Meetafy.dk
Konferencer, events & møder

5 trin til planlægning af events i en foranderlig tid

5 trin til planlægning af events i en foranderlig tid
Læsetid: 7 min.

Kom godt i gang med planlægning af events i 2021 – og tag forbehold for pludselige ændringer i en Coronatid.

Der er ingen tvivl om, at 2020 blev et år, som ingen af os havde forestillet os, når det gælder eventplanlægning. Det har helt sikkert været specielt udfordrerende for dig, som planlægger og arrangerer events som konferencer, netværksevents, medarbejderevents og messer.

Du har nok, lige som mange andre arrangører, måtte starte foråret 2020 med at aflyse og udskyde dine events. Og over tid, har du måske måtte ty til den virtuelle verden. Med afvikling af online møder og events via Zoom, Microsoft Teams eller andre platforme.

2020 har uden tvivl være udfordrerende. Men det har helt sikkert også budt på udvidede kompetencer. Både med hensyn til at være forandringsparat og med hensyn til øget digitale kompetencer. Som du kan tage med dig i planlægning og afvikling af events i 2021.

Hvad er forventningerne til afholdelse af møder og events for 2021?

Nu hvor vi netop har taget hul på det nye år i 2021 er det store spørgsmål så, hvordan 2021 mon bliver for et event år. Hvornår kan du holde fysiske events igen? Og er det strategisk smart også at satse på at afholde online events, enten rene online events eller hybride events? Og i hvilket format så? Ja, jeg tænker, at spørgsmålene presser sig på …

Ifølge Kursuslex’ analyse Mødebarometeret fra december 2020, forventer størstedelen af de adspurgte møde & eventplanlæggerne at afholde fysiske møder og events i 2021. Med start i Q2 og endnu mere i Q3 og Q4. Men der er også rigtig mange, der forudser at de holder hybride møder og events. Og stiller derfor krav til at de professionelle konferencesteder har udstyr, der understøtter online møder og events.

Udfordringen med hensyn til eventplanlægning består naturligvis i uvisheden, om hvordan Corona-pandemien arter sig hen over foråret. Danmark er her i januar lukket ned igen. Men der synes heldigvis at være lys for enden af tunnelen med Corona vaccinen i spil. Så der er håb forude for fysiske events.

Men imellem tiden er det jo godt, at der er mulighed for at holde online møder og events. Selvom mange er enige. De fysiske møder og events kan ikke erstattes 1:1 af online møder og events. Men de kan nu noget (alligevel)…

5 trin til planlægning af events

Tjekliste: 5 trin til planlægning af dine events i 2021

Så hvordan planlægger du dine events for 2021? Du har måske allerede lagt planen. Eller flere forskellige planer alt efter graden af genåbning og vaccine-status. For med usikkerhed om Corona status, tænker jeg, at det er en god idé at udforme en plan A, B og måske C. Nedenfor kommer jeg med nogle punkter til planlægning, som du kan bruge som en slags tjekliste …

1. Husk at starte med at nedfælde en decideret eventstrategi

Ifølge Anne Dalgaard, som har skrevet: Eventstrategi er (også) en ledelsesopgave er der mange, der ikke har en eventstrategi. Og hun fremhæver vigtigheden af at udforme sådan én med fokus på formål og udbytte. Altså hvad vil I opnå med et givent event? Hvad ønsker I der kommer ud af det?

Anne fremhæver oplevelsesdesign som et vigtigt redskab i planlægning af eventen i forhold til strategien og formålet. Med fokus på at øge deltagerinvolvering og skabe gode oplevelser for deltagerne, så de bedre kan huske ”og forstå” indholdet og meningen med eventen. Om det er faglige konferencer eller interne strategiske medarbejderevents.

2. Udform planer for dine events, som er justerbare – i en foranderlig tid

Et mål uden en plan er bare et ønske, som man siger. Nu mere end nogensinde er det vigtigt at du har et mål og en plan med afholdelse af dine events. Så efter at du har klarlagt strategien med dine events, så skal du udforme en plan. Eller planer. For i denne foranderlige tid, hvor du ikke helt ved, hvornår det er sikkert at afholde fysiske events igen, ja, så er det en god idé at nedfælde flere forskellige planer – veje, som du kan gå, alt efter hvad der er muligt.

Derfor er det oplagt at du udformer planer, der indeholder i hvilken form, du kan og skal afholde din event i. Fysisk, virtuelt eller hybridt. Og det afhænger jo netop af graden af genåbning af Danmark og muligheden for at afholde fysiske events. Så forsøg at planlægge så realistisk som muligt, men også gerne med en plan A og B. Du planlægger måske at afholde en fysisk konference i Q2 som plan A, men med muligheden for at skifte til at holde ren online eller hybrid konference, hvis det er nødvendigt.

Og husk at planerne jo selvfølgelig hænger sammen med formålet. For der er sikkert nogle events, som du før i tiden har afholdt fysisk, men som sagtens kan ”tåle” at blive holdt online. Mens der er andre events, som bare skal holdes fysisk.

Når du udformer dine planer, er det en god idé at have de 4 HV spørgsmål for øje: Hvorfor, Hvem, Hvordan og Hvor. Som du finder i mit tidligere blogindlæg: Tjekliste til planlægning af events: Husk de 4 HV spørgsmål.

Sådan planlægger du din online konference på det virtuelle rums præmisser

3. Planlæg online events på det virtuelle rums præmisser

Når du planlægger online konferencer eller andre events, ja, så husk at du ikke kan planlægge en online event som du ville have gjort det for et fysisk event. Det er jo ikke de samme præmisser. Så husk at planlægge online konferencer og events efter det virtuelle rums præmisser, som jeg tidligere har skrevet i: Sådan planlægger du din online konference på det virtuelle rums præmisser.

Altså planlæg et kortere program, eventuelt delt ud over flere dage. Planlæg kortere oplæg for hver oplægsholder. Og miks gerne præsentationsformen. Hav deciderede oplæg, men overvej også om du kan have interviews samt paneldebatter. Og husk at bruge eventværktøjer til at involvere deltagerne. Så de ikke bliver passive deltagere bag skærmen. Online spørgsmål og afstemninger er en god måde til at aktivere deltagerne på. Samt mulighed for chat. Og overvej om du kan stille online netværksmuligheder til rådighed.

4. Planlæg fysiske events, hvor det virkelig gør en forskel, at det afholdes fysisk

Det er jo godt, at du har muligheden for at afholde online events. Men det kan aldrig blive det samme som de fysiske. Det er alle eventarrangører (vidst) enige om. Men når du så planlægger at afholde fysiske events, ja, så sørg for at de virkelig giver mening og værdi for dine deltagere (og udstillere). De skulle gerne gå hjem og tænke, wow, det var vel nok godt, at jeg deltog! I din planlægning af det fysiske event kan du klart indtænke stedet, som omdrejningspunkt for oplevelsen. Hvad ønsker du at stedet skal kunne bidrage med? Er beliggenheden det eneste vigtige, eller skal det kunne bidrage til skæve vinkler og oplevelser?

Og du må ikke glemme at til dine fysiske events, har du en god mulighed for at skabe unikke møder for dine deltagere. Så de ikke kun går hjem med ny viden, men også med nye brugbare kontakter. Ja, måske er networking ligefrem dit hovedformål. Men selv, hvis det ikke er hovedformålet, så er der flere og flere arrangører, der udnytter muligheden for at være med til at give deres deltagere nye kontakter. Du kan endda bruge eventteknologi til at skabe relevante møder for dine deltagere, som jeg tidligere har beskrevet i: Online matchmaking: 7 overvejelser til bedre møder på din konference

5. Planlæg dine events med relevante eventværktøjer for øje

Tid er en af dine vigtigste ressourcer. Ofte er tid en begrænset faktor. For det tager altså en rum tid at planlægge konferencer og andre events. Det kan vi ikke komme udenom. Derfor er det en god idé, at du bruger digitale værktøjer, som kan spare dig tid. Og da kommunikation og deltagerinvolvering helt sikkert også er super vigtigt, ja, så kig også efter digitale værktøjer til dette.

Mange (men ikke alle) bruger tilmeldingssystemer til at indhente tilmeldinger til deres events. Og det sparer altså tid sammenlignet med hvis du håndterer tilmeldingerne via e-mails. Men hav også for øje at tilmeldingssystemer ofte tilbyder andet og mere end ”kun” at indhente tilmeldinger og basisinformation som navn og e-mailadresse. Der er ofte flere logistiske tiltag, du kan foretage dig med tilmeldingssystemer. F.eks. kan du i nogle tilfælde opsætte og udskrive navneskilte automatisk. Du kan eventuelt blive inspireret hermed i: Guide til eventplanlægning: få styr på de digitale værktøjer.

Planlægning af messer

Står du for planlægning af messer, ja, så er det en god idé at gå efter eventværktøjer, som kan hjælpe dig med indhentning af materiale fra udstillerne. Hvor de selv afleverer og indtaster deres informationer – både kontaktoplysninger, men også logo og billeder samt annoncetekst. Og hvis systemet så også kan ”smide” indholdet over i din event app, ja, så har udstillerne jo gjort arbejdet for dig. Og dine oplægsholdere kan jo faktisk også selv aflevere deres informationer og materiale.

Planlægning af online konferencer og events

Skal du holde online konferencer og andre events, ja, så skal du jo bruge en platform til dette. Her kan det være en fordel at undersøge markedet for passende platforme til lige dit formål. Det er f.eks. ikke alle platforme, der tilbyder integrerede værktøjer til at involvere og engagere deltagerne via Q&A, Polls og chat. Og holder du hybride events, ja, så kan du gå efter de platforme, der også tilbyder event apps, hvorfra de fysiske deltagere kan deltage i afstemninger mv., og som hænger sammen med afstemningerne for de virtuelle deltagere. Så du altså sørger for at connecte de fysiske og virtuelle deltagere.

Det er altså en god idé at kortlægge alle dine processer, inden du bestemmer dig for digitale eventværktøjer som tilmeldingssystem, event app og virtuel eventplatform – med mere.

Jeannette Eis

Jeannette Eis er partner & salgs - og marketingsansvarlig i softwarefirmaet Sortkaffe, der står bag eventplatformen ConferenceCommunicator og den digitale gæsteregistreringsløsning Guestbook. Jeannettes passion er at hjælpe eventarrangører med at planlægge og afholde deres events som konferencer, medarbejderevents og messer med eventsoftware som værktøj. Kunderne tæller bl.a. brancheorganisationer som DANSK HR og Dansk Fjernvarme samt virksomheder som Beierholm Revision og LOGSTOR. Med mange års erfaring i samarbejdet med eventarrangører har hun opsamlet en stor viden om behov og udfordringer ved brug af eventteknologi. Jeannette deler gladeligt ud af denne viden, bl.a. i blogindlæg med brugbare tips og tricks.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *