Meetafy.dk
Konferencer & kurser

5 vigtige detaljer på den oplevelsesbaserede konference

5 vigtige detaljer på den oplevelsesbaserede konference

Jeg har tidligere – her på Meetafy – skrevet om den oplevelsesbaserede konference og de elementer, der skal til, før man kan kalde noget for en ”oplevelse”. Jeg pointerede bl.a. at …

1. Sanserne skal i spil
2. Det ikke alene handler om underholdning. En god oplevelse kræver deltagerinvolvering
3. Der skal være noget at genfortælle
4. Oplevelsen skal have en vis nyhedsværdi/være uforudsigelig.

Mens disse elementer er vigtige, er det ikke gjort med det. En oplevelse skabes af mange detaljer, og når det lykkes, er arbejdet både tiden og indsatsen værd. Lad os kigge på 5 ’bløde værdier’, som en oplevelse også skal indeholde. 5 værdier, som er vigtige at huske på.

1. Gør den gode oplevelse total

Oplevelse er ikke noget, man lægger ind i programmet mellem kl. 10.00 og 10.30. For at skabe en oplevelse skal man kreere en helhed og integrere oplevelseselementerne gennem hele konferencen – det gælder både før, under og efter konferencen, og altså ikke kun under! Faktisk er det passende at tale om en ”totaloplevelse” og ikke kun en ”oplevelse”.

2. Skræddersy konferencen til den enkelte

Enhver totaloplevelse skal være unik og skræddersyet til den enkelte konference og deltager, hvilket betyder, at vi – desværre vil nogen måske sige – ikke kan genbruge et godt koncept igen og igen: Den samme oplevelse bliver selvsagt ikke ved med at være unik og dermed en oplevelse.

Men kan en konference være skræddersyet til den enkelte? Ja, det kan den. I oplevelsesledelse taler man om deltageren som medproducent. Det kan komme til udtryk på flere måder, for eksempel ved:

  • at skabe et ’community’ omkring konferencen, hvor deltagerne kan udveksle erfaringer, stille spørgsmål til arrangør og/eller oplægsholdere m.v. Det kan man jo meget passende gøre op til konferencen, hvorved man får sit ’før-oplevelseselement’.
  • involvering af deltageren under konferencen, som jeg omtalte i mit forrige indlæg ’Hvor er cirkusforestillingen? . På denne måde bliver deltageren selv en del af programmet.
  • at lave et konferenceprogram, der giver deltageren mulighed for at vælge til og fra i oplæg, netværksaktiviteter m.v.

3. Forstærk oplevelsen – stimulér sanserne

Når vi taler om oplevelse i konferencer, skaber vi også grobund for øget læring, idet man for eksempel ved hjælp af stimulering af sanserne (se artiklen ’Når sanserne bliver en del af din konference’) kan skærpe deltagernes hukommelse. Visse dufte stimulerer hukommelsen, og nogle mennesker husker bedst, hvis et emne er præsenteret visuelt, mens andre husker bedst, hvis emnet præsenteres auditivt.

Er konferencens formål at fastholde medarbejdernes motivation eller kundernes loyalitet, kan vi understøtte det ved hjælp af memorabilia – det vil sige en ting eller særlig deloplevelse, der minder deltageren om konferencen. Mange laver en mulepose med brochurer og nøgleringe og en lille gave, men det er spild af papir osv. De fleste af os har ikke brug for denne lille souvenir til at pynte på kontoret. Så i disse bæredygtige tider kan man med fordel give dette memorabilia som en del- eller ekstraoplevelse – det kunne f.eks. være en VIP-billet til keynote-speakerens kommende foredrag eller en invitation til en opfølgende event, som eksempelvis kunne være en workshop, hvor deltageren kan få lov til at arbejde med egne problemstillinger inden for konferencens emne.

4. Skab en autentisk atmosfære

Vi vil alle have den gode historie … men historien skal være ægte og ikke opdigtet! Arbejdet med at skabe oplevelse på din konference skal være autentisk, ellers har det den modsatte virkning. Man mærker tydeligt, hvis stemningen eller atmosfæren er påtaget. Desuden er der i samfundet generelt mere og mere et modtræk til individualitet og materialisme, nemlig nærvær. Som Flemming Christensen skriver i sit blogindlæg ”Nærvær, nærvær, nærvær”, så ”smitter det gode nærvær og styrker både kreativiteten, indlæringen og produktiviteten”.

5. Fokuser på det væsentlige

Når du sætter dig ved tegnebrættet for at udtænke totaloplevelsen i din næste konference, så husk, at det ikke gælder om at finde så mange gode historier og oplevelseselementer som muligt. Vælg lige præcis DEN gode historie fra din virksomhed, produkt eller hverdag, der betyder noget for netop denne konference.

Sidst, men ikke mindst, så husk, at vi kun kan levere en oplevelsesMULIGHED. Hvis deltageren har en dårlig dag, kan vi ikke nødvendigvis ændre på det og skabe en positiv oplevelse for ham/hende – uanset om vi har opfyldt alle kriterier for en oplevelse. Deltageren er selv med til at skabe oplevelsen, hvorfor den naturligvis også er meget forskellig fra person til person. Men det er jo netop det, der gør en oplevelse til en oplevelse.

Har du andre detaljer, som du har erfaring for at vigtigt på den oplevelsesbaserede konference, så skriv endelig i kommentarfeltet.

Anne Dalgaard

Anne Dalgaard er Meeting Design and Experience Management Expert. Hun har specialiseret sig i oplevelsesdesign med fokus på faglige konferencer og events og har en uddannelse i oplevelsesledelse og er Certified Meeting Manager (CMM). Anne har virksomheden EventAnne, hvor hun udvikler og formidler viden om fagligt oplevelsesdesign gennem oplæg, workshops, kurser og event-coaching. Derudover designer Anne events for Ingeniørforeningen, IDA og har tidligere været eventdesigner hos Dansk Industri. Hun er desuden tidligere formand for Meeting Professionals International (MPI) i Danmark.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *