Meetafy.dk
Konferencer & kurser

5 fif til konferencer med wauw-effekt

5 fif til konferencer med wauw-effekt

Dit møde er slut, og du håber på, at deltagerne går tilfredse hjem og tænker: ”Wauw et fedt arrangement!” Men hvorfor nøjes med at håbe, når du kan arbejde målrettet efter, at selvfølgelig tænker de wauw efter dit møde?

Udviklingen – ikke bare herhjemme, men også i udlandet – viser tydeligt, at deltagerne stiller højere krav til kvalitet, indhold og oplevelser end tidligere. Alene de seneste fem år er sket en stor udvikling.

Wauw-effekten skal planlægges

Som arrangører skal vi hele tiden planlægge vores møder og arrangementer med værdien og KPI’er for øje. Konkurrencen er hård, så vi skal huske også at planlægge wauw-effekten på forhånd.

Hvis vi bare gør, som vi plejer, eller bruger for lidt tid på planlægning og finpudsning, så bør vi hellere lade være.  Mit personlige arbejdsmæssige mål for 2018 er derfor ”hellere bedre end mere”.

Sådan planlægger du en succesfuld konference med wauw-effekt

Kommunikationen som wauw-faktor

Wauw-effekten afhænger af rigtig mange ting. Udover selve indholdet er min erfaring, at kommunikationen omkring arrangementer er afgørende. Derfor gælder det om at bruge tid på at sikre, at al kommunikation omkring dit arrangement er tydelig og præcis. Selv små detaljer er vigtige.  Så her får du 5 fif, som er med til at opbygge en wauw-effekt før, under og efter mødet.

5 fif til wauw-kommunikation, og hvad du får ud af det

1) Lav en invitation der fænger – og få flere deltagere

En invitation skal være ”lækker”. Flot layout og overskuelig. Sørg for at beskrive præcis, hvad der er unikt ved arrangementet, og hvad deltagerne får ud af at være med. Brug gerne video i din invitation, som skaber nysgerrighed og lyst til at deltage.

Det skal være let at tilmelde sig. Send altid en bekræftelse til deltagerne på deres tilmelding, hvor alle oplysninger om dato, tidspunkt og sted er med. Gør det nemt for deltagerne at møde op ved at fortælle om parkeringsmuligheder, offentlig transport og andre praktiske oplysninger. Gør det også let at framelde sig. Fortæl i bekræftelsen, hvordan man gør, så du undgår ’no shows’.

2) Involver deltagerne – og få flere tilfredse deltagere

Envejskommunikation er en dræber for ethvert arrangement.  Involver deltagerne. De fleste deltagere vil gerne involveres og inspireres gennem refleksionsspørgsmål, paneldiskussioner, diskussion i små grupper osv. Du kan f.eks. lave quiz eller online afstemninger, hvor deltagerne kan se salens resultater og undervejs diskutere og få nye indsigter.

Networking kan som regel ikke overlades til deltagerne. De har brug for at blive involveret aktivt. Det kan med fordel faciliteres af en professionel. Til gengæld giver det stort udbytte, og du vil opleve, at deltagerne taler meget mere sammen i kaffepauserne.

Vil du involvere deltagerne, skal lokalet være indrettet til det. Mange kursussteder er fleksible og kan lave mere spændende løsninger end de sædvanlige, endeløse stolerækker.  Fortæl om dine ønsker for involverende aktiviteter og få dem til at lave et forslag, som matcher.

Involver deltagerne på konferencen

3) Tænk bæredygtigt – og gør en forskel for deltagerne og miljøet

Jeg vil gerne sætte bæredygtighed og CSR på dagsordenen, når der skal planlægges møder og events. Tiden er løbet fra papirblokke med 10 gange lak, kulørte brochurer, dyre bannere, der ikke kan genbruges. Det er på høje tid med arrangører, der tænker bæredygtigt og vælger konferencesteder, som er svanemærkede eller på anden vis er miljørigtige.

Tag et valg, og fortæl deltagerne om det.

Du kan f.eks. vælge at holde mødet et sted, hvor der er nem adgang til offentlig transport og delebiler/elbiler. Vælg papirblokke af genbrugspapir, server isvand i kander i stedet for kildevand på flasker. Del præsentationer og andet materiale elektronisk i stedet for i papirkopier m.m.

4) Fortæl, hvad du bruger data til – og fremstå professionel over for deltagerne

EU vil gerne beskytte data, og det betyder, at når en deltager registrerer sig til et arrangement, så skal det fremgå, hvad deltagerens data bliver brug til. Der er særlige krav til opbevaring af data, så vælg et system til at håndtere data sikkert.

Du kan f.eks. fortælle deltagerne, at du bruger deres data til at:

  • sikre, at de hurtigt får information om mødet, reminder og praktiske oplysninger
  • de kan få sms-service med alle informationer til arrangementet via et link.

OBS: Den nye EU-persondataforordning træder i kraft den 25. maj 2018 – læs mere om det her

5) Bed deltagerne om deres mening – og mål wauw-effekten

Dine deltageres mening viser, om dit arrangement var en succes. Derfor bør du altid sætte tid af til, at deltagerne kan give deres mening om arrangementet.

Sørg for, at evalueringsskemaet afspejler dine succeskriterier og det, du vil måle på.

Lav skemaet, så det er let at udfylde. Hvis de skal krydse af på en skala fra 1 – 5, så skal det være tydeligt, hvilken ende af skalaen der er positiv. Brug evt. smileyer i stedet for tal.

Evaluering kan foregå på papir eller via mobilen. Vil du være sikker på, at alle får svaret, så bed dem gøre det, inden I slutter helt af.

PS: Jeg ved, at nogle straks vil tænke, at ”det er da ikke rocket science”. Jo, det er lige præcis, hvad det er. Intet bør overlades til tilfældighederne. Det handler om dit arrangements succes eller fald.

Mette Fisker

Mette Fisker, direktør i ConferenceCare, er kendt for at sætter mødebooking på den strategiske dagsorden. Mette Fisker har i mere end 20 år haft skarpt fokus på at optimere værdien af konferencer, møder og events ved at gøre dem målbare. Kunderne tæller bl.a. Dignity, Udenrigsministeriet, Shire m.fl. ConferenceCare har desuden specialiseret sig i rådgivning, projektledelse og digitale løsninger inden for konferencer, møder og events med et fagligt indhold. ConferenceCare har vunder flere awards for bl.a. ”Best Conference Partner”.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *