Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Derfor er invitationen så vigtig for din succes

Derfor er invitationen så vigtig for din succes

Hvis du har fulgt med i min serie om at inkorporere oplevelsesøkonomi i faglige konferencer her på Meetafy, kan jeg glæde dig med, at du i dag får sidste brik i puslespillet.

Når du designer din næste konference, kan du bruge de enkelte trin til at sikre dig, at du kommer hele vejen rundt for at understøtte oplevelseselementet og dermed skabe værdi for din kunde, så de vælger lige præcis DIN konference.

Andre artikler i serien op oplevelsesbaserede konferencer

Vil du være med til at co-create din næste konferenceoplevelse?
Fra standard mødelokale til kreativt oplevelsesrum
5 vigtige detaljer på den oplevelsesbaserede konference
Det er IKKE kun U2, der gør indtryk!
Konferencen er ikke nogen cirkusforestilling. Oplevelse kræver aktive medspillere
Når sanserne bliver en del af din konference

Og hvad så med den sidste brik?

Jo, den handler om kommunikationen omkring din konference. Kommunikationen om konferencen skal i første omgang passe med indholdet på den, så du ikke skaber forkerte forventninger – det gælder både tema, billeder og ordvalg. Forventningsafstemningen lægger fundamentet til mange positive oplevelser.

100% fokus på din målgruppe

Du skal først og fremmest have oplyst målgruppen om alt det relevante, der vil foregå under konferencen. Her skal du især være opmærksom på at sætte de rette ord på arrangementet og dets indhold. Det er for eksempel vigtigt at gøre opmærksom på, at ens arrangement er meget interaktivt, da det kan tiltrække eller skræmme nogle typer deltagere. Tag et ord som ’workshop’ – det er meget forskelligt, hvad forskellige mennesker lægger i det ord, og hvordan forskellige målgrupper håndterer og accepterer det.

Man kan argumentere for, at du skærer nogle potentielle deltagere fra ved at bruge eller undgå bestemte ord … men den risiko bør du løbe, for du vil selvfølgelig hellere have relevante, glade deltagere end en masse utilfredse af slagsen.

Opbyg forventningerne

Markedsføringen (og dermed kommunikationen om konferencen) sætter scenen og skaber en forventning hos deltageren, allerede når den enkelte modtager invitationen, som skal visualisere arrangementet i ord og billeder. Billederne i invitationen afspejler oplevelsesrummet og den type deltagere, du forventer til konferencen.

Desuden skal det fremgå tydeligt af invitationen:

  • Hvilket udbytte deltageren kan forvente?
  • Hvad formålet er med at deltage?
  • Hvilket fagligt indhold du kan forvente?
  • Hvilken målgruppe du henvender dig til (hvem de andre deltagere er)?
  • Hvilke muligheder deltageren har for at få indflydelse og skabe relationer?

Du skal også bruge afholdelsesstedet til at løfte kommunikationen og skabe de rette forventninger hos modtageren (den potentielle deltager). Her spiller oplevelsesrummet en stor rolle (og som du nok husker fra artiklen ”Fra standard mødelokale til kreativt oplevelsesrum”, så er oplevelsesrummet ikke nødvendigvis det samme som mødelokalet).

Oplevelsesrummet …

  • er en visuel metafor for, hvad din virksomhed tilbyder deltageren
    – hvilket image vil I gerne udstråle?
  • bruges til at tiltrække den rette målgruppe
    – passer oplevelsesrummet til jeres målgruppe og deres karakteristika?
  • bruges til at positionere og differentiere jer fra konkurrenterne
    – gør I det på en anden måde end andre, der udbyder lignende konferencer?
  • bruges til at påvirke deltagernes adfærd.
    – understøtter oplevelsesrummet det, der skal foregå i f.eks. gruppearbejde, refleksion, praktiske opgaver?

Invitationen skal hjælpe den potentielle deltager til at modstå det pres, der kommer af at være en del af et moderne samfund, så han eller hun vælger at prioritere deltagelse i præcis jeres konference: Vi kæmper om den potentielle deltagers opmærksomhed og tid i forhold til for eksempel familie, opgaver på jobbet, fritidsinteresser og livsstil. Derfor er det supervigtigt, at du er skarp i kommunikationen om konferencen, så den potentielle deltager forstår, hvad udbyttet er. Man kan jo ikke træffe den beslutning på uoplyst grundlag.

Husk de praktiske oplysninger

Ser vi på det rent praktiske, så skal en basal ting som en fyldestgørende hjemmeside om konferencen være tilgængelig. Her skal deltagerne have mulighed for at se programmet for konferencen, adresseoplysninger, kørselsvejledning og øvrige praktiske detaljer.

Dette betyder ikke, at alt skal være afsløret på forhånd, og at I ikke kan skabe overraskelser i løbet af konferencen, men du vil gerne hjælpe deltageren til at kunne planlægge i deres travle hverdag.

Skab en rød tråd for deltagerne på konferencen

Skab gode ambassadører

Når ”oplevelse” er en rød tråd gennem konferencen, og forventningerne er skabt og indfriet, skaber du grobund for, at fremtidige konferencer ikke kun kommunikeres via invitationen, men også promoveres via word of mouth, da de tidligere deltagere kommer til at fungere som ambassadører. Det vil medvirke til at slå jeres brand fast i målgruppens bevidsthed.

Det visuelle håndtryk – invitationen

Da en konference er en afspejling af virksomhedens brand, skal kommunikationen naturligvis understøtte dette. Herunder skal du overveje formen på invitationen – skal det kun være førnævnte hjemmeside (hvor tema og opbygning selvfølgelig skal afspejle selve konferencen) eller vil en fysisk (papir-)invitation understøtte temaet? Skal I have udarbejdet en særlig skrifttype til invitation og konference? Hvad med billederne til invitationen – skal I have taget jeres egne, som præcis understreger jeres event/målgruppe/tema osv.?

Kommunikationen om jeres konference er den berømte prik over i’et, som binder alle enderne af konferencen og oplevelsen sammen, så det er ikke et punkt på to do-listen, som er smart at springe let hen over. Beslutningerne om konferencens og oplevelsens kommunikation skal øverst på dagsordenen, næste gang I begynder planlægning.

God fornøjelse!

Dette var sidste punkt på listen af opgaver i opbygningen af den oplevelsesbaserede konference. Vi har i serien blandt andet kigget på oplevelsesrummet, sanserne, og om, at en oplevelse ikke kun skal være underholdende.

Er du klar til at gøre din næste konference til en oplevelse? Har du et godt eksempel på markedsføring, som havde god effekt?

Anne Dalgaard

Anne Dalgaard er Meeting Design and Experience Management Expert. Hun har specialiseret sig i oplevelsesdesign med fokus på faglige konferencer og events og har en uddannelse i oplevelsesledelse og er Certified Meeting Manager (CMM). Anne har virksomheden EventAnne, hvor hun udvikler og formidler viden om fagligt oplevelsesdesign gennem oplæg, workshops, kurser og event-coaching. Derudover designer Anne events for Ingeniørforeningen, IDA og har tidligere været eventdesigner hos Dansk Industri. Hun er desuden tidligere formand for Meeting Professionals International (MPI) i Danmark.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *