kvalificeret til dette? Er han/hun overhovedet interesseret i at planlægge jeres events? Og hvis hun er, bliver opgaven så taget alvorligt, mens den står på?

Møder og events koster mange penge og skal skabe en værdi, der står mål med den investering, I lægger i dem. Så har I virkelig råd til at lade være med at bruge en professionel?

3 gode råd til dig som virksomhedsleder og til jeres næste event

Næste gang, du overvejer at sætte gang i planlægningen af en event, så tænk over følgende:

  1. Brug en professionel til at planlægge den – den skal give værdi på alle områder
  2. Invester i eventen, både ift. planlæggeren og ift. den oplevelse, den skal give deltageren (husk, at oplevelse skaber indlevelse, som giver en adfærdsændring, vi gerne vil opnå)
  3. Eventen og dens resultater er en del af jeres forretning, så giv eventen den opmærksomhed, den fortjener

I sidste ende er en event og resultatet af den et billede på jeres virksomhed og brand. Alle events er kommunikation, så hvad siger det om jer, hvis I ikke behandler jeres events med respekt – og de kvalifikationer, de kræver.

Anne Dalgaard

Anne Dalgaard er Meeting Design and Experience Management Expert. Hun har specialiseret sig i oplevelsesdesign med fokus på faglige konferencer og events og har en uddannelse i oplevelsesledelse og er Certified Meeting Manager (CMM). Anne har virksomheden EventAnne, hvor hun udvikler og formidler viden om fagligt oplevelsesdesign gennem oplæg, workshops, kurser og event-coaching. Derudover designer Anne events for Ingeniørforeningen, IDA og har tidligere været eventdesigner hos Dansk Industri. Hun er desuden tidligere formand for Meeting Professionals International (MPI) i Danmark.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *