Derfor hæmmer nogle møderum medarbejdernes trivsel

Tænker du over, at rummene i din virksomhed har betydning for dine medarbejderes trivsel? At de fysiske rammer kan styrke trivslen eller modsat – mindske trivslen?

Rigtig mange steder er sammenhængen mellem de fysiske rammer og trivsel ikke et fænomen, der spekuleres ret meget over – altså ud over at hæve-sænkebordene er på plads og lys- og luftkvaliteten lever op til de lovmæssige krav. Det, der ligger derudover bliver for mange lidt diffust. Men egentlig er det meget håndgribeligt.

Det kunne trivselskonsulent Heidi Schmidt fra Dine Ressourcer og jeg hurtigt blive enige om, da vi satte hinanden stævne til en samtale om, hvad medarbejdertrivsel egentlig er og, hvordan de fysiske rammer spiller ind på medarbejderes trivsel.

Et par håndgribelige eksempler

Heidi Schmidt arbejdede som HR-konsulent i 10 år, inden hun besluttede at starte sin egen virksomhed. Gennem årene har hun på egen krop oplevet, hvilken betydning de fysiske rammer har for hendes arbejde både i positiv og negativ forstand.

Da jeg spurgte Heidi, om hun kunne komme med et par eksempler, var det de negative, der først poppede op.

Når rum er ”uværdige”

I en virksomhed, hvor Heidi var ansat som HR-konsulent mærkede hun for alvor, hvad et rum kan gøre ved en situation og samtale.

En dag skulle hun stå for fyringen af et antal medarbejdere og, da der ikke var andre rum ledige, måtte det foregå i et depotlignende rum. Her oplevede hun, hvordan det ”uværdige” rum, som samtalen foregik i, gjorde hendes egen rolle endnu sværere at tackle.

Hun følte, at hun ydmygede medarbejderne, der skulle fyres. Rummet skabte et rigtig dårligt udgangspunkt, for en svær samtale, der i forvejen nemt kunne vække følelser, såsom utilstrækkelighed, mindreværdsfølelse og skam hos medarbejderen.

Glas og åbenhed

Et andet eksempel Heidi trak frem, var problemet med glasmøderum og alvorlige samtaler.

Det er et problem, mange virksomheder efterhånden står med, efter at det blev in at bygge kontorlandskaber næsten udelukkende med glasvægge, der giver frit udsyn til alle medarbejdere, møder og samtaler.

Udstillet i svær situation

Som HR-konsulent var Heidi Schmidt en årrække ansat i en virksomhed, hvor alle møderum i det nybyggede hovedsæde netop havde glasvægge.

Når hun skulle have en svær samtale med en medarbejder, vakte det absolut ikke en god følelse at vide, at nok kunne kollegerne ikke høre, hvad der blev sagt, men de havde frit udsyn til både kropssprog og mimik. Det gjorde både medarbejderen og hende selv utrygge. Det fik dem til at føle sig udstillede og hæmmede samtalens naturlige flow.

Når rum hæmmer trivsel

Begge eksempler siger noget om, hvor lidt fokus der er på, hvad de fysiske rammer betyder for menneskelige relationer og interaktioner samt de helt basale menneskelige behov såsom anerkendelse og tryghed. Rummene hæmmede Heidis performance og følelse af meningsfuldhed og øgede bestemt ikke hendes trivsel.

Før-bevidst påvirkning

Når vi mennesker træder ind i et rum påvirkes vi med det samme følelsesmæssigt. Det sker prækognitivt – det vil sige, inden vi når at tænke over det. Men de sanseindtryk, vi får, indvirker på vores adfærd.

Fra sanseinput til adfærd

I modellen herunder har jeg vist, hvordan de sanseinput, vi får i et rum, som det første påvirker os følelsesmæssigt på det før-bevidste plan. Vi sættes i en bestemt sindsstemning. Når inputtene når hjernen, bliver de bearbejdet på forskellig vis. Blandt andet starter en afkodning og vurdering af inputtene.

Hvordan vi afkoder og vurderer indtryk kommer i høj grad an på vores kulturelle og sociale baggrund. Det er afkodningen, der fortæller os, hvilken adfærd, der er passende. Hvordan vi skal omgås de tilstedeværende mennesker og, om vi føler os godt tilpas i sammenhængen.

I de to eksempler Heidi Schmidt nævner blev hendes sindsstemning påvirket negativt af rummene allerede på et prækognitivt plan og afkodningen af det depotlignende rums trøstesløshed og glasvæggenes utryghed prægede hendes adfærd og interaktion med medarbejderen.

Med mennesket i centrum

Når Heidi i dag arbejder med virksomheder i eget regi, lyder hendes mantra: ”Hele mennesker på arbejde – hele mennesker hjem fra arbejde”.

I alt for mange virksomheder er der generelt ikke nok fokus på medarbejderens basale menneskelige behov i en travl hverdag. Det kommer hurtigt til at handle alt for meget om drift frem for langsigtede løsninger, der kan sikre en sund kultur, hvor medarbejderne performer bedst muligt – fordi de trives.

Hvad skaber medarbejdertrivsel?

Men hvad får os egentlig til at trives, præstere godt, tænke klart og få innovative indfald?

Heidi Schmidt mener, at meget netop afhænger af en grundlæggende følelse af tryghed og oplevelsen af at blive set og accepteret som den, man er. Noget af det hun peger på som grundlaget for trivsel på arbejdspladsen er følgende:

• Nytte/gavn – at vi føler vi er til nytte
• Meningsfuldhed – at det vi laver er meningsfyldt
• Inddragelse – at vi bliver taget med på råd og har en stemme
• Ledelse – at det ikke handler om drift, men om at ledelsen er synlig og nærværende
• Anerkendelse – at vi ses og accepteres, som den vi er
• Rummelighed og forståelse for den enkelte (diversiteten) – at der er forståelse for, at vores behov som medarbejdere er forskelige
• ”Skab den rette kultur” – at der lægges vægt på at skabe en bæredygtig og attraktiv kultur i virksomheden

Her spiller rummet ind som en vigtig faktor for at få skabt den rette kultur og understøtte anerkendelse, rummelighed, forskellighed og inddragelse.

Når rum fremmer trivsel

I de to eksempler fra før var det de helt basale menneskelige behov, der blev tilsidesat. Højst sandsynligt, fordi ingen tænkte på, at rummet betød så meget for situationen.

Heldigvis er der virksomheder, som er helt klar over, at de fysiske rammer betyder rigtig meget for trivsel og performance. Det har Heidi Schmidt også et godt eksempel på.

Valgmuligheder gennem dagen

Heidi mindes især én virksomhed med glæde, fordi den har formået at skabe et meget behageligt og differentieret arbejdsmiljø. Det er virksomheden Easyfood i Kolding.

Hos Easyfood kan medarbejderne vælge mellem forskellige settings i løbet af arbejdsdagen. De kan for eksempel sætte sig i cafeen, loungeområdet eller innovationsrummet og det er dermed helt legalt ikke at sidde ved sit skrivebord dagen lang.

Forskellighed øger trivsel og performance

Ifølge Heidi Schmidt øgede de forskellige muligheder hendes egen performance og trivsel.

Rummene er udtryk for en kultur, hvor medarbejdernes forskellighed anerkendes, hvor forskellige arbejdsmåder rummes, hvor medarbejderne kan søge de miljøer, der bedst understøtter deres arbejdsopgave, performance, kreativitet og møder med andre mennesker.

Varme farver modsat sterile miljøer

Da Heidi Schmidt viser mig billeder af virksomhedens cafeområde og innovationsrum slår det mig, i hvor høj grad rummene domineres af varme farver, der signalerer tryghed og virker omsluttende. Det er en stor kontrast til de sterile miljøer, der er i mange andre virksomheder i dag.

Gå forrest og øg trivslen

Hvis du vil øge dine medarbejderes trivsel, så tænk rummet ind som en vigtig del.

De rum, dine medarbejdere skal tilbringe en stor del af deres dag i, betyder rigtig meget for, hvordan de trives, agerer og performer. Og som Heidi Schmidt påpeger, så er det en synlig ledelse, der skal gå forrest og vise vejen for en sund og bæredygtig trivselskultur. Så tænk lige over:

• Opfylder jeres rum medarbejdernes basale behov for at kunne trække sig tilbage og være skærmet?
• Er jeres rum behageligt indrettet, så medarbejderne føler sig påskønnet og anerkendt som menneske?
• Har I taget højde for, at rummenes farver og materialer i høj grad er med til at præge medarbejdernes sindsstemning? Øge en følelse af ro, varme, tryghed, glæde, energi (eller tristhed, kulde, uro, utryghed….)
• Er I rummelige? Har I tænkt på, at jeres medarbejdere ikke nødvendigvis performer bedst ved et skrivebord? Der kan være behov for forskelligartede miljøer for eksempel med bløde møbler og ro. Eller steder med en aktiv og hurtig energi.

Hvis I vil høre mere om rum og trivsel eller har brug for et trivselstjek med fokus på de fysiske rammer så kontakt Heidi Schmidt på heidi@dineressourcer.dk eller Tine Rosa Ebdrup på tine@rumogliv.dk