Meetafy.dk
Konferencer & kurser

5 tiltag du kan gøre for at skabe gode fysiske møder på konferencer

5 tiltag du kan gøre for at skabe gode fysiske møder på konferencer

FYSISK MØDER: Der er ingen tvivl om, at online møder er kommet for at blive. Corona-tiden har forvandlet de fysiske møder til online. Både de mindre møder som teammøder i virksomheden og organisationen, kunde-leverandør møder og selv større virtuelle events med mange forskellige samlet online.

Men betyder den stigende brug af online møder og virtuelle events så, at vi helt kan erstatte de fysiske møder og de større fysiske events som konferencer, netværkevents, kick-off seminarer og messer? Nej, det mener jeg (og mange andre) bestemt ikke…

Hvorfor er det fysiske møde mellem mennesker vigtig?

Jo, altså udover det, at vi mennesker er sociale dyr og har brug for at mødes og samles, så kan de fysiske møder noget, som online møder ikke kan.

De skaber en connection mellem de deltagende, som ikke kan skabes på samme måde bag en skærm. Såvel den energi og feedback, der opstå mellem indlægsholderne og deltagerne, deltagerne imellem og udstillere og messegæster. Og ikke at forglemme den unikke mulighed, der opstår for at deltagerne kan møde andre deltagere til din konference eller netværksevent, lige fra det tilfældige kaffemøde til et faciliteret møde.

Hvordan skal dine deltagere mødes?

Det er oplagt, at du som arrangør giver deltagerne mulighed for fysisk at mødes med andre deltagere. Det er velkendt, at i ethvert godt konferenceprogram er der indlagt tilpas med pauser. Dels for at give deltagerne en pause fra oplæggene, og dels for at give mulighed for at deltagerne kan møde andre deltagere. Men oftest er tiden knap, når det gælder det fysiske møde mellem deltagerne. Oftest er det kun de tilfælde kaffemøder, der opstår i kaffepauserne.

Har du overvejet, om du kan skabe mulighed for, at dine deltagere møder andre (for dem) relevante deltagere? Sådan så de kan gå hjem med gode kontakter til udvidelse af deres netværk og eventuelt med mulighed for at skabe forretning sammen.

Der er flere måder, hvorpå du kan facilitere mødet mellem dine deltagere, lige fra analoge metoder til digital matchmaking.

5 tiltag du aktivt kan gøre for at skabe gode fysiske møder

1. Tilføj deltagerkategori eller interessefelt på navneskiltet

Indsaml viden om din deltagere allerede ved tilmelding til din konference. Opstil nogle relevante deltagerkategorier eller interessefelter, hvorfra deltagerne vælger den kategori/interesse, der er mest rammende for dem. Og tilføj det på deres navneskilt, enten ved at det står der, som et ekstra tekstfelt eller som en farvekode.

Fordel: Denne ekstra information – udover de typiske informationer som navn, titel og firma – giver deltagerne en indikation om fælles interesseområder eller en mere uddybende information om hvem, den anden er. Og kan både bruges til de tilfældige møder og til de faciliterede møder.

Husk at afsætte god til fysiske møder under konferencen

2. Afsæt tilstrækkeligt med tid til møderne

Husk at afsætte tilstrækkelig med tid til møderne mellem deltagerne. Gerne både som forlænget kaffepauser til at skabe tid og rum til de tilfældige møder, men også gerne til de faciliterede møder. Husk at definere i programmet, hvornår der er decideret netværksmøder, hvor du forventer, at deltagerne gør en aktiv indsats for at netværke, og hvornår det ”blot” er tilfældige kaffemøder.

Fordel: Tilstrækkelig med tid til at deltagerne kan mødes med andre er ofte en overset faktor. Dilemmaet opstår, når du som planlægger står med et spændende konferenceprogram med dygtige og inspirerende indlægsholdere, og samtidig skal skabe tid til netværksmøder. Hvad er så vigtigst? Har du mulighed for at prioritere både et spændende program og netværksmøder, så giver du deltagerne værdi, både i form af ny og nyttig viden og mulighed for at udvide deres netværk.

3. Skab hyggelige fysiske mødesteder under konferencen

Dem, der designer møder og konferencer vil helt sikkert sige, at selve mødestederne har betydning for at skabe et godt udgangspunkt for møderne. Det kan være alt lige fra enkle mødesteder med god plads til de mere kreative og farverige mødesteder, som f.eks. biler eller busser, man kan sidde i. Eller et tårn man skal kravle op i.

Fordel: At skabe rum og plads til møderne mellem deltagerne er vigtigt. Det kan både være ståpladser og siddepladser, og lige fra sofaarrangementer til de mere kreative mødesteder. Det er en fordel at skabe flere forskellige rum og mødesteder til møderne. Specielt, hvis konferencen holdes på et større sted.

4. Facilitér møderne analogt, med eller uden facilitator

Du har flere muligheder for at facilitere møderne mellem deltagerne. Lige fra nudging til et venligt skub. Med deltagerkategori eller interessefelt på navneskiltene, kan deltagerne få til opgave at finde andre deltagere med lignende kategori og enten holde møder i grupper eller 1:1 møder. Du afsætter tid til hvert møde, hvor deltagerne eventuelt møder nye efter 5 minutter. Du kan have opstillet nogle spørgsmål, de skal stille hinanden, eller du kan lade samtalen være helt op til dem. Du kan også ”blot” lade deltagerne møde nogle tilfældige udenom kendskab til fælles interesser eller relevante matchmuligheder på forhånd.

Fordel: Det kan være en fordel at facilitere møder mellem deltagerne. Både fordi, der er forskel på hvor aktivt opsøgende deltagerne selv er, men også fordi du kan skubbe venligt på til møder mellem deltagerne, der har fælles interesser eller som ligefrem har mulighed for at skabe forretning sammen senere.

Facilitér møderne digitalt via et matchmaking tool

5. Facilitér møderne digitalt via et matchmaking tool

Lad deltagerne selv planlægge møderne med andre deltagere forud for din konference. Via mødeteknologi kan du facilitere relevante møder mellem deltagerne. Typisk som en del af dit tilmeldingssystem, kan deltagerne oprette en match-profil ud fra kategorier, som du har defineret. Herefter kommer systemet med automatiske matchforslag til deltagerne. De godkender selv de foreslået møder, og modtager en komplet mødeagenda med hvem, de skal mødes med, samt hvor og hvornår.

Fordel: Faciliteret matchmaking med et matchmaking tool øger chancen for at dine deltagere kan mødes med (for dem) relevante deltagere. De planlægger og godkender selv møderne, og dermed er de forberedt på hvem, de skal møde. Chancen er her større for at de går hjem med relevante kontakter.

Jeannette Eis

Jeannette Eis er partner & salgs - og marketingsansvarlig i softwarefirmaet Sortkaffe, der står bag eventplatformen ConferenceCommunicator. Jeannettes passion er at hjælpe eventarrangører med at planlægge og afholde deres events som konferencer, medarbejderevents og messer med eventsoftware som værktøj. Kunderne tæller bl.a. brancheorganisationer som DANSK HR og Dansk Fjernvarme samt virksomheder som Beierholm Revision og LOGSTOR. Med mange års erfaring i samarbejdet med eventarrangører har hun opsamlet en stor viden om behov og udfordringer ved brug af eventteknologi. Jeannette deler gladeligt ud af denne viden, bl.a. i blogindlæg med brugbare tips og tricks.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *