Meetafy.dk
Konferencer & kurser

Åh nej! Sådan tackler du fejl og uventede situationer på mødet

Åh nej! Sådan tackler du fejl og uventede situationer på mødet

Nogle gange sker der  bare fejl, der kan give skår i glæden! Noget, som du ikke havde planlagt, og som ikke var hensigtsmæssigt for arrangementet.

Når vi planlægger et arrangement, så planlægger vi naturligvis efter, at det bliver en succes. Vi sætter nogle succeskriterier op, og her er det, at følelsen af succes også bliver skabt inde i os. Vi er vant til at lave tjeklister. Vi har styr på alle detaljer, og vi har det store overblik og arbejder målrettet for at opnå succes. Men hvordan håndterer vi så fejl, når de pludselig kommer?

Kan man forberede sig på fejl, og hvordan tackler man fejl?

I mange år har jeg hadet at lave fejl. Det vidste mine medarbejdere godt. Jeg tror faktisk, at der opstod flere fejl af samme årsag. Nu er min holdning, at vi altid skal gøre os umage og være ambitiøse i det, vi laver. Så bliver vi bedre til at håndtere de fejl, der opstår på trods af al god planlægning.

Jeg har beskæftiget mig med at planlægge og gennemføre konferencer i hele verden. Jeg har været leder for 45 koordinatorer i mit tidligere job og har nu 10 medarbejdere, der beskæftiger sig med med det samme. Mine observationer og tanker om fejl er baseret både på mine egne erfaringer og mine erfaringer som leder.

Nu er du måske blevet nysgerrig på, hvad min største fejl er? Det kommer vi til senere.

1. Tænk risiko ind i planlægningen

I planlægningsfasen går vi i detaljer. Vi laver en minutiøs drejebog. Når vi er godt forberedt til et arrangement og har styr på planlægningen, så er det nemmere at tackle fejl og uventede situationer.

Et af elementerne i at planlægge et arrangement er derfor at tænke i risici, og hvad der kan gå galt. Et emne, der er større og større fokus på, er sikkerhed. Så spørg altid konferencestedet om deres brand- og sikkerhedsplan.

Mange har sikkert, som jeg har, stået i situationer, hvor:

  • teknikken driller
  • traktementet ikke er klar til tiden
  • en oplægsholder er syg eller forsinket
  • der er kø ved indtjek, buffet eller lignende
  • flyet eller bussen ikke er ankommet
  • en deltager bliver akut syg
  • strømmen går.

2. Vis din professionalisme

Når noget uplanlagt sker, har vi forskellige handlingsmønstre afhængig af, hvilken type vi er, og hvor meget erfaring vi har. Jeg er typen, der handler.

Hvis deltagerne opdager fejlen, så er der ikke andet at gøre end at beklage og forklare at vi er i fuld gang med at ordne det. Det er her, du som arrangør kan vise din professionalisme i din ro og kommunikation. Og husk ordet ”undskyld” -det synes jeg personligt er vigtigt. For ja, der kan altid ske fejl. Møder handler om mennesker, og de forstår godt, at der kan opstå situationer, som ikke er hensigtsmæssige.

Det værste er ikke at sige noget. For hvis du er deltager på en konference, hvor der er problemer med lyden, og der ikke er nogen, der afbryder og får fejlen udbedret, vil du opleve, det er irriterende og uprofessionelt.

3. Led ikke efter fejl

Jeg har haft medarbejdere, der ligefrem ledte efter fejl. ”Der må jo være noget, der kan gøres bedre”, tænker de. Det er en god indstilling at ville gøre sit bedste, men ”fejlfinder-kulturen” har jeg aldrig været tilhænger af. Fokuser hellere på at gøre det bedre næste gang. Tag dine samarbejdspartnere i hånden og se på succeskriterierne frem for fejlene.

4. Livet går videre

Jeg har personligt lavet mange fejl og lært rigtig meget af det. Engang, da jeg skulle arrangere et virksomhedsbesøg i Frankrig, fik jeg byttet rundt på datoerne. Da jeg ringede fra bussen og sagde ”nu er vi på vej”, svarede de: ”I skal da først komme i morgen!”. Det hele løste sig, men jeg fik virkelig sved på panden.

Jeg har oplevet, at det kan være svært at slippe de fejl, der har været ved et arrangement. Jeg spørger altid mig selv: Var der nogen, der opdagede det? For ét er jo, at min tidsplan ikke holdt, og det kan jeg godt tænke som en fejl, men hvis deltagerne ikke har bemærket det, så ryger det i ”skidt-pyt-kassen”.

Husk! Fejl damper af

  • Fejl er møgirriterende et par dage, men efter en måned er de glemt.
  • Smerte, anerkendelse, fejl, glæde – alt kommer og går. Det er en vigtig erkendelse for os som arrangører.
Mette Fisker

Mette Fisker, direktør i ConferenceCare, er kendt for at sætter mødebooking på den strategiske dagsorden. Mette Fisker har i mere end 20 år haft skarpt fokus på at optimere værdien af konferencer, møder og events ved at gøre dem målbare. Kunderne tæller bl.a. Dignity, Udenrigsministeriet, Shire m.fl. ConferenceCare har desuden specialiseret sig i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold. ConferenceCare har vunder flere awards for bl.a. ”Best Conference Partner”.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *